TỔNG QUAN VỀ DỰ THẢO THÔNG TƯ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BIỂU MẪU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG HÒA GIẢI THƯƠNG MẠI

Dự thảo Thông tư hướng dẫn sử dụng biểu mẫu về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành là văn bản pháp lý quan trọng nhằm chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu, sổ sách và chế độ báo cáo trong lĩnh vực hòa giải thương mại tại Việt Nam. Dưới đây là phần tóm tắt chi tiết và chuyên sâu về toàn bộ nội dung cốt lõi của dự thảo Thông tư này.

- Phạm vi điều chỉnh và Đối tượng áp dụng (Điều 1 và Điều 2)

Dự thảo Thông tư xác định rõ giới hạn điều chỉnh và các nhóm đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, cụ thể:

• Phạm vi điều chỉnh: Thông tư ban hành và hướng dẫn chi tiết việc sử dụng các loại biểu mẫu liên quan đến tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại tại Việt Nam.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với công dân Việt Nam có nguyện vọng trở thành hòa giải viên thương mại; các Trung tâm hòa giải thương mại và chi nhánh của các trung tâm này; các Trung tâm trọng tài có thực hiện hoạt động hòa giải thương mại; các tổ chức hòa giải thương mại nước ngoài thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam; các cơ quan quản lý nhà nước về hòa giải thương mại cùng các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

- Hệ thống 29 biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư (Điều 3 và Điều 4)

Thông tư ban hành kèm theo danh mục gồm 29 biểu mẫu chuẩn hóa phục vụ cho công tác quản lý, đăng ký hoạt động và vận hành nghiệp vụ hòa giải thương mại:

• Nhóm biểu mẫu về cấp phép và đăng ký hoạt động: Giấy phép thành lập Trung tâm hòa giải thương mại (Mẫu số 01); Giấy phép thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện tổ chức nước ngoài (Mẫu số 02); Giấy đề nghị thành lập Trung tâm (Mẫu số 04); Giấy đề nghị bổ sung hoạt động hòa giải cho Trung tâm trọng tài (Mẫu số 05); Giấy đăng ký hoạt động của Trung tâm (Mẫu số 07) và chi nhánh (Mẫu số 08, Mẫu số 14).
• Nhóm biểu mẫu về thay đổi thông tin và cấp lại giấy tờ: Giấy đề nghị thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở giữa các tỉnh/thành phố (Mẫu số 09, Mẫu số 15, Mẫu số 16); Giấy đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập (Mẫu số 10, Mẫu số 17) và Giấy đăng ký hoạt động (Mẫu số 11, Mẫu số 18).
• Nhóm biểu mẫu về nhân sự và nghiệp vụ: Giấy đề nghị đăng ký làm hòa giải viên thương mại vụ việc (Mẫu số 03); Danh sách hòa giải viên thương mại để Bộ Tư pháp công bố (Mẫu số 25); Thỏa thuận về kết quả hòa giải thành (Mẫu số 29).
• Nhóm biểu mẫu về chấm dứt hoạt động: Thông báo chấm dứt hoạt động của Trung tâm/chi nhánh (Mẫu số 22); văn phòng đại diện (Mẫu số 23); chi nhánh/văn phòng đại diện nước ngoài (Mẫu số 24).
• Nhóm sổ sách theo dõi và báo cáo: Sổ theo dõi hoạt động hòa giải (Mẫu số 26); Sổ theo dõi hòa giải viên (Mẫu số 27); Sổ theo dõi phí hòa giải (Mẫu số 28); các mẫu báo cáo định kỳ của tổ chức trong nước (Mẫu số 19), tổ chức nước ngoài (Mẫu số 20) và của Sở Tư pháp (Mẫu số 21).
• Quy cách và phương thức tiếp cận: Tất cả biểu mẫu được thiết kế trên khổ giấy A4 (210 mm x 297mm). Riêng Giấy phép thành lập Trung tâm hòa giải thương mại và Giấy phép thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài phải được in trên bìa cứng màu trắng. Các cá nhân, tổ chức có thể chủ động truy cập Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để tải, in và sử dụng các biểu mẫu này.

