Tóm tắt Công văn số 595/TCT-PCCS của Tổng cục Thuế về việc đăng ký sử dụng biên lai tự in

Công văn số 595/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thống nhất thực hiện các quy định về việc đăng ký, quản lý và sử dụng biên lai tự in đối với các tổ chức, cá nhân có hoạt động thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp chuẩn hóa quy trình thủ tục hành chính thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế đồng thời tăng cường công tác quản lý của cơ quan thuế.

- Điều kiện để tổ chức được đăng ký sử dụng biên lai tự in

Theo hướng dẫn tại công văn, các tổ chức thu phí, lệ phí muốn áp dụng hình thức biên lai tự in phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ sau:

• Phải là tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao nhiệm vụ thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
• Có hệ thống thiết bị máy tính, phần mềm ứng dụng đảm bảo cho việc in biên lai và truyền dữ liệu, lưu trữ dữ liệu theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
• Có thiết bị bảo mật, quy trình kiểm soát nội bộ đảm bảo tính an toàn, chống làm giả và không thể can thiệp làm thay đổi dữ liệu biên lai đã phát hành.
• Không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc hành vi gian lận hóa đơn, biên lai trong thời hạn quy định trước khi nộp hồ sơ đăng ký.

- Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai tự in

Để được cơ quan thuế chấp thuận, tổ chức thu phí, lệ phí cần chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ đăng ký bao gồm các tài liệu sau:

• Văn bản đề nghị sử dụng biên lai tự in, trong đó nêu rõ mục đích sử dụng, quy trình tự in và cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu.
• Mẫu biên lai tự in thiết kế sẵn, thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu thông tin bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành.
• Bản thuyết minh chi tiết về đặc điểm kỹ thuật của hệ thống máy tính, phần mềm tự in biên lai và các giải pháp bảo mật thông tin.
• Bản sao quyết định thành lập hoặc quyết định giao nhiệm vụ thu phí, lệ phí của cơ quan có thẩm quyền.

- Quy cách và các nội dung bắt buộc trên mẫu biên lai tự in

Công văn nhấn mạnh việc thiết kế mẫu biên lai tự in phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nội dung hiển thị, cụ thể:

• Tên biên lai, ký hiệu biên lai, số biên lai (được đánh số liên tục, tự động bằng phần mềm).
• Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
• Tên phí, lệ phí và số tiền thu (bằng cả số và chữ).
• Ngày, tháng, năm lập biên lai.
• Chữ ký của người thu tiền và người nộp tiền (hoặc chữ ký số theo quy định đối với biên lai điện tử).

- Quy trình tiếp nhận và giải quyết của cơ quan thuế

Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ của đơn vị theo quy trình chuẩn hóa:

• Trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo ý kiến về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận cho tổ chức sử dụng biên lai tự in.
• Trường hợp không chấp thuận, cơ quan thuế phải nêu rõ lý do bằng văn bản để đơn vị biết và hoàn thiện hồ sơ hoặc khắc phục các điều kiện chưa đạt yêu cầu.
• Cơ quan thuế thực hiện ghi nhận thông tin đăng ký vào hệ thống quản lý ấn chỉ để theo dõi, giám sát quá trình sử dụng của đơn vị.

- Trách nhiệm của tổ chức sử dụng biên lai tự in

Sau khi được chấp thuận sử dụng biên lai tự in, tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm:

• Thực hiện thông báo phát hành biên lai tự in trước khi đưa vào sử dụng theo đúng quy định của pháp luật.
• Báo cáo tình hình sử dụng biên lai định kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đảm bảo tính trung thực và kịp thời của số liệu báo cáo.
• Lưu trữ, bảo quản dữ liệu biên lai tự in theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.