Tóm tắt Công văn số 2702/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế về hình thức của hợp đồng vay tài sản

Công văn số 2702/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc xác định tính hợp pháp về mặt hình thức của hợp đồng vay tài sản. Văn bản này làm cơ sở pháp lý để cơ quan thuế và người nộp thuế thống nhất cách hiểu và áp dụng quy định pháp luật dân sự vào quản lý thuế đối với các giao dịch vay mượn.

- Quy định về hình thức của hợp đồng vay tài sản theo pháp luật dân sự

• Theo nguyên tắc chung của Bộ luật Dân sự, hợp đồng vay tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho vay giao tài sản cho bên vay; khi đến hạn trả, bên vay phải hoàn trả tài sản cùng loại theo đúng số lượng, chất lượng và chỉ phải trả lãi nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
• Về mặt hình thức, pháp luật dân sự cho phép hợp đồng vay tài sản được giao kết bằng nhiều hình thức khác nhau, bao gồm bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định bắt buộc phải lập thành văn bản hoặc phải công chứng, chứng thực.
• Sự thừa nhận tính đa dạng về hình thức hợp đồng nhằm tôn trọng quyền tự do thỏa thuận và tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch dân sự, thương mại trong nền kinh tế.

- Yêu cầu về hình thức hợp đồng dưới góc độ quản lý thuế

• Mặc dù pháp luật dân sự công nhận hợp đồng vay bằng lời nói hoặc hành vi, nhưng dưới góc độ quản lý thuế và hạch toán kế toán của doanh nghiệp, hình thức văn bản là điều kiện tiên quyết để chứng minh tính thực tế và hợp pháp của giao dịch.
• Để các khoản chi phí phát sinh từ hợp đồng vay tài sản (như chi phí lãi vay) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất trình được hợp đồng vay bằng văn bản cùng hệ thống chứng từ chứng minh giao dịch.
• Hợp đồng vay bằng văn bản giúp xác định rõ ràng các yếu tố cốt lõi của giao dịch bao gồm: Đối tượng đi vay, số lượng tài sản vay, thời hạn vay, lãi suất thỏa thuận (nếu có), phương thức hoàn trả và trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.

- Điều kiện về chứng từ thanh toán và hạch toán chi phí

• Bên cạnh hình thức hợp đồng bằng văn bản, doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ chứng từ giải ngân và chứng từ thanh toán thực tế (như phiếu thu, phiếu chi, hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng).
• Đối với các giao dịch vay tài sản giữa các doanh nghiệp không phải là tổ chức tín dụng, việc giải ngân và thanh toán nợ vay phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về không sử dụng tiền mặt để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí lãi vay khi quyết toán thuế.
• Sự thiếu hụt về mặt chứng từ thanh toán hoặc hợp đồng không rõ ràng về mặt hình thức sẽ dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí lãi vay ra khỏi chi phí hợp lý được trừ.

- Khuyến nghị áp dụng đối với người nộp thuế

• Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ pháp lý đối với mọi giao dịch vay tài sản, ưu tiên lập hợp đồng bằng văn bản có chữ ký, đóng dấu hợp pháp của các bên tham gia.
• Cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ chuyển tiền, chứng từ nhận tiền và các tài liệu liên quan đến việc sử dụng vốn vay đúng mục đích sản xuất kinh doanh để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
• Việc tuân thủ chặt chẽ cả quy định của pháp luật dân sự về hình thức hợp đồng và pháp luật thuế về chứng từ chi phí sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh.