Công văn số 4210/BTP-HCTP do Bộ Tư pháp ban hành là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng nhằm thống nhất việc thay đổi kích thước các biểu mẫu hộ tịch cốt lõi. Quyết định này tác động trực tiếp đến quy trình tác nghiệp của cơ quan đăng ký hộ tịch các cấp và quyền lợi của người dân khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch.
- Nội dung điều chỉnh kích thước biểu mẫu hộ tịch
- Tiến hành điều chỉnh kích thước của phôi Giấy khai sinh (bản chính) và Giấy chứng nhận kết hôn (bản chính) từ kích thước cũ sang khổ giấy A4 tiêu chuẩn (210 mm x 297 mm).
- Sự thay đổi này áp dụng thống nhất trên phạm vi toàn quốc đối với các biểu mẫu do Bộ Tư pháp phát hành hoặc các địa phương tự in ấn từ hệ thống phần mềm.
- Mục đích và ý nghĩa của việc thay đổi kích thước
- Tạo điều kiện tối đa cho các cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch ở cơ sở (Ủy ban nhân dân cấp xã và cấp huyện) trong việc chủ động in ấn trực tiếp các biểu mẫu từ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp.
- Đồng bộ hóa tiêu chuẩn văn bản hành chính theo quy định chung của Chính phủ về công tác văn thư, giúp việc lưu trữ hồ sơ hộ tịch tại cơ quan nhà nước và người dân được thuận tiện, khoa học hơn.
- Tiết kiệm chi phí ngân sách trong việc in ấn, phát hành phôi sẵn, giảm thiểu thủ tục hành chính trung gian trong việc cấp phát phôi biểu mẫu.
- Hướng dẫn chuyển tiếp và tổ chức thực hiện
- Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm thông báo rộng rãi và hướng dẫn các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn triển khai áp dụng kích thước biểu mẫu mới.
- Các địa phương cần rà soát trang thiết bị công nghệ thông tin, đặc biệt là hệ thống máy in tại Ủy ban nhân dân cấp xã, đảm bảo đáp ứng kỹ thuật để in biểu mẫu trên khổ giấy A4 đạt chất lượng, rõ nét và đúng quy chuẩn.
- Đối với lượng phôi biểu mẫu theo kích thước cũ còn tồn đọng, Bộ Tư pháp hướng dẫn phương án xử lý cụ thể nhằm tránh lãng phí tài sản công nhưng vẫn phải bảo đảm lộ trình chuyển đổi đồng bộ sang khổ giấy mới theo đúng quy định.
| BỘ TƯ PHÁP ******* | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT ******* |
| Số: 4210/BTP-HCTP “V/v điều chỉnh kích thước của biểu mẫu Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn” | Hà Nội, ngày 05 tháng 10 năm 2007 |
Kính gửi: Đồng chí Giám đốc Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Ngày 29 tháng 3 năm 2006, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký Quyết định số 01/2006/QĐ-HT về việc ban hành sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch phục vụ cho việc thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch. Các biểu mẫu hộ tịch được ban hành kèm theo Quyết định số 01/2006/QĐ-HT đã đáp ứng được yêu cầu cả về nội dung và hình thức, bảo đảm thuận tiện cho người dân trong quá trình sử dụng.
Tuy nhiên sau một thời gian sử dụng các biểu mẫu hộ tịch, đã phát sinh một số vướng mắc đối với những địa phương áp dụng tin học hóa trong quản lý hộ tịch. Do các biểu mẫu hộ tịch được in theo 3 kích thước khác nhau (trong đó có biểu mẫu Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn được in nhỏ hơn các biểu mẫu hộ tịch còn lại), nên yêu cầu phần mềm thiết kế phức tạp hơn, cán bộ Tư pháp hộ tịch phải có kỹ năng thao tác máy tính tốt hơn, trong khi đó trình độ của cán bộ Tư pháp hộ tịch còn chưa cao, nên đã nảy sinh nhiều bất cập trong quá trình tác nghiệp. Các địa phương này đã đề nghị Bộ điều chỉnh lại kích thước của biểu mẫu Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn thống nhất một kích thước chung với các biểu mẫu hộ tịch khác (khổ giấy A4) để thuận tiện cho việc sử dụng tại cơ quan hộ tịch.
Từ những điểm nêu trên, nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn, Bộ quyết định:
- Điều chỉnh lại kích thước của hai loại biểu mẫu Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn (bao gồm cả bản chính và bản sao);
- Giảm độ dày, độ bóng của Giấy chứng nhận kết hôn;
- Bổ sung "Phần ghi chú việc điều chỉnh các nội dung trong Giấy chứng nhận kết hôn" vào bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.
(Các thông số chi tiết của 2 loại biểu mẫu Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn mới được gửi kèm theo Công văn này).
Để thuận tiện cho việc sử dụng biểu mẫu hộ tịch cũng như thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, Bộ yêu cầu các địa phương chưa sử dụng hết biểu mẫu đã mua của Nhà xuất bản Tư pháp, thì tiếp tục sử dụng các biểu mẫu này cho đến hết, sau đó mới sử dụng biểu mẫu mới. Nhà xuất bản Tư pháp dừng ngay việc in các biểu mẫu Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn (theo khổ giấy nhỏ) và in biểu mẫu Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn theo mẫu mới vào đợt in tiếp theo, sau khi phát hành hết các biểu mẫu còn tồn, sẽ phát hành biểu mẫu mới. Hai loại biểu mẫu Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn theo mẫu cũ (khổ giấy nhỏ) và mẫu mới (khổ giấy A4) được cấp có giá trị sử dụng như nhau.
