Tóm tắt Công văn số 4587 TCT/NV6 ngày 03/12/2002 của Bộ Tài chính - Tổng cục Thuế về việc điều chỉnh hoá đơn

Công văn số 4587 TCT/NV6 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng của Tổng cục Thuế dành cho các Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các doanh nghiệp, nhằm thống nhất quy trình xử lý và lập hóa đơn điều chỉnh khi phát hiện có sai sót trong quá trình mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Nguyên tắc xử lý khi phát hiện sai sót trên hóa đơn đã lập

• Khi người bán đã lập hóa đơn, giao cho người mua và đã hoàn thành việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng sau đó phát hiện có sai sót về các chỉ tiêu trên hóa đơn (như sai tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế...) hoặc có sự thay đổi về giá trị giao dịch, các bên không được tự ý đơn phương hủy bỏ hóa đơn đã lập.
• Mọi việc điều chỉnh thông tin, giá trị trên hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng bắt buộc phải có sự đồng thuận bằng văn bản giữa hai bên mua và bán để đảm bảo tính pháp lý trước cơ quan thuế.

- Quy trình thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo hướng dẫn

• Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh sai sót: Người mua và người bán phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót hoặc nội dung cần điều chỉnh (ghi rõ điều chỉnh tăng hay giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng...). Biên bản này phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của đại diện có thẩm quyền của cả hai bên.
• Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh: Sau khi lập biên bản, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: "Điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số... ngày... tháng... năm...".
• Bước 3: Kê khai thuế: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đã lập, cả người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành.

- Các lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh

• Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Mọi nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm đều phải được diễn giải bằng chữ rõ ràng trên hóa đơn (ví dụ: ghi rõ "điều chỉnh giảm giá bán..." hoặc "điều chỉnh tăng tiền thuế...").
• Hóa đơn điều chỉnh phải được lưu trữ cùng với hóa đơn gốc bị sai sót và biên bản điều chỉnh đã ký kết giữa hai bên để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra tại doanh nghiệp.
• Trường hợp hóa đơn đã lập chưa xé khỏi cuống hoặc chưa giao cho người mua mà phát hiện sai sót, doanh nghiệp thực hiện gạch chéo các liên và hủy bỏ trực tiếp, không áp dụng thủ tục lập hóa đơn điều chỉnh này.