b) Tổng hợp số liệu hộ tịch và số lượng sổ đăng ký hộ tịch cần số hóa đang được lưu trữ tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Ủy ban nhân dân huyện, thành phố.

- Thời gian thực hiện: Quý IV/2019.

2.2. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu hộ tịch; ký kết hợp đồng dịch vụ số hóa sổ hộ tịch

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tài chính, các cơ quan liên quan.

- Thời gian thực hiện: Quý I/2020.

2.3. Số hóa sổ hộ tịch

a) Chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu điện tử và xử lý dữ liệu sau khi số hóa

- Cơ quan chủ trì: Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu hộ tịch.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tư pháp.

- Thời gian thực hiện: Từ năm 2020 và các năm tiếp theo, cụ thể như sau:

+ Năm 2020 - 2021: Tập trung hoàn thành việc số hóa toàn bộ sổ hộ tịch của giai đoạn 1 và giai đoạn 2.

+ Những năm tiếp theo: Hoàn thành việc số hóa sổ hộ tịch của giai đoạn 3, giai đoạn 4 và giai đoạn 5 (theo lộ trình và hướng dẫn của Bộ Tư pháp).

b) Kiểm tra, phê duyệt, quản lý và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp; Ủy ban nhân dân huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

- Đơn vị phối hợp: Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu hộ tịch.

- Thời gian thực hiện: Sau khi dữ liệu số hóa đã được xử lý.

3. Cách thức thực hiện việc thu thập, phân loại và số hóa sổ hộ tịch (dữ liệu trên sổ giấy)

- Sổ hộ tịch do cấp nào lập hoặc đang lưu trữ (trường hợp chia tách, sáp nhập địa giới hành chính) thì cấp đó thực hiện thu thập số liệu hộ tịch, phân loại các sổ đăng ký hộ tịch.

Trường hợp sổ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã lập nhưng lưu tại 02 cấp (cấp huyện và cấp xã), thì cấp xã có trách nhiệm thực hiện thu thập số liệu hộ tịch và phân loại sổ, nếu Ủy ban nhân dân cấp xã không còn lưu trữ được sổ hộ tịch thì Ủy ban nhân dân cấp huyện bàn giao lại cho Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thu thập số liệu hộ tịch và phân loại. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thu thập tổng thể và tổng hợp số liệu hộ tịch chung trên địa bàn quản lý.

- Để đảm bảo việc số hóa và cập nhật dữ liệu hộ tịch vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được thuận lợi, tận dụng được các thông tin công dân đã được tạo lập và thiết lập mối quan hệ nhân thân trong cơ sở dữ liệu, tại mỗi giai đoạn sẽ thực hiện, hoàn thành việc số hóa lần lượt các nhóm sổ hộ tịch gốc theo thứ tự như sau: Sổ đăng ký kết hôn; sổ đăng ký khai sinh; sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; sổ đăng ký cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; sổ đăng ký khai tử; các sổ đăng ký hộ tịch còn lại (Sổ đăng ký giám hộ; sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; sổ ghi chú ly hôn; sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc,...).

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện việc số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh được bố trí từ nguồn ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về ngân sách và hướng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp

- Chủ trì tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch này và thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra Ủy ban nhân dân huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trong việc triển khai thực hiện Kế hoạch này.

- Phối hợp với Cục công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp tạo tài khoản để xử lý dữ liệu sau khi số hóa; khóa tài khoản sau khi hoàn thành việc xử lý dữ liệu.

- Phối hợp với Sở Tài chính xây dựng dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch; ký hợp đồng thuê đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu hộ tịch theo quy định.

- Theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện việc số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh báo cáo Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

2. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí đảm bảo thực hiện Kế hoạch này theo đúng quy định của pháp luật về ngân sách.

3. Ủy ban nhân dân huyện, thành phố

- Xây dựng Kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn huyện.

- Chỉ đạo Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn triển khai thực hiện việc rà soát, thu thập số liệu hộ tịch, phân loại các sổ đăng ký hộ tịch cần số hóa đang được lưu trữ tại địa phương đảm bảo đúng nội dung và thời gian nêu trong Kế hoạch; quản lý dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu sau khi được số hóa và cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch.

Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch, có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định (Gửi Sở Tư pháp tổng hợp chung)./.