Công văn số 4610 TCT/NV5 được Tổng cục Thuế ban hành ngày 29/12/2003 nhằm hướng dẫn chi tiết về việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp trong quá trình xuất hóa đơn đối với các đơn hàng có danh mục hàng hóa, dịch vụ lớn, đa dạng về chủng loại.
Nội dung hướng dẫn về lập bảng kê kèm theo hóa đơn GTGTTheo nội dung hướng dẫn, việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn GTGT phải tuân thủ các nguyên tắc và quy định cụ thể sau:
- Trường hợp áp dụng lập bảng kê: Khi người bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ có số lượng danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng được thiết kế trên mẫu hóa đơn GTGT. Để thuận tiện cho việc giao dịch, doanh nghiệp được phép lập bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn.
- Yêu cầu thông tin trên hóa đơn GTGT: Trên hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng phải ghi rõ nội dung chỉ dẫn "kèm theo bảng kê số... ngày... tháng... năm...". Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ tổng giá trị thanh toán chưa có thuế, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán của toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ ghi trên bảng kê.
- Yêu cầu đối với bảng kê chi tiết: Bảng kê do người bán tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hàng hóa nhưng phải đảm bảo các tiêu chí bắt buộc bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
- Tính pháp lý của bảng kê: Bảng kê phải có chữ ký của người bán, chữ ký của người mua và đóng dấu của bên bán (nếu có) để xác nhận tính xác thực của giao dịch.
- Lưu trữ và quản lý chứng từ: Bảng kê phải được lập thành các liên tương ứng với số liên của hóa đơn GTGT. Người bán và người mua có trách nhiệm lưu trữ bảng kê cùng với hóa đơn GTGT tương ứng để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và đối chiếu thuế của cơ quan quản lý nhà nước.
Quy định tại Công văn số 4610 TCT/NV5 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý:
- Đối với doanh nghiệp: Giúp giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí in ấn và thời gian khi không phải xuất nhiều hóa đơn cho cùng một đơn hàng lớn có nhiều chủng loại sản phẩm.
- Đối với cơ quan thuế: Tạo cơ sở pháp lý rõ ràng để kiểm tra, giám sát tính minh bạch của các giao dịch mua bán, ngăn ngừa các hành vi gian lận thuế thông qua việc lập bảng kê không đúng quy định.
| BỘ TÀI CHÍNH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 4610 TCT/NV5 | Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2003 |
Kính gửi: Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Vừa qua, Tổng cục thuế nhận được công văn của một số doanh nghiệp kiến nghị việc phát hành bảng kê kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT). Về vấn đề này, Tổng cục thuế có ý kiến như sau:
Đối với cơ sở kinh doanh có hoạt động sản xuất và kinh doanh các mặt hàng với quy cách mẫu mã, chủng loại đa dạng, trên hoá đơn GTGT không thể ghi chi tiết hết các thông tin về hàng hoá bán ra, cần lập bảng kê để mô tả chi tiết hàng hoá bán ra kèm theo hoá đơn GTGT thì cơ sở kinh doanh thực hiện lập hoá đơn GTGT và bảng kê như sau:
1. Về Hoá đơn GTGT:
- Hoá đơn GTGT phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số......., ngày ..... tháng ..... năm.......”. Mục “tên hàng” tên hoá đơn GTGT chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.
- Các chỉ tiêu khác ghi trên hoá đơn GTGT (doanh số hàng hoá bán ra chưa có thuế GTGT, thuế GTGT, tổng giá trị thanh toán...) được thực hiện theo quy định hiện hành.
- Đối với các mặt hàng có thuế suất thuế GTGT khác nhau, cơ sở kinh doanh phải lập riêng hoá đơn GTGT cho từng loại thuế suất.
2. Về Bảng kê kèm theo hoá đơn GTGT:
- Nội dung bảng kê do cơ sở kinh doanh tự thiết kế phù hợp với đặc điểm của các loại hàng hoá, kiểu dáng, mẫu mã, chủng loại nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:
+ Tên cơ sở kinh doanh, địa chỉ liên lạc, mã số thuế.
+ Tên hàng, số lượng, giá cả, thành tiền, tổng số tiền (chưa có thuế GTGT) đúng với số ghi trên hoá đơn GTGT.
- Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hoá đơn GTGT số......... ngày..... tháng..... năm.......” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, giám đốc, người mua, kế toán trưởng.
- Số lượng bảng kê phát hành phù hợp với số liên hoá đơn GTGT. Bảng kê được lưu giữ cùng với hoá đơn GTGT, tương ứng với số tiền của hoá đơn GTGT để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Cơ sở kinh doanh (cả bên bán và bên mua) thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hoá đơn GTGT theo chế độ hiện hành về quản lý và lưu giữ hoá đơn quy định tại Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 7 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ và Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2002 của Bộ Tài chính về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn.
Mỗi lần bán hàng, cơ sở kinh doanh đều phải phát hành hoá đơn GTGT và bản kê chi tiết kèm theo (nếu phải lập), không được xuất một hoá đơn GTGT cho nhiều lần bán hoặc lập một bảng kê cho nhiều hoá đơn GTGT khác nhau.
Tổng cục thuế thông báo để Cục thuế các tỉnh, thành phố biết và hướng dẫn các cơ sở kinh doanh thực hiện.
| | KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ |