Nghị định 45-HĐBT được Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1991 về việc tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước, nhằm thiết lập hành lang pháp lý cho hoạt động chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng, giấy tờ, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân cũng như các cơ quan, tổ chức.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với mọi hoạt động công chứng các hợp đồng, giấy tờ của công dân Việt Nam, người nước ngoài, các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế và tổ chức xã hội trên phạm vi cả nước và tại các cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Nguyên tắc hoạt động và quản lý công chứng Nhà nước

• Giá trị pháp lý: Các hợp đồng và giấy tờ đã được công chứng có giá trị chứng cứ trước pháp luật, góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
• Nguyên tắc thực hiện: Hoạt động công chứng phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định này, các quy định khác của pháp luật và các điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc công nhận.
• Ngôn ngữ sử dụng: Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt. Trường hợp người nước ngoài yêu cầu công chứng không biết tiếng Việt thì bắt buộc phải có người phiên dịch.
• Nghĩa vụ bảo mật: Công chứng viên và nhân viên phòng công chứng có trách nhiệm giữ bí mật tuyệt đối về thông tin người yêu cầu, nội dung công chứng và các sự việc liên quan đến hoạt động nghề nghiệp.
• Địa điểm thực hiện: Việc công chứng được thực hiện tại trụ sở phòng công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu có lý do chính đáng không thể đến trụ sở.
• Quản lý Nhà nước: Bộ Tư pháp thực hiện quản lý thống nhất về tổ chức và hoạt động công chứng trong cả nước. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm quản lý tại địa phương, với sự tham mưu trực tiếp của Giám đốc Sở Tư pháp.

Tổ chức và tiêu chuẩn của Công chứng viên

• Phòng công chứng Nhà nước: Là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, có tư cách pháp nhân, tài khoản riêng tại Ngân hàng và có con dấu mang hình Quốc huy. Việc thành lập phòng công chứng, bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Trưởng phòng và Công chứng viên do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định sau khi thống nhất với Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
• Tiêu chuẩn bổ nhiệm Công chứng viên: Phải là công dân Việt Nam; có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt; tốt nghiệp đại học pháp lý; có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên và đã được huấn luyện nghiệp vụ công chứng. Công chứng viên được cấp và sử dụng thẻ công chứng viên khi thi hành nhiệm vụ.

Nhiệm vụ, quyền hạn và các trường hợp cấm của Công chứng viên

• Nhiệm vụ: Tiếp nhận, kiểm tra, xác minh giấy tờ; soạn thảo hoặc hướng dẫn soạn thảo văn bản theo yêu cầu; trực tiếp ký văn bản, đóng dấu và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật; ghi sổ công chứng, lưu trữ hồ sơ và giải thích pháp luật cho đương sự.
• Quyền hạn: Yêu cầu đương sự cung cấp đầy đủ giấy tờ; yêu cầu các cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp tài liệu phục vụ việc công chứng; trưng cầu giám định hoặc tư vấn chuyên môn khi cần thiết; từ chối thực hiện công chứng trong các trường hợp trái pháp luật.
• Các trường hợp không được công chứng: Việc không thuộc phạm vi công chứng; yêu cầu trái pháp luật; việc liên quan trực tiếp đến bản thân công chứng viên hoặc người thân thích (vợ, chồng, cha mẹ, con cái, anh chị em ruột, ông bà, cháu nội ngoại, kể cả bên vợ/chồng hoặc con nuôi, cha mẹ nuôi); trường hợp đương sự không xuất trình đủ giấy tờ hợp lệ.

Thẩm quyền công chứng của các cơ quan khác

• Cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài: Thực hiện công chứng các yêu cầu của công dân và tổ chức Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của Pháp lệnh Lãnh sự. Văn bản công chứng tại đây có giá trị pháp lý như văn bản công chứng trong nước.
• Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã: Tại những nơi chưa thành lập Phòng công chứng Nhà nước, Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chứng nhận hợp đồng dân sự, giấy ủy quyền, di chúc và bản sao giấy tờ bằng tiếng Việt. Công việc này được giao cho một thành viên có kiến thức pháp luật và được huấn luyện nghiệp vụ thực hiện, có sự hỗ trợ chuyên môn từ cơ quan tư pháp cùng cấp.

