Tóm tắt Công văn số 5154/TCT-CS về việc lập bảng kê hóa đơn, hàng hóa dịch vụ bán ra

Công văn số 5154/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các doanh nghiệp thực hiện thống nhất quy định về việc lập hóa đơn kèm bảng kê đối với hàng hóa, dịch vụ bán ra. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp khi phát sinh giao dịch mua bán số lượng lớn mặt hàng có chủng loại đa dạng.

Quy định về việc lập hóa đơn kèm bảng kê hàng hóa, dịch vụ

Theo hướng dẫn, việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có danh mục nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn được thực hiện theo các nguyên tắc cụ thể sau:

• Trường hợp được lập bảng kê: Khi bán hàng hóa, dịch vụ có nhiều chủng loại, mã hàng, quy cách khác nhau mà hóa đơn không thể thể hiện hết, người bán được phép lập hóa đơn kèm theo bảng kê để liệt kê chi tiết các mặt hàng đã bán cho người mua.
• Yêu cầu đối với hóa đơn: Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung "kèm theo bảng kê số... ngày... tháng... năm...". Chỉ tiêu "Tên hàng hóa, dịch vụ" trên hóa đơn chỉ cần ghi tên gọi chung của nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ được bán ra.
• Yêu cầu đối với bảng kê kèm theo: Bảng kê phải do người bán tự thiết kế phù hợp với đặc điểm của hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên, số lượng, đơn giá và thành tiền của hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có chữ ký của người bán và người mua (nếu có).

Nguyên tắc quản lý, đối chiếu và lưu trữ chứng từ

Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn kèm bảng kê trong công tác thanh tra, kiểm tra thuế, Tổng cục Thuế đưa ra các yêu cầu quản lý chặt chẽ:

• Tính thống nhất của số liệu: Tổng cộng số tiền trên bảng kê (chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế và tổng cộng tiền thanh toán) phải trùng khớp hoàn toàn với các chỉ tiêu tương ứng ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.
• Lưu trữ chứng từ: Bảng kê được coi là một bộ phận không thể tách rời của hóa đơn. Người bán và người mua có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản bảng kê kèm theo hóa đơn để phục vụ công tác đối chiếu, giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Liên kết thông tin: Các bảng kê phải được đánh số thứ tự liên tục theo số hóa đơn được phát hành và phải có sự liên kết rõ ràng về mặt thông tin để tránh việc quay vòng bảng kê hoặc sử dụng bảng kê cho nhiều hóa đơn khác nhau.

Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi áp dụng

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro bị xuất toán chi phí hoặc không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào:

• Không áp dụng tùy tiện: Việc lập bảng kê chỉ được áp dụng đối với các trường hợp thực tế hàng hóa, dịch vụ có danh mục quá nhiều, không thể thể hiện hết trên một tờ hóa đơn. Doanh nghiệp không được lạm dụng bảng kê để gộp nhiều giao dịch không cùng thời điểm hoặc không cùng đối tượng.
• Sự chuyển dịch sang hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lưu ý nguyên tắc hóa đơn điện tử hiện hành phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra, hạn chế tối đa việc đính kèm bảng kê giấy trừ một số trường hợp đặc thù được pháp luật về hóa đơn điện tử cho phép.