Trên cơ sở nội dung thông báo tại Công văn này, Bộ đề nghị các đồng chí Giám đốc Sở Tư pháp triển khai thống nhất đến Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã tại địa phương mình, đồng thời phối hợp với các ngành có liên quan ở địa phương, thông báo việc thay đổi kích thước biểu mẫu để thuận tiện cho người dân trong quá trình sử dụng Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn mới. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Tư pháp (Vụ Hành chính tư pháp hoặc Nhà xuất bản Tư pháp) để có hướng dẫn kịp thời.
|
Nơi nhận: - Như trên; - Bộ trưởng (để báo cáo); - Nhà xuất bản Tư pháp; - Cục Lãnh sự Bộ ngoại giao (để biết); - Lưu: VT, Vụ HCTP. | KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG
Hoàng Thế Liên |
PHỤ LỤC
QUY ĐỊNH VỀ QUY CÁCH, CHỦNG LOẠI VÀ CHẤT LƯỢNG BIỂU MẪU GIẤY KHAI SINH, GIẤY CHỨNG NHẬN KẾT HÔN
(Phụ lục kèm theo Công văn số 4210/BTP-HCTP ngày 05 tháng 10 năm 2007)
| STT | Tên biểu mẫu | Quy cách, chất lượng trước đây | Quy cách, chất lượng sửa đổi | ||
| Quy cách (cm) | Chất lượng | Quy cách (cm) | Chất lượng | ||
| 1. | Giấy khai sinh (Bản chính) - mẫu sử dụng tại Uỷ ban nhân dân cấp xã | 14,8 x 20,8 | In 5+1 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 120g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6 x 29,6 | In 5+1 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 80g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 2. | Giấy khai sinh (Bản sao) - mẫu sử dụng tại Uỷ ban nhân dân cấp xã | 14,8 x 20,8 | In 5+0 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 80g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6 x 29,6 | In 5+0 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 70g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 3. | Giấy khai sinh (Bản chính - Cấp lại) - mẫu sử dụng lại Uỷ ban nhân dân cấp huyện | 14,8 x 20,8 | In 5+1 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 120g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6 x 29,6 | In 5+1 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 80g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 4. | Giấy khai sinh (Bản chính) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp | 14,8 x 20,8 | In 5+1 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 120g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6 x 29,6 | In 5+1 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 80g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 5. | Giấy khai sinh (Bản sao) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp | 14,8 x 20,8 | In 5+0 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 80g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6 x 29,6 | In 5+0 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 70g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 6. | Giấy khai sinh (Bản chính - Cấp lại) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp | 14,8 x 20,8 | In 5+1 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 120g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6 x 29,6 | In 5+1 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 80g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 7. | Giấy chứng nhận kết hôn (Bản chính) - mẫu sử dụng tại Uỷ ban nhân dân cấp xã | 25,2 x 20,8 | In 4+4 màu, giấy Cristal In-đô định lượng 230g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6x29,6 | In 4+4 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 180g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 8. | Giấy chứng nhận kết hôn (Bản sao) - mẫu sử dụng tại Uỷ ban nhân dân cấp xã | 25,2 x 20,8 | In 4+4 màu, giấy Cristal In-đô định lượng 230g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6 x 29,6 | In 4+4 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 80g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 9. | Giấy chứng nhận kết hôn (Bản chính - Đăng ký lại) - mẫu sử dụng tại Uỷ ban nhân dân cấp xã | 25,2 x 20,8 | In 4+4 màu, giấy Cristal In-đô định lượng 230g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6 x 29,6 | In 4+4 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 180g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 10. | Giấy chứng nhận kết hôn (Bản sao - Đăng ký lại) - mẫu sử dụng tại Uỷ ban nhân dân cấp xã | 25,2 x 20,8 | In 4+4 màu, giấy Cristal In-đô định lượng 230g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6x29,6 | In 4+4 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 80g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 11. | Giấy chứng nhận kết hôn (Bản chính - Đăng ký lại) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp | 25,2 x 20,8 | In 4+4 màu, giấy Cristal In-đô định lượng 230g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6x29,6 | In 4+4 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 180g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
| 12. | Giấy chứng nhận kết hôn (Bản sao - Đăng ký lại) - mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp | 25,2 x 20,8 | In 4+4 màu, giấy Cristal In-đô định lượng 230g/m2, 90ISO, mực in của Nhật | 20,6x29,6 | In 4+4 màu, giấy Ofset In-đô định lượng 80g/m2, 90ISO, mực in của Nhật |
- 1 Công văn 424/HTQTCT-CT năm 2017 về xác minh tính xác thực của Giấy khai sinh do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành
- 2 Thông tư 27/2019/TT-BYT sửa đổi Thông tư 17/2012/TT-BYT quy định cấp và sử dụng Giấy chứng sinh do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành
- 3 Công văn 156/CNTT-PM&CSDL năm 2020 hướng dẫn bổ sung Số định danh cá nhân trong giấy khai sinh do Cục Công nghệ thông tin ban hành
- 1 Nghị định 158/2005/NĐ-CP về việc đăng ký và quản lý hộ tịch
- 2 Công văn 424/HTQTCT-CT năm 2017 về xác minh tính xác thực của Giấy khai sinh do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành
- 3 Thông tư 27/2019/TT-BYT sửa đổi Thông tư 17/2012/TT-BYT quy định cấp và sử dụng Giấy chứng sinh do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành
- 4 Công văn 156/CNTT-PM&CSDL năm 2020 hướng dẫn bổ sung Số định danh cá nhân trong giấy khai sinh do Cục Công nghệ thông tin ban hành