Thủ tục công chứng đối với các loại việc cụ thể

• Chứng nhận hợp đồng: Áp dụng cho hợp đồng dân sự, kinh tế và các hợp đồng khác. Hợp đồng chuyển giao bất động sản phải được công chứng tại Phòng công chứng nơi có bất động sản đó và phải thực hiện trước khi sang tên trước bạ. Đương sự phải xuất trình giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản.
• Chứng nhận giấy ủy quyền: Người ủy quyền phải trực tiếp thực hiện, không thông qua người đại diện. Giấy ủy quyền phải nêu rõ thông tin các bên, nội dung và thời hạn. Việc chấm dứt ủy quyền trước hạn hoặc ủy quyền lại cũng phải được công chứng.
• Chứng nhận di chúc: Công chứng viên trực tiếp chứng nhận di chúc theo yêu cầu của chính công dân, không chấp nhận người đại diện. Việc thay đổi, hủy bỏ di chúc cũng phải được công chứng.
• Khước từ hoặc nhường quyền hưởng di sản: Thực hiện trên cơ sở đơn yêu cầu và các giấy tờ chứng minh người để lại di sản đã chết, quan hệ thừa kế của đương sự theo quy định pháp luật.
• Phân chia di sản thừa kế: Chứng nhận văn bản thỏa thuận phân chia di sản dựa trên giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của người chết, địa điểm mở thừa kế và danh sách người thừa kế hợp pháp.
• Tài sản chung, riêng của vợ chồng: Chứng nhận việc phân chia tài sản chung thành tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân dựa trên đơn thuận tình của cả hai vợ chồng; hoặc chứng nhận tài sản riêng có trước thời kỳ hôn nhân, tài sản được thừa kế/tặng cho riêng dựa trên đơn của người sở hữu.
• Kháng nghị hàng hải: Tiếp nhận bản kháng nghị của thuyền trưởng về các sự kiện xảy ra trên biển hoặc tại cảng; kiểm tra nhật ký tàu, lấy lời khai nhân chứng và chứng nhận việc trình kháng nghị.
• Dịch thuật và chứng nhận bản sao: Chứng nhận chữ ký của người dịch (người dịch phải có trình độ ngoại ngữ phù hợp và tự chịu trách nhiệm về bản dịch). Chứng nhận bản sao từ bản chính (không chứng nhận bản sao có nội dung trái pháp luật, bản án/quyết định của Tòa án, văn bản quy phạm pháp luật, các loại thẻ do cơ quan nhà nước cấp hoặc giấy tờ cấm sao lục).
• Nhận giữ giấy tờ, tài liệu: Tiếp nhận lưu trữ các giấy tờ không bị Nhà nước cấm lưu hành; lập giấy nhận giữ thành hai bản (giao cho khách hàng một bản, lưu một bản) và trả lại khi hết hạn hoặc khi có yêu cầu.

Khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm

• Giải quyết khiếu nại, tố cáo: Đương sự có quyền khiếu nại về việc từ chối công chứng hoặc nội dung công chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Nếu không đồng ý với quyết định giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đương sự có quyền khiếu nại lên Bộ Tư pháp. Công dân và tổ chức có quyền tố cáo hành vi công chứng trái pháp luật.
• Khen thưởng và kỷ luật: Công chứng viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được khen thưởng theo quy định. Người có hành vi vi phạm pháp luật trong khi thi hành công vụ sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.

Hiệu lực thi hành

Nghị định 45-HĐBT có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành năm 1991. Các quy định trước đây trái với Nghị định này đều bị bãi bỏ. Bộ trưởng Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm hướng dẫn thi hành; các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan thuộc Hội đồng Bộ trưởng và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.