Công văn số 4348/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các đơn vị, doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ thanh toán trong việc xác định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và các trường hợp thanh toán đặc thù.

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện về chứng từ thanh toán như sau:

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
• Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác: Bao gồm bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba, hoặc thanh toán bằng tài sản. Các hình thức này phải được quy định rõ trong hợp đồng mua bán bằng văn bản và có biên bản đối chiếu công nợ, chứng từ thanh toán hợp pháp kèm theo.

Công văn đi sâu vào giải quyết các vướng mắc phát sinh trong thực tế giao dịch của doanh nghiệp đối với các phương thức thanh toán phức tạp:

• Thanh toán bù trừ công nợ: Trường hợp doanh nghiệp thực hiện bù trừ công nợ giữa hàng hóa mua vào và bán ra với cùng một đối tác, doanh nghiệp phải có hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa và biên bản xác nhận bù trừ công nợ có chữ ký, đóng dấu của cả hai bên. Phần chênh lệch sau khi bù trừ (nếu có) phải được thanh toán qua ngân hàng để đủ điều kiện khấu trừ thuế.
• Thanh toán qua bên thứ ba (ủy quyền thanh toán): Việc thanh toán qua bên thứ ba phải được quy định cụ thể trong hợp đồng chính hoặc phụ lục hợp đồng. Bên nhận thanh toán (bên thứ ba) phải là pháp nhân hợp pháp và chứng từ chuyển tiền phải thể hiện rõ nội dung thanh toán thay cho bên mua theo đúng thỏa thuận.
• Chứng từ thanh toán bằng thẻ tín dụng: Đối với các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh có giá trị lớn thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân được ủy quyền, doanh nghiệp phải có quyết định ủy quyền bằng văn bản, hóa đơn mang tên doanh nghiệp và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân đó.

Tổng cục Thuế nhấn mạnh việc kiểm tra, giám sát tính hợp pháp của các chứng từ thanh toán nhằm ngăn chặn các hành vi gian lận thuế:

• Không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT: Các hóa đơn mua vào có giá trị từ mức quy định trở lên (thông thường là từ 20 triệu đồng trở lên) nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Loại trừ khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Các khoản chi phí không có chứng từ thanh toán hợp pháp theo quy định sẽ bị cơ quan thuế loại ra khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, dẫn đến việc doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Tóm lại, Công văn số 4348/TCT-PCCS là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình thanh toán, hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán, đồng thời giúp cơ quan thuế địa phương thống nhất phương án xử lý đối với các hồ sơ hoàn thuế và thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp.