Công văn số 3109/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm thông báo đến các đơn vị hải quan địa phương về mẫu dấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) mẫu D và mẫu E. Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng nhằm bảo đảm việc áp dụng thống nhất, chính xác các ưu đãi thuế quan đặc biệt trong khuôn khổ các Hiệp định thương mại tự do mà Việt Nam tham gia.

Phạm vi và đối tượng áp dụng của văn bản

Văn bản được áp dụng rộng rãi trong hệ thống cơ quan hải quan, bao gồm Cục Hải quan các tỉnh, thành phố, các Chi cục Hải quan cửa khẩu và cán bộ hải quan trực tiếp làm nhiệm vụ kiểm tra, thông quan hàng hóa. Đối tượng chịu tác động gián tiếp là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có sử dụng C/O mẫu D (ASEAN) và mẫu E (ASEAN - Trung Quốc) để hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt.

Các nội dung cốt lõi của Công văn số 3109/TCHQ-GSQL

1. Cập nhật và thông báo mẫu dấu, chữ ký đối với C/O mẫu D

• Tổng cục Hải quan thực hiện việc sao gửi và phổ biến chi tiết danh sách, hình ảnh mẫu dấu, chữ ký của các cán bộ và cơ quan có thẩm quyền cấp C/O mẫu D từ các nước thành viên ASEAN.
• Việc cập nhật này dựa trên thông báo chính thức từ Ban Thư ký ASEAN và cơ quan có thẩm quyền của các nước xuất khẩu, giúp cơ quan hải quan Việt Nam có cơ sở dữ liệu chính xác để đối chiếu.

2. Cập nhật và thông báo mẫu dấu, chữ ký đối với C/O mẫu E

• Cung cấp mẫu dấu và chữ ký của các tổ chức được ủy quyền cấp C/O mẫu E từ phía Trung Quốc và các nước thành viên ASEAN tham gia Hiệp định ACFTA.
• Hỗ trợ công chức hải quan phân biệt các chứng từ hợp lệ và phát hiện kịp thời các trường hợp giả mạo chữ ký hoặc sử dụng mẫu dấu không đúng quy chuẩn đã đăng ký.

3. Hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu tại các Chi cục Hải quan

• Yêu cầu các Chi cục Hải quan cửa khẩu và đơn vị liên quan thực hiện đối chiếu trực tiếp mẫu dấu, chữ ký trên C/O giấy do doanh nghiệp xuất trình với cơ sở dữ liệu mẫu đã được Tổng cục Hải quan cung cấp.
• Đảm bảo việc kiểm tra được thực hiện nghiêm túc, khách quan, tránh gây phiền hà cho doanh nghiệp nhưng vẫn bảo đảm chặt chẽ, phòng chống gian lận thương mại và trốn thuế.

4. Quy trình xử lý khi phát hiện nghi ngờ hoặc sai lệch

• Trong trường hợp mẫu dấu hoặc chữ ký trên C/O không trùng khớp với mẫu đã được thông báo, hoặc có nghi ngờ hợp lý về tính xác thực của chứng từ, cơ quan hải quan địa phương thực hiện thủ tục tạm dừng áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt và trưng cầu xác minh.
• Các đơn vị hải quan địa phương có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ, báo cáo kịp thời về Tổng cục Hải quan (Cục Giám sát quản lý về Hải quan) để tiến hành gửi yêu cầu xác minh chính thức tới cơ quan cấp C/O của nước xuất khẩu.

Hiệu lực và hướng dẫn thi hành

Công văn có hiệu lực thi hành ngay kể từ ngày ban hành. Tổng cục Hải quan yêu cầu Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt nội dung công văn này đến toàn thể cán bộ, công chức trong đơn vị để nghiêm túc thực hiện, bảo đảm tạo thuận lợi cho hoạt động thương mại song song với việc tăng cường quản lý nhà nước về hải quan.