Tóm tắt Công văn số 238/BXD-KTTC về hướng dẫn thực hiện chi phí lập hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu

Công văn số 238/BXD-KTTC của Bộ Xây dựng là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc xác định, quản lý và thanh quyết toán chi phí lập hồ sơ mời thầu (HSMT) và đánh giá hồ sơ dự thầu (HSDT) trong các dự án đầu tư xây dựng. Văn bản này giúp các chủ đầu tư, nhà thầu và các đơn vị tư vấn thực hiện thống nhất theo đúng quy định của pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng và pháp luật về đấu thầu.

- Phạm vi và đối tượng áp dụng hướng dẫn

• Áp dụng đối với các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn đầu tư công, vốn nhà nước ngoài đầu tư công và các dự án đối tác công tư (PPP).
• Các tổ chức, cá nhân tham gia vào quá trình lập, thẩm định, phê duyệt và quản lý chi phí đầu tư xây dựng có trách nhiệm tuân thủ các nội dung hướng dẫn tại văn bản này.
• Hướng dẫn tập trung vào việc phân định rõ ràng các khoản chi phí khi chủ đầu tư tự thực hiện hoặc thuê đơn vị tư vấn đấu thầu độc lập.

- Phương pháp xác định chi phí lập HSMT và đánh giá HSDT

• Chi phí lập HSMT và đánh giá HSDT được xác định bằng định mức tỷ lệ phần trăm (%) do Bộ Xây dựng ban hành hoặc bằng cách lập dự toán chi phí căn cứ vào phạm vi công việc, nội dung chi tiết của gói thầu.
• Đối với các gói thầu có tính chất đặc thù, quy mô lớn hoặc kỹ thuật phức tạp mà định mức tỷ lệ phần trăm không phù hợp, chủ đầu tư tổ chức lập dự toán chi phí chi tiết để làm cơ sở phê duyệt và lựa chọn nhà thầu tư vấn.
• Trường hợp dự án gồm nhiều gói thầu khác nhau, chi phí này phải được xác định riêng biệt cho từng gói thầu cụ thể, tránh việc cào bằng hoặc tính trùng lặp chi phí.

- Hướng dẫn quản lý chi phí trong trường hợp chủ đầu tư tự thực hiện

• Nếu chủ đầu tư có đủ năng lực theo quy định và tự thực hiện công tác lập HSMT, đánh giá HSDT thì chi phí này được tính vào chi phí quản lý dự án hoặc chi phí tư vấn tự thực hiện của chủ đầu tư.
• Khoản chi phí tự thực hiện phải được xây dựng kế hoạch chi tiêu nội bộ rõ ràng, không bao gồm các khoản thuế giá trị gia tăng (VAT) và thu nhập chịu thuế tính trước như đối với việc thuê tư vấn bên ngoài.
• Việc chi trả cho các cá nhân tham gia tổ chuyên gia đấu thầu của chủ đầu tư phải tuân thủ các quy định về chi tiêu nội bộ và các định mức chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nước.

- Hướng dẫn quản lý chi phí khi thuê đơn vị tư vấn đấu thầu

• Khi chủ đầu tư không đủ năng lực và phải thuê tổ chức tư vấn đấu thầu độc lập, chi phí lập HSMT và đánh giá HSDT được xác định thông qua hợp đồng tư vấn ký kết giữa hai bên.
• Dự toán chi phí thuê tư vấn phải bao gồm đầy đủ các chi phí trực tiếp (chi phí nhân công tư vấn, chi phí văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, đi lại), chi phí quản lý của đơn vị tư vấn, thu nhập chịu thuế tính trước và thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Chủ đầu tư có trách nhiệm thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí này trước khi tiến hành ký kết hợp đồng hoặc tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn đấu thầu.

- Nguyên tắc tránh trùng lặp chi phí trong quản lý dự án

• Bộ Xây dựng nhấn mạnh nguyên tắc không được tính trùng lặp chi phí lập HSMT và đánh giá HSDT trong tổng mức đầu tư và dự toán xây dựng công trình.
• Trường hợp hợp đồng tư vấn thiết kế hoặc tư vấn quản lý dự án đã bao gồm nghĩa vụ lập HSMT và đánh giá HSDT cho các gói thầu liên quan, chủ đầu tư không được lập thêm dự toán riêng biệt cho công việc này.
• Các cơ quan thanh tra, kiểm toán và cơ quan chuyên môn về xây dựng sẽ căn cứ vào hồ sơ thiết kế, nhiệm vụ tư vấn đã phê duyệt để kiểm tra, giám sát tính hợp pháp của các khoản chi phí này.