Công văn số 471/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm thống nhất thực hiện các quy định về chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan, thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

- Quy định về hình thức nộp chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan

Tổng cục Hải quan yêu cầu các Cục Hải quan tỉnh, thành phố quán triệt và thực hiện nghiêm túc các quy định về hồ sơ hải quan theo quy định pháp luật hiện hành, cụ thể:

• Các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan phải được nộp dưới dạng dữ liệu điện tử thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan (được ký số bởi người khai hải quan).
• Người khai hải quan chỉ phải nộp bản giấy (bản chính) đối với một số chứng từ đặc thù theo quy định cụ thể tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC) hoặc các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành khác.
• Nghiêm cấm công chức hải quan tự ý yêu cầu doanh nghiệp xuất trình hoặc nộp thêm các chứng từ giấy nằm ngoài quy định bắt buộc, gây phiền hà và kéo dài thời gian thông quan hàng hóa.

- Hướng dẫn xử lý đối với chứng từ kiểm tra chuyên ngành và chứng nhận xuất xứ

• Đối với các chứng từ kiểm tra chuyên ngành, giấy phép xuất nhập khẩu đã được gửi thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (National Single Window - NSW), công chức hải quan phải tra cứu trực tiếp trên hệ thống, không được yêu cầu doanh nghiệp nộp bản giấy.
• Đối với Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Việc nộp C/O bản giấy hoặc bản điện tử phải tuân thủ đúng các cam kết quốc tế (Hiệp định thương mại tự do - FTA) và hướng dẫn cụ thể của Bộ Công Thương cũng như Tổng cục Hải quan cho từng mẫu C/O cụ thể. Trường hợp hệ thống đã tiếp nhận thông tin C/O điện tử thông qua cơ chế một cửa ASEAN hoặc các cổng thông tin thỏa thuận song phương, cơ quan hải quan không yêu cầu nộp C/O bản giấy.

- Trách nhiệm kiểm tra, giám sát của lãnh đạo Hải quan các cấp

• Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo, giám sát chặt chẽ việc thực thi công vụ của công chức dưới quyền tại các Chi cục Hải quan cửa khẩu và ngoài cửa khẩu.
• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đột xuất để kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các trường hợp công chức hải quan sách nhiễu, tự ý đặt ra các thủ tục, chứng từ giấy trái quy định.
• Đẩy mạnh việc tuyên truyền, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng, đủ quyền và nghĩa vụ của mình khi khai báo hồ sơ hải quan điện tử.

- Ý nghĩa của văn bản đối với hoạt động xuất nhập khẩu

Công văn số 471/TCHQ-GSQL đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tiến trình cải cách hành chính, hiện đại hóa ngành hải quan. Việc quán triệt tinh thần giảm thiểu chứng từ giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, đi lại, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian thông quan hàng hóa, nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Việt Nam.