Tổng quan về Công văn số 93/TCT-CS

Công văn số 93/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương. Nội dung cốt lõi của công văn tập trung vào việc hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc xác định các khoản chi phí hợp lý (chi phí được trừ) khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Việc áp dụng đúng tinh thần của công văn này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý khi thực hiện quyết toán thuế.

Nguyên tắc chung để xác định chi phí hợp lý được trừ

Theo quy định của pháp luật thuế TNDN hiện hành và hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho mục đích tạo ra doanh thu, thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp trong kỳ tính thuế.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải có hóa đơn, doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo đúng biểu mẫu quy định.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc biệt không áp dụng quy định này theo luật định.

Hướng dẫn chi tiết đối với một số khoản chi phí đặc thù

Công văn số 93/TCT-CS làm rõ cách thức ghi nhận và hồ sơ chứng minh đối với các nhóm chi phí thường phát sinh tranh chấp giữa doanh nghiệp và cơ quan kiểm tra thuế:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi theo lương cho người lao động: Các khoản chi này chỉ được tính vào chi phí hợp lý nếu được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp, được quản lý và trích khấu hao theo đúng khung thời gian quy định của Bộ Tài chính. Các khoản khấu hao vượt mức quy định hoặc khấu hao đối với tài sản không phục vụ sản xuất kinh doanh sẽ bị loại trừ hoàn toàn.
• Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng: Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng định mức tiêu hao nguyên nhiên vật liệu từ đầu năm tài chính. Phần chi phí vượt định mức tiêu hao do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc vượt định mức của Nhà nước ban hành sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý.

Các khoản chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN

Doanh nghiệp cần lưu ý loại bỏ các khoản chi sau đây ra khỏi chi phí được trừ khi tự quyết toán thuế TNDN:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.
• Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính bao gồm: phạt vi phạm luật giao thông, phạt chậm nộp thuế, phạt vi phạm chế độ kế toán thống kê và các khoản phạt vi phạm hành chính khác.
• Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác (như kinh phí sự nghiệp, quỹ phúc lợi) hoặc các khoản chi phí đã được tính vào giá vốn nhưng lại tiếp tục hạch toán trùng lặp vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Khuyến nghị thực hiện dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp, người nộp thuế cần thực hiện các biện pháp sau:

• Thường xuyên rà soát, đối chiếu hệ thống hóa đơn, chứng từ đầu vào, đặc biệt lưu ý kiểm tra tính hợp pháp của các hóa đơn có giá trị lớn và phương thức thanh toán qua ngân hàng.
• Hoàn thiện và cập nhật kịp thời hệ thống quy chế nội bộ như Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng để làm cơ sở pháp lý vững chắc giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra.
• Chủ động tham chiếu các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế và liên hệ trực tiếp với Cục Thuế địa phương quản lý để được giải đáp kịp thời đối với các khoản chi phí đặc thù phát sinh riêng tại doanh nghiệp.