Công văn số 5326/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn bị mất trong khâu giao nhận, nhằm tháo gỡ các vướng mắc pháp lý và hướng dẫn quy trình xử lý cho doanh nghiệp khi gặp sự cố thất lạc hóa đơn liên 2 trong quá trình vận chuyển, chuyển phát đến khách hàng.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân nộp thuế có phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ; các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát, giao nhận hóa đơn; và các cơ quan thuế các cấp chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc thực hiện nghĩa vụ thuế trên phạm vi cả nước.

- Nguyên tắc xử lý khi mất hóa đơn trong khâu giao nhận

• Khi xảy ra việc mất hóa đơn liên 2 đã lập trong khâu giao nhận (do người bán hoặc người mua thuê bên thứ ba vận chuyển, chuyển phát), các bên liên quan phải thực hiện lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
• Biên bản phải thể hiện rõ thông tin về hóa đơn bị mất bao gồm ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, lý do mất và phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu xác nhận của người bán, người mua và đơn vị trung gian vận chuyển (nếu có).

- Trách nhiệm báo cáo và thủ tục đối với cơ quan thuế

• Người bán hoặc người mua (tùy thuộc vào bên chịu trách nhiệm thuê dịch vụ vận chuyển và làm mất hóa đơn) có trách nhiệm lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu quy định để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn nộp báo cáo mất hóa đơn phải tuân thủ đúng thời gian quy định của pháp luật về hóa đơn kể từ ngày phát hiện hành vi mất hóa đơn nhằm tránh bị xử phạt hành chính về hành vi chậm nộp báo cáo.

- Sử dụng hóa đơn bản sao để kê khai thuế

• Để phục vụ cho việc kê khai thuế, khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn bị mất.
• Bản sao chụp liên 1 phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của người bán, kèm theo biên bản mất hóa đơn để giao cho người mua.
• Người mua được phép sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận nêu trên cùng với biên bản mất hóa đơn và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có) để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế theo quy định của pháp luật.

- Xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất hóa đơn

• Hành vi làm mất hóa đơn liên 2 đã lập sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về hóa đơn và quản lý thuế.
• Trường hợp mất hóa đơn do lỗi của bên thứ ba (đơn vị chuyển phát), việc xử phạt vẫn được áp dụng đối với bên thuê dịch vụ (người bán hoặc người mua). Sau khi chấp hành quyết định xử phạt, bên bị xử phạt có quyền yêu cầu đơn vị chuyển phát bồi thường thiệt hại theo thỏa thuận dân sự hoặc hợp đồng dịch vụ đã ký kết giữa hai bên.

Hiệu lực thi hành

Công văn số 5326/TCT-CS có hiệu lực hướng dẫn kể từ ngày ban hành. Các nội dung hướng dẫn tại văn bản này được thực hiện thống nhất với các quy định về quản lý hóa đơn và các văn bản pháp luật về quản lý thuế hiện hành.