Công văn về việc thực hiện ghi tên, địa chỉ, mã số thuế trên hoá đơn được ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh thực hiện thống nhất, đúng quy định của pháp luật về việc lập hóa đơn, đặc biệt là việc thể hiện các thông tin định danh bắt buộc của người mua và người bán trên hóa đơn.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thực hiện lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các cơ quan thuế quản lý trực tiếp và các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử liên quan.

Quy định về việc ghi thông tin của người bán trên hóa đơn

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán phải được thể hiện chính xác theo đúng thông tin đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Trường hợp tên, địa chỉ của người bán quá dài, người bán được phép viết tắt một số từ thông dụng (như "Phường" thành "P.", "Quận" thành "Q.", "Thành phố" thành "TP.", "Trách nhiệm hữu hạn" thành "TNHH", "Cổ phần" thành "CP", "Việt Nam" thành "VN"...) nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố và xác định chính xác được danh tính doanh nghiệp.

Quy định về việc ghi thông tin của người mua trên hóa đơn

• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế: Người bán phải ghi đầy đủ, chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua theo đúng thông tin đăng ký thuế của người mua.
• Trường hợp người mua không có mã số thuế (khách hàng cá nhân, người tiêu dùng cuối cùng): Trên hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện mã số thuế của người mua. Các thông tin về tên, địa chỉ được ghi nhận theo giao dịch thực tế hoặc theo yêu cầu của người mua.
• Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài vào Việt Nam: Thông tin địa chỉ của người mua có thể được ghi nhận theo địa chỉ nước ngoài hoặc địa chỉ lưu trú tại Việt Nam phù hợp với hồ sơ giao dịch.

Hướng dẫn xử lý các trường hợp sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế

• Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế).
• Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế: Người bán và người mua thỏa thuận lựa chọn một trong hai phương thức xử lý bao gồm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế để gửi cho người mua và cơ quan thuế.

Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

Các nội dung hướng dẫn tại Công văn này được thực hiện thống nhất và đồng bộ với các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn, chứng từ (Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC). Cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn và hỗ trợ người nộp thuế trên địa bàn quản lý thực hiện đúng các quy định nêu trên nhằm hạn chế sai sót và rủi ro về thuế.