Công văn hướng dẫn về việc điều chỉnh hoá đơn đối với trường hợp ghi hoá đơn cao hơn số lượng thực xuất giải quyết các vướng mắc của người nộp thuế trong việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử, đảm bảo việc ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế đúng với thực tế phát sinh.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử và phát hiện sai sót về số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn cao hơn số lượng thực tế xuất kho, cùng các cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Nguyên tắc xử lý hóa đơn ghi cao hơn số lượng thực xuất

• Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua có sai sót về số lượng (cao hơn thực tế), người bán và người mua không được tự ý hủy bỏ hóa đơn mà phải thực hiện xử lý sai sót theo quy định về hóa đơn điện tử.
• Việc xử lý sai sót phải đảm bảo phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế, làm cơ sở pháp lý để hai bên thực hiện kê khai, nộp thuế và hạch toán kế toán theo đúng quy định hiện hành.

- Các phương thức điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh giảm số lượng, giảm thành tiền và tiền thuế GTGT tương ứng. Giá trị điều chỉnh giảm có thể được ghi số âm (-) hoặc ghi rõ chữ "giảm" theo hướng dẫn kỹ thuật của cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn điện tử thay thế: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... Ký hiệu... Số... Ngày... tháng... năm..." và ghi đúng số lượng, giá trị thực tế của hàng hóa giao nhận.
• Thỏa thuận giữa các bên: Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì hai bên phải ký văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi người bán xuất hóa đơn mới.

- Hướng dẫn kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế

• Đối với bên bán: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đã lập, bên bán thực hiện kê khai giảm doanh thu và giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế hoặc thực hiện khai bổ sung theo quy định của Luật Quản lý thuế.
• Đối với bên mua: Bên mua căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để kê khai giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và giảm chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tương ứng với phần chênh lệch giảm.

- Yêu cầu về hồ sơ và chứng từ kèm theo

• Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ chứng minh số lượng hàng hóa thực tế xuất kho và giao nhận như: Biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, biên bản xác nhận sai lệch số lượng giữa hai bên để làm cơ sở giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Hiệu lực thi hành

Các nội dung hướng dẫn tại văn bản này được thực hiện thống nhất theo các quy định về quản lý hóa đơn điện tử tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.