Công văn số 4460/TCHQ-GSQL được Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn và thống nhất việc sử dụng, tra cứu thông tin tờ khai hải quan điện tử giữa các cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức tín dụng và các bên liên quan. Đây là văn bản quan trọng thúc đẩy tiến trình cải cách hành chính, chuyển đổi số trong lĩnh vực hải quan và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

- Giá trị pháp lý của tờ khai hải quan điện tử

• Tờ khai hải quan điện tử được in từ hệ thống thông tin hải quan có giá trị pháp lý để thực hiện các thủ tục về thuế, cấp chứng nhận xuất xứ hàng hóa, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác.
• Các cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức tín dụng không được yêu cầu người khai hải quan nộp tờ khai hải quan giấy có xác nhận bằng chữ ký và đóng dấu của cơ quan hải quan đối với các lô hàng đã được thông quan qua hệ thống điện tử.

- Cơ chế tra cứu và chia sẻ thông tin tờ khai hải quan

• Các cơ quan quản lý nhà nước (như cơ quan Thuế, Quản lý thị trường, Công an, Biên phòng...) và các tổ chức tín dụng có trách nhiệm tự tra cứu, đối chiếu thông tin tờ khai hải quan trên Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.
• Việc tra cứu thông tin trực tuyến nhằm xác thực tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường, phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát và thông quan hàng hóa mà không gây phiền hà cho doanh nghiệp.
• Tổng cục Hải quan đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, cung cấp dữ liệu kịp thời và chính xác cho các bên liên quan truy cập theo thẩm quyền được phân cấp.

- Hướng dẫn xử lý đối với các trường hợp đặc biệt

• Trong trường hợp hệ thống gặp sự cố kỹ thuật hoặc các cơ quan chưa kết nối được với hệ thống thông tin của Tổng cục Hải quan, doanh nghiệp được phép sử dụng tờ khai hải quan giấy (bản in từ hệ thống có mã vạch hoặc chữ ký số của doanh nghiệp) để xuất trình.
• Đối với các tờ khai hải quan giấy truyền thống (áp dụng cho một số đối tượng đặc thù không thực hiện thủ tục điện tử), việc sử dụng và xác nhận vẫn thực hiện theo quy định hiện hành về hải quan giấy.

- Trách nhiệm triển khai và thực hiện của các đơn vị

• Cục Hải quan các tỉnh, thành phố: Có trách nhiệm phổ biến nội dung hướng dẫn đến toàn thể cán bộ công chức hải quan và các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu trên địa bàn; không tự ý đặt ra các yêu cầu trái với hướng dẫn tại công văn này.
• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Chủ động cung cấp thông tin tờ khai (số tờ khai, mã tra cứu) cho các cơ quan chức năng và ngân hàng khi có yêu cầu để phục vụ việc tra cứu trực tuyến nhanh chóng.
• Các cơ quan ban ngành và ngân hàng thương mại: Chủ động nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, phân quyền tài khoản tra cứu cho cán bộ trực tiếp xử lý hồ sơ để tối ưu hóa quy trình kiểm tra tờ khai hải quan điện tử.