Công văn số 3874/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các nguyên tắc, điều kiện và phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) đối với doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế và kế toán, tránh các sai sót khi xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

• Điều kiện để tài sản cố định được trích khấu hao vào chi phí hợp lý: Tài sản cố định của doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về nguyên giá và thời gian sử dụng theo quy định hiện hành. Đồng thời, tài sản phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu, quyền quản lý của doanh nghiệp và phải được sử dụng trực tiếp vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Đăng ký phương pháp trích khấu hao: Doanh nghiệp có trách nhiệm lựa chọn phương pháp trích khấu hao phù hợp (như phương pháp đường thẳng, phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh, hoặc phương pháp theo số lượng, khối lượng sản phẩm) và phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu thực hiện trích khấu hao.
• Nguyên tắc trích khấu hao trong các trường hợp đặc biệt: Đối với các tài sản cố định tạm dừng hoạt động do sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, di dời địa điểm hoặc do tính chất sản xuất theo mùa vụ, doanh nghiệp cần lưu ý thời gian tạm dừng tối đa theo quy định để được tiếp tục tính chi phí khấu hao vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Quản lý và hạch toán tài sản cố định: Doanh nghiệp phải thực hiện mở sổ kế toán để theo dõi chi tiết từng tài sản cố định, phản ánh chính xác nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại của tài sản trong suốt quá trình sử dụng.

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại danh mục tài sản cố định hiện có, đối chiếu phương pháp khấu hao đang áp dụng với văn bản đăng ký đã nộp cho cơ quan thuế. Mọi trường hợp thay đổi phương pháp trích khấu hao hoặc điều chỉnh thời gian trích khấu hao đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện pháp lý và thực hiện thông báo lại với cơ quan thuế để tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế.