1. Thông tin tổng quan về văn bản

Công văn số 2555/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải quyết các vướng mắc và hướng dẫn thống nhất việc xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn liên 2 đã sử dụng. Đối tượng điều chỉnh trực tiếp của văn bản này là các tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ nhưng sơ suất làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào (liên 2) dùng để kê khai thuế và hạch toán chi phí doanh nghiệp.

2. Quy định xử phạt hành chính khi làm mất hóa đơn liên 2

Theo nội dung hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, hành vi làm mất hóa đơn liên 2 đã lập (đã giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách sẽ bị xử lý vi phạm hành chính nghiêm ngặt. Các nội dung cốt lõi bao gồm:

• Xác định hành vi vi phạm: Việc làm mất hóa đơn liên 2 đã sử dụng được coi là hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán và hóa đơn của đơn vị mua hàng.
• Nguyên tắc xử phạt: Việc xử phạt được thực hiện theo các quy định pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý hóa đơn có hiệu lực tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm (áp dụng theo các Nghị định của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính).
• Trách nhiệm pháp lý: Bên mua hàng là chủ thể chịu trách nhiệm chính và trực tiếp bị xử phạt vi phạm hành chính nếu làm mất hóa đơn liên 2 sau khi đã bàn giao và ký nhận từ người bán.

3. Quy trình xử lý và khắc phục hậu quả khi mất hóa đơn

Để tạo điều kiện cho doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện kê khai thuế và hạch toán chi phí hợp lệ sau khi làm mất hóa đơn liên 2, Công văn hướng dẫn quy trình phối hợp chặt chẽ giữa bên mua và bên bán như sau:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người mua và người bán phải tiến hành lập biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn liên 2. Biên bản phải nêu rõ lý do mất, các thông tin chi tiết của hóa đơn bị mất bao gồm ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, doanh số mua bán chưa thuế, thuế suất và tổng tiền thuế.
• Sao chụp và xác nhận hóa đơn gốc: Người bán có trách nhiệm chụp lại liên 1 (liên lưu tại người bán) của hóa đơn bị mất, thực hiện ký tên và đóng dấu xác nhận trực tiếp trên bản sao chụp đó để giao cho người mua.
• Sử dụng chứng từ thay thế hợp lệ: Người mua được phép sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn giữa hai bên để làm chứng từ kế toán, hạch toán chi phí và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào.
• Trách nhiệm giải trình: Cả người mua và người bán phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của việc mất hóa đơn cũng như các hồ sơ, chứng từ sao chụp đi kèm khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

4. Các trường hợp miễn trừ hoặc giảm nhẹ trách nhiệm

Công văn cũng lưu ý việc xem xét các tình tiết giảm nhẹ hoặc miễn trừ xử phạt vi phạm hành chính trong một số trường hợp đặc biệt:

• Sự kiện bất khả kháng: Nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng khác gây ra và có văn bản xác nhận của cơ quan chức năng có thẩm quyền thì người mua sẽ được xem xét không xử phạt vi phạm hành chính.
• Tìm lại được hóa đơn trước khi có quyết định: Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn liên 2 đã mất trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì hành vi này có thể được xem xét giảm nhẹ mức phạt hoặc miễn phạt tùy thuộc vào tính chất và hồ sơ chứng minh của vụ việc.