Nghị định 82-CP được ban hành năm 1994 bởi Chính phủ (do Phó Thủ tướng Phan Văn Khải ký) nhằm ban hành Quy chế Đặt và hoạt động của Văn phòng đại diện tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam. Đây là văn bản pháp lý quan trọng thiết lập khuôn khổ quản lý nhà nước, quy định chi tiết về điều kiện, trình tự thủ tục cấp phép, đăng ký hoạt động, quyền hạn, nghĩa vụ cũng như các chế tài xử lý vi phạm đối với các văn phòng đại diện thương mại và kinh tế nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế ban hành kèm theo Nghị định này áp dụng đối với tất cả các tổ chức kinh tế nước ngoài có nhu cầu thiết lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Tuy nhiên, quy chế này loại trừ không áp dụng đối với hai đối tượng: các Văn phòng đại diện phi kinh tế của nước ngoài được thành lập theo các Điều ước Quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia; và các chi nhánh hoặc đại lý của tổ chức kinh tế nước ngoài được Thủ tướng Chính phủ cho phép thành lập và quản lý theo quy chế riêng.

Thủ tục cấp phép và đăng ký hoạt động

• Hồ sơ xin cấp phép: Tổ chức kinh tế nước ngoài phải gửi đơn tới Bộ Thương mại theo mẫu thống nhất (gồm 1 bản tiếng Việt và 1 bản bằng tiếng nước ngoài thông dụng). Hồ sơ kèm theo bắt buộc phải có Điều lệ hoặc tài liệu chứng minh tư cách pháp lý hoạt động hợp pháp của tổ chức, cùng Giấy chứng nhận của Ngân hàng hoặc cơ quan pháp lý nước ngoài có thẩm quyền xác nhận số vốn pháp định của tổ chức đó.
• Thời hạn giải quyết và thời hạn giấy phép: Trong vòng tối đa 30 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Thương mại phải trả lời kết quả cấp hoặc không cấp giấy phép. Giấy phép đặt Văn phòng đại diện có thời hạn hiệu lực là 3 năm kể từ ngày cấp và có thể được gia hạn từng 3 năm một theo đề nghị của tổ chức kinh tế nước ngoài.
• Thủ tục đăng ký hoạt động: Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép (và trong vòng 15 ngày kể từ ngày được gia hạn), tổ chức kinh tế nước ngoài phải hoàn tất thủ tục đăng ký hoạt động với Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở. Sau khi cấp giấy đăng ký, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải gửi một bản sao về Bộ Thương mại để theo dõi, kiểm tra.

Quy định về thay đổi thông tin và chấm dứt hoạt động

• Thay đổi nội dung hoạt động: Khi có nhu cầu thay đổi tên gọi, trụ sở chính, dịch chuyển trụ sở chi nhánh giữa các tỉnh, bổ sung phạm vi hoạt động hoặc gia hạn giấy phép, tổ chức phải báo cáo xin phép Bộ Thương mại và chỉ được thực hiện khi có văn bản chấp thuận (thời hạn giải quyết của Bộ Thương mại là 15 ngày). Đối với việc thay đổi Trưởng đại diện hoặc nhân viên, tổ chức phải báo cáo và được sự chấp thuận bằng văn bản của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở trong thời hạn 15 ngày.
• Các trường hợp chấm dứt hoạt động: Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động khi hết thời hạn ghi trong giấy phép; theo đề nghị tự nguyện của tổ chức kinh tế nước ngoài; hoặc bị Bộ Thương mại thu hồi giấy phép do vi phạm quy chế. Bộ Thương mại sẽ thông báo bằng văn bản trước 30 ngày cho tổ chức và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh liên quan.
• Nghĩa vụ khi chấm dứt hoạt động: Trong vòng tối đa 60 ngày kể từ ngày có thông báo chấm dứt hoạt động, Văn phòng đại diện phải hoàn thành việc trả lại trụ sở, nhà ở, phương tiện làm việc đã thuê và thanh toán dứt điểm mọi khoản nợ nần với các tổ chức, cá nhân liên quan tại Việt Nam.

