b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Đối với Sở Nội vụ:

+ Rà soát, tham mưu đề xuất UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới văn bản về văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền, bảo đảm kịp thời, toàn diện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh trong giai đoạn hiện nay.

- Đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố: Tiếp tục rà soát, ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền, bảo đảm quản lý chặt chẽ các nội dung về soạn thảo, ban hành, quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu đúng với quy định của pháp luật, góp phần nâng cao công tác cải cách hành chính của tỉnh.

c) Tổ chức và nhân sự, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Đối với Sở Nội vụ:

+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức về: Phương thức soạn thảo văn bản hành chính; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan; lập hồ sơ trong môi trường mạng; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu...

+ Phối hợp với với UBND các huyện, thành phố tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) ở các phòng, ban, trường học, xã, phường, thị trấn, đảm bảo yêu cầu về trình độ chuyên môn của người làm văn thư, lưu trữ theo tinh thần chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn số 2424/UBND-NC ngày 27 tháng 7 năm 2016 về việc triển khai Chỉ thị số 07-CT/TU ngày 06 tháng 4 năm 2016 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác lưu trữ.

- Đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố:

+ Bố trí công chức, viên chức trong tổng số biên chế, số lượng người làm việc được giao đáp ứng yêu cầu thực hiện tốt các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ.

+ Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

+ UBND các huyện, thành phố tiến hành thống kê số lượng, trình độ công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện và UBND xã, phường, thị trấn; trên cơ sở thực trạng, phối hợp với Sở Nội vụ (trực tiếp là Chi cục Văn thư, lưu trữ) tổ chức các lớp đào tạo để đảm bảo yêu cầu về trình độ của công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo tinh thần chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn số 2424/UBND-NC ngày 27 tháng 7 năm 2016.

d) Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Đối với Sở Nội vụ: Tăng cường tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ nhằm phát hiện những tập thể, cá nhân làm tốt công tác văn thư, lưu trữ để biểu dương, nhân rộng và kịp thời phát hiện các sai phạm về văn thư, lưu trữ để có biện pháp xử lý, chấn chỉnh.

- Đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố: Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức thuộc diện quản lý. Nội dung kiểm tra tập trung vào: Công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...

đ) Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh tổ chức hội nghị tổng kết 5 năm thi hành Luật Lưu trữ (2012-2017), thời gian xong trước tháng 8 năm 2017; đồng thời hướng dẫn các cơ quan, đơn vị tổ chức tổng kết 5 năm thi hành Luật Lưu trữ theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố:

+ Tổ chức đánh giá, tổng kết 5 năm thi hành Luật Lưu trữ (2012-2017) của cơ quan, địa phương mình, thời gian xong trước tháng 6 năm 2017;

+ Tổ chức đánh giá, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2017, thời gian xong trước ngày 15 tháng 12 năm 2017.

2. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố tập trung chỉ đạo, triển khai thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định của pháp luật hiện hành; các nội dung nghiệp vụ cần chỉ đạo, tổ chức thực hiện tốt gồm:

a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

b) Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến.

c) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

d) Công tác quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

đ) Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng.

e) Công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong việc ban hành, trao đổi văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.

b) Các cơ quan tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và hoạt động lưu trữ.

4. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư và hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị chủ động cân đối, bố trí một phần kinh phí từ nguồn dự toán ngân sách được giao năm 2017 để đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt ưu tiên kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, sử dụng kinh phí đúng mục đích để đảm bảo nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 748/QD-UBND ngày 04/5/2015 của UBND tỉnh.

Chi cục Văn thư, lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

5. Đối với hoạt động của lưu trữ lịch sử tỉnh

Giao Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư, lưu trữ thực hiện các công việc:

a) Tiếp tục thực hiện có hiệu quả Đề án tu bổ đối với những tài liệu thuộc phông lưu trữ Ủy ban hành chính tỉnh Hà Giang giai đoạn 1945 - 1975 có nguy cơ bị hủy hoại.

b) Triển khai thực hiện Đề án lựa chọn, số hóa tài liệu lưu trữ có ý nghĩa để bảo vệ chủ quyền, biên giới quốc gia và an ninh biên giới tại các xã, thị trấn biên giới thuộc tỉnh Hà Giang để bảo quản tại lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định phê duyệt của UBND tỉnh.

c) Tổ chức sưu tầm tài liệu quý, hiếm có nội dung phản ánh về Hà Giang trước năm 1973 tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

d) Tiến hành thu nộp tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu của các cơ quan theo Quyết định 748/QĐ-UBND ngày 04 tháng 5 năm 2015 của UBND tỉnh gồm: Ban Quản lý khu kinh tế; Sở Công Thương; phòng Nội vụ huyện Bắc Quang; phòng Lao động Thương binh và Xã hội huyện Bắc Quang; phòng Nội vụ Thành phố Hà Giang; phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố Hà Giang.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức, địa phương mình để xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; thực hiện nghiêm chế độ báo cáo kết quả triển khai thực hiện với UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) theo Kế hoạch này.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện và tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh về kết quả triển khai thực hiện Kế hoạch này trước ngày 20 tháng 12 năm 2017.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu gặp khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.