Công văn số 4438 TCT/AC được Tổng cục Thuế ban hành ngày 15/12/2003 hướng dẫn về thủ tục và điều kiện đăng ký số lượng in tiếp theo đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ việc phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn tự in của các doanh nghiệp, tránh thất thoát thuế và gian lận thương mại.

Điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký in hóa đơn tiếp theo

Để được cơ quan thuế chấp thuận cho phép đăng ký in tiếp số lượng hóa đơn tự in mới, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp phải hoàn thành việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của đợt in trước đó một cách đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn quy định cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Số lượng hóa đơn đã sử dụng của đợt in trước phải đạt tỷ lệ tiêu dùng thực tế theo quy định (thường là đã sử dụng hết hoặc gần hết số lượng hóa đơn đã in) trước khi nộp đơn xin in đợt tiếp theo.
• Doanh nghiệp không vi phạm các quy định pháp luật về quản lý, sử dụng hóa đơn và chấp hành tốt nghĩa vụ kê khai, nộp thuế trong suốt quá trình hoạt động.

Thành phần hồ sơ và thủ tục đăng ký số lượng in tiếp theo

Quy trình đăng ký được thực hiện thông qua việc chuẩn bị hồ sơ và nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý, bao gồm:

• Văn bản đề nghị: Doanh nghiệp lập công văn đề nghị đăng ký số lượng in tiếp theo của hóa đơn tự in, trong đó giải trình rõ nhu cầu sử dụng thực tế, số lượng cần in thêm, ký hiệu, mẫu hóa đơn và thông tin đơn vị nhận in hóa đơn.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Bảng tổng hợp chi tiết số lượng hóa đơn đã sử dụng, số hóa đơn bị hỏng, mất, hủy của đợt in trước đó để cơ quan thuế đối chiếu.
• Mẫu hóa đơn dự kiến: Bản thiết kế mẫu hóa đơn cho đợt in tiếp theo (trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về nội dung hoặc hình thức so với mẫu hóa đơn đã đăng ký trước đó).

Trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt của cơ quan thuế

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có trách nhiệm thực hiện các công việc sau khi tiếp nhận hồ sơ từ doanh nghiệp:

• Tiến hành thẩm định, đối chiếu số liệu báo cáo sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp với dữ liệu quản lý thuế thực tế trên hệ thống.
• Xem xét tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ đề nghị và ra văn bản chấp thuận cho phép doanh nghiệp tiếp tục in hóa đơn với số lượng phù hợp với quy mô hoạt động thực tế.
• Trường hợp không chấp thuận, cơ quan thuế phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do cụ thể cho doanh nghiệp được biết.
• Tăng cường công tác hậu kiểm, giám sát chặt chẽ quá trình in ấn, phát hành và sử dụng hóa đơn tự in nhằm ngăn chặn kịp thời các hành vi mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.