Tổng quan về Công văn số 2392/TCT-CS

Công văn số 2392/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các doanh nghiệp thống nhất thực hiện các quy định về việc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình lưu thông hàng hóa nội bộ, gửi đại lý hoặc xuất đi gia công theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Các trường hợp bắt buộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Theo hướng dẫn tại Công văn số 2392/TCT-CS và các quy định pháp luật liên quan, doanh nghiệp phải sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử trong các trường hợp cụ thể sau:

• Điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị phụ thuộc: Áp dụng khi xuất hàng hóa để điều chuyển giữa các chi nhánh, cửa hàng, kho nội bộ với nhau trong cùng một doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Xuất hàng cho đại lý bán đúng giá: Áp dụng khi doanh nghiệp xuất hàng hóa cho các đại lý hưởng hoa hồng để thực hiện việc bán hàng theo đúng giá quy định của doanh nghiệp.
• Xuất nguyên vật liệu đi gia công: Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp xuất kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm đưa đi gia công, chế biến tại các đơn vị nhận gia công ngoài.
• Xuất hàng hóa đi triển lãm, hội chợ: Áp dụng khi doanh nghiệp đưa hàng hóa đi tham gia các chương trình xúc tiến thương mại, trưng bày sản phẩm ngoài cơ sở sản xuất kinh doanh chính.

Quy định về lập và đăng ký sử dụng Phiếu xuất kho điện tử

Công văn nhấn mạnh việc quản lý và sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình áp dụng hóa đơn điện tử:

• Đăng ký sử dụng: Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử với cơ quan thuế thông qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Thời điểm lập phiếu: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải được lập tại thời điểm thực tế xuất kho hàng hóa để vận chuyển, đảm bảo tính kịp thời và chính xác của thông tin hàng hóa lưu thông trên đường.
• Nội dung bắt buộc trên phiếu: Phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các thông tin bao gồm: tên phiếu, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số phiếu; tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị xuất và đơn vị nhận; phương tiện vận chuyển; tên, chủng loại, đơn vị tính, số lượng hàng hóa thực tế xuất kho. Đặc biệt, trên phiếu không thể hiện thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Hướng dẫn lưu thông và kiểm tra trên đường

Một trong những nội dung quan trọng được hướng dẫn tại Công văn số 2392/TCT-CS là phương thức xử lý khi các cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa đang vận chuyển trên đường:

• Tra cứu thông tin điện tử: Các lực lượng chức năng như Quản lý thị trường, Cảnh sát giao thông, Cơ quan Thuế thực hiện tra cứu thông tin của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, không bắt buộc doanh nghiệp phải xuất trình bản giấy nếu đã lập phiếu điện tử hợp lệ.
• Chuyển đổi sang chứng từ giấy: Trong trường hợp cần thiết phục vụ cho việc đi đường hoặc theo yêu cầu của cơ quan kiểm tra, doanh nghiệp có thể chuyển đổi Phiếu xuất kho điện tử sang chứng từ giấy. Chứng từ giấy chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của phiếu điện tử và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế

Để đảm bảo việc thực thi đúng pháp luật, Công văn số 2392/TCT-CS quy định rõ trách nhiệm của các bên liên quan:

• Đối với doanh nghiệp: Phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin khai báo trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Nghiêm cấm việc sử dụng phiếu sai mục đích hoặc lập khống để hợp thức hóa hàng hóa không rõ nguồn gốc.
• Đối với cơ quan thuế địa phương: Có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời cho người nộp thuế trên địa bàn quản lý nắm rõ quy định; đồng thời tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra nhằm phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm về hóa đơn, chứng từ trong lưu thông hàng hóa.