- Nguyên tắc sử dụng biểu mẫu, ghi chép và lưu trữ sổ sách (Điều 5)

Để đảm bảo tính pháp lý, tính đồng nhất và minh bạch, việc ghi chép và lưu trữ hồ sơ phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Yêu cầu chung: Sử dụng đúng quy cách, ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nội dung yêu cầu trong biểu mẫu. Nghiêm cấm mọi hành vi tự ý thay đổi nội dung và hình thức của các biểu mẫu đã ban hành.
• Quy định về mở và khóa sổ: Các loại sổ sách phải được mở theo từng năm. Trường hợp thực hiện trên máy vi tính, hàng tháng phải in ra giấy, đóng dấu của tổ chức hòa giải thương mại vào từng trang. Cuối sổ phải có chữ ký và đóng dấu trực tiếp của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hòa giải thương mại.
• Kỹ thuật ghi chép: Nội dung ghi phải chính xác, chữ viết rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa và phải dùng cùng một loại mực (hoặc soạn thảo đồng bộ bằng máy vi tính).
• Tính liên tục của sổ sách: Sổ phải được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được để trống bất kỳ trang nào và phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu tiên đến trang cuối cùng của sổ. Số thứ tự trong sổ phải được ghi liên tục từ số 01 đến hết năm. Nếu phải chuyển sang sổ mới khi chưa hết năm, phải lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của sổ trước đó chứ không được quay lại số 01.
• Công tác lưu trữ: Việc lưu trữ toàn bộ báo cáo, hồ sơ, sổ sách nghiệp vụ phải tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành của pháp luật về lưu trữ.

- Chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất (Điều 6)

Dự thảo Thông tư thiết lập một cơ chế báo cáo rõ ràng nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước hiệu quả:

• Đối với tổ chức hòa giải thương mại, chi nhánh, văn phòng đại diện nước ngoài: Định kỳ hàng năm phải lập báo cáo về tình hình tổ chức và hoạt động gửi về Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở (sử dụng Mẫu số 19/TP-HGTM hoặc Mẫu số 20/TP-HGTM). Thời hạn gửi báo cáo là trước ngày 10/10 hàng năm. Kỳ báo cáo năm được tính từ ngày 01/10 của năm trước đến ngày 30/9 của năm sau.
• Đối với Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Định kỳ hàng năm tổng hợp tình hình tại địa phương để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Tư pháp (sử dụng Mẫu số 21/TP-HGTM). Thời hạn gửi báo cáo định kỳ là trước ngày 15/10 hàng năm. Kỳ báo cáo năm cũng được tính từ ngày 01/10 của năm trước đến ngày 30/9 của năm sau.
• Báo cáo đột xuất: Ngoài chế độ báo cáo định kỳ hàng năm, Sở Tư pháp có trách nhiệm thực hiện báo cáo đột xuất về tổ chức và hoạt động hòa giải thương mại tại địa phương khi có yêu cầu từ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Bộ Tư pháp.

- Điều khoản thi hành và giải quyết vướng mắc (Điều 7)

Các quy định cuối cùng về việc tổ chức thực hiện và hiệu lực của văn bản bao gồm:

• Hiệu lực thi hành: Thông tư dự kiến có hiệu lực thi hành kể từ năm 2017 (ngày và tháng cụ thể sẽ được quyết định khi ban hành chính thức).
• Trách nhiệm thi hành: Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, Giám đốc các Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cùng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các quy định tại Thông tư này.
• Cơ chế giải quyết vướng mắc: Trong quá trình triển khai thực hiện thực tế, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan cần kịp thời phản ánh bằng văn bản gửi về Bộ Tư pháp để được nghiên cứu, hướng dẫn và giải quyết kịp thời.