Tổng quan về Công văn số 4436/TCT-CS

Công văn số 4436/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp các thắc mắc của độc giả liên quan đến thủ tục, chứng từ và hóa đơn khi thực hiện xuất hàng hóa ký gửi cho đại lý. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, chứng từ trong hoạt động đại lý ký gửi hàng hóa.

Quy định về chứng từ khi xuất hàng cho đại lý ký gửi

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, khi xuất hàng hóa cho đại lý ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh nghiệp (bên giao đại lý) có thể lựa chọn một trong hai phương thức sử dụng hóa đơn, chứng từ sau:

• Phương thức 1: Sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT). Doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT giao cho đại lý ngay khi xuất hàng hóa. Phương thức này áp dụng khi doanh nghiệp muốn xác định doanh thu và thuế GTGT đầu ra ngay tại thời điểm giao hàng.
• Phương thức 2: Sử dụng Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý. Doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ để vận chuyển và giao hàng cho đại lý. Đây là phương thức phổ biến giúp doanh nghiệp chưa phải kê khai thuế GTGT ngay khi chưa thực hiện việc tiêu thụ thực tế.

Thủ tục lập hóa đơn khi đại lý tiêu thụ hàng hóa

Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý, quy trình lập hóa đơn khi hàng hóa được tiêu thụ được thực hiện như sau:

• Lập bảng kê hàng hóa bán ra: Định kỳ (hàng tháng hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên), đại lý phải lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi cho doanh nghiệp giao đại lý để đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế đã tiêu thụ.
• Xuất hóa đơn GTGT: Căn cứ vào Bảng kê hàng hóa bán ra do đại lý gửi, doanh nghiệp giao đại lý thực hiện lập hóa đơn GTGT cho số lượng hàng hóa thực tế đã tiêu thụ để giao cho đại lý.
• Kê khai và nộp thuế: Doanh nghiệp giao đại lý và đại lý thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT đối với doanh thu hàng hóa bán ra và hoa hồng đại lý được hưởng theo quy định hiện hành.

Trách nhiệm của các bên trong giao dịch ký gửi đại lý

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý về thuế, các bên cần lưu ý các trách nhiệm sau:

• Bên giao đại lý: Phải quản lý chặt chẽ Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý, đối chiếu định kỳ với đại lý và lập hóa đơn kịp thời khi hàng hóa được tiêu thụ.
• Bên nhận đại lý: Có trách nhiệm bảo quản hàng hóa, lập bảng kê bán hàng chính xác và xuất hóa đơn dịch vụ đại lý (đối với phần hoa hồng được hưởng) cho bên giao đại lý theo đúng quy định.