Tóm tắt Công văn số 3865/TCT-DNNN về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đối với hóa đơn bị mất

Công văn số 3865/TCT-DNNN của Tổng cục Thuế hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc xử lý, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các trường hợp doanh nghiệp làm mất hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ (Liên 2).

1. Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại văn bản, trường hợp người mua làm mất hóa đơn bản gốc (Liên 2) do lỗi của người mua hoặc người bán, để được cơ quan thuế chấp thuận khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản phải nêu rõ lý do mất, thông tin về hóa đơn bị mất (số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, doanh thu chưa thuế, tiền thuế GTGT), và xác nhận hóa đơn này đã được người bán kê khai, nộp thuế vào tháng/quý nào. Biên bản phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của cả hai bên.
• Có bản sao hóa đơn hợp lệ: Người mua phải có bản sao Liên 1 của hóa đơn bị mất, có chữ ký xác nhận và đóng dấu đỏ của người đại diện theo pháp luật của bên bán.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định) để chứng minh giao dịch mua bán là có thật.
• Báo cáo mất hóa đơn và nộp phạt hành chính: Người mua phải thực hiện nộp báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu số BC21/AC) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định và phải chấp hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất hóa đơn.

2. Trách nhiệm của các bên liên quan

Văn bản quy định rõ trách nhiệm của người bán và người mua trong việc phối hợp xử lý hóa đơn bị mất nhằm ngăn chặn hành vi gian lận thuế:

• Trách nhiệm của người bán: Có nghĩa vụ phối hợp với người mua lập biên bản mất hóa đơn, cung cấp bản sao Liên 1 và ký tên, đóng dấu xác nhận chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của bản sao đó. Người bán phải đảm bảo đã kê khai và nộp thuế đầy đủ đối với hóa đơn đã mất.
• Trách nhiệm của người mua: Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực của việc mất hóa đơn. Người mua phải chủ động khai báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp phạt hành chính trước khi thực hiện kê khai khấu trừ thuế.

3. Công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế

Tổng cục Thuế yêu cầu cơ quan thuế địa phương khi tiến hành thanh tra, kiểm tra tại doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu chặt chẽ:

• Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của biên bản mất hóa đơn và bản sao Liên 1 có xác nhận của người bán.
• Đối chiếu thông tin hóa đơn bị mất trên hệ thống dữ liệu hóa đơn của ngành Thuế để xác nhận bên bán đã kê khai, nộp thuế đối với hóa đơn đó hay chưa.
• Trường hợp phát hiện doanh nghiệp có hành vi thông đồng, lập khống hóa đơn, giả mạo hồ sơ mất hóa đơn để gian lận thuế, cơ quan thuế sẽ thực hiện truy thu thuế, xử phạt nghiêm theo quy định của Luật Quản lý thuế và chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật hình sự.