Tóm tắt Công văn số 4248/TCT-ĐTNN của Tổng cục Thuế về việc lập hóa đơn và hạch toán chi phí đối với hàng mẫu dùng thử

Công văn số 4248/TCT-ĐTNN đưa ra những hướng dẫn quan trọng và chi tiết dành cho các doanh nghiệp về việc lập hóa đơn, kê khai thuế và hạch toán chi phí đối với các loại hàng hóa được xuất dùng làm hàng mẫu, hàng dùng thử nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Dưới đây là các nội dung chính sách cốt lõi được phân tích chi tiết:

- Quy định về việc lập hóa đơn đối với hàng mẫu dùng thử

• Doanh nghiệp khi xuất hàng hóa để làm hàng mẫu, dùng thử phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
• Trên hóa đơn xuất hàng mẫu phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu như tên, chủng loại hàng hóa, số lượng. Đồng thời, tại dòng chỉ tiêu đơn giá và thành tiền phải thể hiện rõ đây là hàng mẫu, hàng dùng thử không thu tiền để làm căn cứ phân biệt với các giao dịch mua bán thương mại thông thường.
• Giá tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng hóa dùng làm hàng mẫu, dùng thử được thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật thuế GTGT đối với hình thức khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu theo pháp luật về thương mại.

- Quy định về hạch toán chi phí đối với hàng mẫu dùng thử

• Giá trị của hàng hóa xuất làm hàng mẫu, dùng thử được phép hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp thực hiện hạch toán giá trị hàng mẫu vào tài khoản chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp tùy thuộc vào mục đích sử dụng và đối tượng nhận hàng mẫu cụ thể.
• Mọi khoản chi phí liên quan đến hàng mẫu phải được phản ánh trung thực, rõ ràng trên hệ thống sổ sách kế toán và phải có đầy đủ chứng từ chứng minh việc xuất kho, giao nhận hàng mẫu cho khách hàng hoặc các bộ phận liên quan.

- Điều kiện để chi phí hàng mẫu được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Doanh nghiệp phải xây dựng và phê duyệt chương trình, kế hoạch hoặc đề án cụ thể về việc sử dụng hàng mẫu, dùng thử phục vụ cho hoạt động xúc tiến thương mại của đơn vị.
• Việc thực hiện chương trình hàng mẫu, dùng thử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về thương mại (bao gồm việc thực hiện các thủ tục thông báo hoặc đăng ký với Sở Công Thương theo quy định về hoạt động xúc tiến thương mại nếu thuộc trường hợp bắt buộc).
• Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ, chứng từ hợp lệ kèm theo bao gồm: Quyết định phê duyệt chương trình hàng mẫu của ban giám đốc, phiếu xuất kho hàng mẫu, biên bản giao nhận hàng mẫu hoặc danh sách khách hàng ký nhận hàng mẫu dùng thử, và hóa đơn xuất hàng mẫu tương ứng.

Lưu ý: Việc thực hiện đúng các hướng dẫn tại Công văn này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn chứng từ, tránh các rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí hoặc xử phạt vi phạm hành chính trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp.