Công văn số 4402/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh khi cử người lao động đi công tác nước ngoài. Văn bản này làm rõ các điều kiện để doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động đối với các khoản chi này.

- Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Để các khoản chi phí công tác nước ngoài được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ về chứng từ theo quy định của pháp luật thuế hiện hành:

• Quyết định cử đi công tác: Doanh nghiệp phải có quyết định bằng văn bản của cấp có thẩm quyền về việc cử cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài. Quyết định này cần nêu rõ mục đích chuyến đi, thời gian, địa điểm và nội dung công việc cụ thể.
• Vé máy bay và chứng từ di chuyển: Phải có vé máy bay (hoặc thẻ lên máy bay - boarding pass), hóa đơn, chứng từ của đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển. Trường hợp mua vé máy bay qua mạng (e-ticket) thì cần có tờ hành trình kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hóa đơn, chứng từ lưu trú và ăn uống tại nước ngoài: Các hóa đơn, chứng từ chi phí khách sạn, ăn uống phát sinh tại nước ngoài phải phù hợp với quy định pháp luật của nước sở tại. Doanh nghiệp cần lưu ý dịch thuật các chứng từ này sang tiếng Việt nếu có yêu cầu của cơ quan thuế để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (tính theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ngoại tệ quy đổi), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.
• Hộ chiếu và xác nhận xuất nhập cảnh: Bản sao hộ chiếu của người lao động có xác nhận của cơ quan xuất nhập cảnh tại Việt Nam và nước đến công tác để chứng minh chuyến đi thực tế có diễn ra.

- Quy định về khoản chi khoán công tác phí (Per Diem)

Khoản chi khoán công tác phí nước ngoài là một trong những nội dung thường gặp vướng mắc và được hướng dẫn cụ thể như sau:

• Quy chế nội bộ của doanh nghiệp: Doanh nghiệp được quyền tự xây dựng định mức khoán chi công tác phí (bao gồm tiền đi lại, tiền ở, tiền ăn và tiêu vặt) và phải được quy định rõ ràng trong Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Tính vào chi phí được trừ: Nếu doanh nghiệp thực hiện chi khoán theo đúng mức quy định tại Quy chế nội bộ thì khoản chi khoán này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN mà không cần phải có hóa đơn, chứng từ chi tiết của từng khoản chi nhỏ lẻ.
• Tính hợp lý của định mức: Mức chi khoán phải đảm bảo tính hợp lý, phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và không vượt quá mức chi theo quy định chung của Nhà nước đối với cán bộ công chức đi công tác nước ngoài (nếu doanh nghiệp có vốn nhà nước) hoặc phải tuân thủ quy chế tài chính của đơn vị.

- Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với người lao động

Nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động liên quan đến các khoản chi công tác phí nước ngoài được xác định như sau:

• Khoản chi trả trực tiếp: Các khoản chi phí như tiền vé máy bay, tiền thuê phòng khách sạn, phí visa do doanh nghiệp thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp dịch vụ phục vụ cho chuyến công tác của người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khoản chi khoán công tác phí: Phần chi khoán công tác phí nhận được theo đúng định mức quy định tại Quy chế tài chính của doanh nghiệp sẽ được miễn thuế TNCN. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi vượt định mức khoán đã xây dựng thì phần chi vượt này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để kê khai và nộp thuế theo quy định.

- Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để hạn chế rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, đặc biệt là Quy chế tài chính, trong đó quy định rõ ràng, chi tiết về định mức chi khoán công tác phí nước ngoài cho từng chức danh, vị trí công việc.
• Lưu trữ khoa học và đầy đủ toàn bộ hồ sơ liên quan đến chuyến công tác bao gồm: quyết định cử đi công tác, chương trình làm việc, thư mời của đối tác nước ngoài (nếu có), báo cáo kết quả công tác sau khi về nước, hộ chiếu có đóng dấu xuất nhập cảnh, vé máy bay và toàn bộ hóa đơn, chứng từ thanh toán kèm theo.
• Đảm bảo các giao dịch thanh toán lớn đều được thực hiện qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.