Nghị định 56-CP được ban hành năm 1966 bởi Hội đồng Chính phủ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, xí nghiệp và tổ chức xã hội nhằm thiết lập một cơ chế quản lý thống nhất, chặt chẽ đối với công cụ xác nhận pháp lý của các tổ chức.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với toàn bộ hệ thống cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước, các chính đảng, đoàn thể nhân dân thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các hợp tác xã và các tổ chức xã hội được thành lập hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam.

Quy định về hình thể, nội dung và đối tượng được sử dụng con dấu

• Con dấu có hình Quốc huy: Được quy định sử dụng cho các cơ quan quyền lực nhà nước và hành chính cao nhất bao gồm Chủ tịch nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Tòa án nhân dân các cấp, Viện Kiểm sát nhân dân các cấp, Hội đồng Chính phủ, Phủ Thủ tướng, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ và Ủy ban hành chính các cấp.
• Thẩm quyền quy định chi tiết: Bộ Công an chịu trách nhiệm quy định cụ thể về hình thể, khuôn khổ và nội dung con dấu có hình Quốc huy, cũng như con dấu của các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức xã hội khác thuộc diện được sử dụng con dấu.
• Các tổ chức được phép sử dụng con dấu riêng:
  • Các cơ quan chuyên môn từ cấp huyện trở lên được tổ chức thành đơn vị công tác riêng, được giao quyền nhân danh mình để quản lý, chỉ đạo công tác và giao dịch trực tiếp để giải quyết công việc.
  • Các tổ chức, đơn vị trực thuộc các cơ quan trên có nhiệm vụ giao dịch thường xuyên với bên ngoài (như trường học, bệnh viện, ban chống bão lụt, trạm trại thí nghiệm...) hoặc các đơn vị làm nhiệm vụ kiểm soát được ủy quyền chứng nhận, lập biên bản, thu tiền phát biên lai (như đồn trạm công an, thuế vụ, hải quan...).
  • Các cơ sở sản xuất, kinh doanh thuộc sở hữu Nhà nước.
  • Các tổ chức xã hội được thành lập chính thức theo quy định của pháp luật.
• Đối với chính đảng và đoàn thể: Các chính đảng và đoàn thể nhân dân thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tự quy định hình thể, khuôn khổ, nội dung con dấu trong hệ thống tổ chức của mình sau khi có sự thỏa thuận thống nhất với Bộ Công an.

Phân cấp thẩm quyền quản lý con dấu

Việc quản lý con dấu bao gồm các khâu cho phép sử dụng, kiểm tra và thu hồi được phân cấp cụ thể như sau:

• Thủ trưởng các Bộ, cơ quan trung ương và Ủy ban hành chính khu tự trị: Chịu trách nhiệm quản lý con dấu của chính cơ quan mình và của tất cả các cơ quan, tổ chức, đơn vị công tác, cơ sở sản xuất, kinh doanh trực thuộc quyền quản lý trực tiếp của mình.
• Ủy ban hành chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: Quản lý con dấu của cơ quan mình, của Ủy ban hành chính cấp dưới (huyện, thị xã, khu phố, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn), các cơ quan chuyên môn xung quanh tỉnh/huyện và các đơn vị, cơ sở sản xuất kinh doanh trực thuộc địa phương quản lý.
• Ủy ban hành chính huyện, thị xã, khu phố, thành phố thuộc tỉnh: Quản lý con dấu của các cơ sở sản xuất, kinh doanh nhà nước trực thuộc, các hợp tác xã và các tổ chức văn hóa, xã hội của nhân dân hoạt động trong phạm vi địa phương.

Nguyên tắc đăng ký, sử dụng và bảo quản con dấu

• Đăng ký lưu chiểu bắt buộc: Tất cả các con dấu của các cơ quan, xí nghiệp, chính đảng, đoàn thể, hợp tác xã và tổ chức xã hội đều phải thực hiện đăng ký lưu chiểu tại cơ quan công an trước khi đưa vào sử dụng chính thức theo hướng dẫn của Bộ Công an.
• Nguyên tắc sử dụng duy nhất: Mỗi cơ quan, đơn vị chỉ được phép sử dụng một con dấu duy nhất. Trường hợp đặc biệt cần sử dụng thêm con dấu phụ phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý trực tiếp cho phép.
• Quy trình đóng dấu: Chỉ được phép đóng dấu lên các văn bản, công văn, giấy tờ sau khi đã có chữ ký chính thức của cán bộ có thẩm quyền ký ban hành.
• Trách nhiệm bảo quản: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải giao con dấu cho một cán bộ có đủ phẩm chất tin cậy, có tinh thần trách nhiệm cao trực tiếp cất giữ và thực hiện việc đóng dấu theo đúng quy định.
• Quản lý hoạt động khắc dấu: Việc khắc các loại con dấu phải tuân thủ sự quản lý và quy định cụ thể do Bộ Công an ban hành.

Chế tài xử lý vi phạm và hiệu lực thi hành

• Biện pháp xử lý vi phạm: Mọi hành vi làm dấu giả, sử dụng dấu giả, lấy cắp con dấu hoặc lạm dụng con dấu để trục lợi, vi phạm pháp luật đều bị xử lý nghiêm khắc theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Hiệu lực thi hành: Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 09 năm 1966 đối với tất cả các cơ quan hành chính, sự nghiệp của Nhà nước từ cấp huyện trở lên. Đối với các loại con dấu khác, Bộ Công an sẽ quy định lộ trình thực hiện phù hợp với tình hình thực tế.
• Bãi bỏ quy định cũ: Tất cả các văn bản quy định về quản lý và sử dụng con dấu được ban hành trước ngày Nghị định này có hiệu lực đều bị bãi bỏ.