Công văn về việc thông báo phát hành hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng (chưa rõ số hiệu, cơ quan và ngày ban hành) là văn bản nghiệp vụ hướng dẫn các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy trình, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn trước khi đưa vào sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đối tượng áp dụng của văn bản bao gồm các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp, cùng các cơ quan thuế các cấp có thẩm quyền quản lý và giám sát việc phát hành hóa đơn.

• Mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Các loại hóa đơn phải thực hiện thông báo phát hành bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng (bao gồm cả hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in, tự in nếu thuộc trường hợp được phép sử dụng).
• Hóa đơn chỉ được coi là hợp pháp và có hiệu lực sử dụng sau khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục thông báo phát hành và được cơ quan thuế chấp thuận hoặc hết thời hạn chờ theo quy định mà không có ý kiến khác từ cơ quan thuế.

• Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, trong đó thể hiện rõ các thông tin về đơn vị phát hành, loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng và thời gian bắt đầu sử dụng.
• Mẫu hóa đơn thiết kế thực tế (đối với hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử) hiển thị đúng và đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định pháp luật.
• Quyết định áp dụng hóa đơn của ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế (đối với trường hợp tự in hoặc sử dụng hóa đơn điện tử).

• Phương thức nộp: Khuyến khích và bắt buộc áp dụng việc nộp hồ sơ thông báo qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế đối với các đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp đặc biệt mới thực hiện nộp bản giấy trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý.
• Thời hạn nộp: Thông báo phát hành hóa đơn cùng hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất trước khi tổ chức, cá nhân bắt đầu sử dụng hóa đơn theo đúng thời hạn luật định.
• Trường hợp có sự thay đổi về địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải thực hiện nộp thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến nếu tiếp tục sử dụng số hóa đơn còn lại.

• Thông tin định danh của tổ chức, cá nhân phát hành: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại liên lạc.
• Thông tin chi tiết về hóa đơn: Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (ghi rõ từ số... đến số...).
• Thông tin của đơn vị trung gian: Tên và mã số thuế của doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc doanh nghiệp nhận in hóa đơn.
• Chữ ký số hợp lệ của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, doanh nghiệp phát hành.

• Hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi đưa vào sử dụng hoặc nộp thông báo phát hành hóa đơn quá thời hạn quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn theo các mức độ nghiêm trọng khác nhau.
• Sử dụng hóa đơn chưa thực hiện thông báo phát hành với cơ quan thuế được xác định là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, phạt tiền và phải chịu các chế tài khắc phục hậu quả liên quan.

Về hiệu lực thi hành, do văn bản chưa xác định rõ ngày ban hành và ngày áp dụng, các tổ chức và cá nhân kinh doanh cần chủ động đối chiếu nội dung hướng dẫn của công văn này với các quy định pháp luật hiện hành về quản lý thuế và hóa đơn (như Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) để đảm bảo tính tuân thủ tối đa.