Quyền hạn và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

• Lệ phí và phạm vi hoạt động: Tổ chức kinh tế nước ngoài phải nộp lệ phí cấp, gia hạn hoặc bổ sung giấy phép theo quy định của Bộ Tài chính. Văn phòng đại diện chỉ được phép hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn đã được ghi nhận trong giấy phép và giấy đăng ký hoạt động.
• Tuyển dụng lao động và thuê tài sản: Văn phòng đại diện được quyền thuê trụ sở, nhà ở, phương tiện phục vụ công tác và sinh hoạt; được tuyển dụng công dân Việt Nam vào làm việc nhưng phải tạo điều kiện cho nhân viên chấp hành đúng pháp luật Việt Nam về nộp thuế thu nhập cá nhân và mua các loại bảo hiểm bắt buộc.
• Giao dịch tài chính và nhập khẩu: Được phép mở một tài khoản chuyên chi (bằng ngoại tệ hoặc bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ) tại Ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để trang trải các chi phí hoạt động. Văn phòng được nhập khẩu các vật dụng cần thiết cho nhu cầu công tác, sinh hoạt nhưng phải nộp thuế nhập khẩu theo quy định pháp luật hiện hành.
• Chế độ báo cáo và địa vị pháp lý: Phải thực hiện báo cáo định kỳ bằng văn bản gửi Bộ Thương mại và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về tình hình hoạt động; có trách nhiệm giải trình, cung cấp tài liệu khi cơ quan chức năng yêu cầu. Văn phòng đại diện kinh tế không được hưởng các quy chế ưu đãi, miễn trừ ngoại giao hoặc lãnh sự; có nghĩa vụ tuân thủ tuyệt đối pháp luật Việt Nam và được Nhà nước Việt Nam bảo hộ các quyền lợi chính đáng.

Chế tài xử lý vi phạm hành chính

Nghị định quy định các mức phạt tiền cụ thể bằng USD và các biện pháp chế tài nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm quy chế hoạt động:

• Hoạt động không phép: Tổ chức nước ngoài hoạt động như một văn phòng đại diện khi chưa được Bộ Thương mại cấp phép sẽ bị buộc chấm dứt hoạt động và bị phạt tiền 50.000 USD; trường hợp nghiêm trọng sẽ bị truy tố theo pháp luật.
• Vi phạm về đăng ký và thời hạn: Không đăng ký hoạt động đúng hạn bị phạt cảnh cáo và phạt tiền 2.000 USD (tái phạm phạt gấp đôi). Hoạt động khi giấy phép và giấy đăng ký đã hết hạn bị buộc chấm dứt hoạt động và phạt tiền 20.000 USD.
• Tự ý thay đổi thông tin chưa được phép: Tự ý thay đổi tên, trụ sở chính, chi nhánh hoặc tự ý thay đổi Trưởng đại diện, nhân viên khi chưa được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận đều bị phạt cảnh cáo và phạt tiền 2.000 USD (tái phạm phạt gấp đôi).
• Vi phạm về tuyển dụng, thuê nhà và tài khoản: Thuê nhà hoặc tuyển dụng nhân viên trái quy định pháp luật bị phạt cảnh cáo và phạt tiền 5.000 USD. Mở và sử dụng tài khoản ngân hàng trái quy định bị phạt cảnh cáo và phạt tiền 5.000 USD.
• Ký kết hợp đồng sai thẩm quyền: Trưởng đại diện hoặc nhân viên ký kết hợp đồng không đúng thẩm quyền bị phạt cảnh cáo và phạt tiền 5.000 USD; đồng thời các hợp đồng này không có giá trị pháp lý để thực hiện.
• Hoạt động vượt quá phạm vi cho phép: Hoạt động ngoài phạm vi ghi trong giấy phép bị đình chỉ hoạt động có thời hạn, phạt tiền 10.000 USD và truy thu các loại thuế; nếu tái phạm sẽ bị buộc chấm dứt hoạt động và phạt tiền gấp đôi.
• Cản trở kiểm tra: Không chấp hành hoặc cản trở việc thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền bị phạt cảnh cáo và phạt tiền 5.000 USD.

Phân cấp quản lý nhà nước đối với Văn phòng đại diện

• Bộ Thương mại: Là cơ quan đầu mối chịu trách nhiệm thống nhất quản lý hành chính nhà nước đối với mọi hoạt động của các Văn phòng đại diện tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam; chủ trì phối hợp với các Bộ, ngành và địa phương tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất; ra quyết định xử lý vi phạm ở mức đình chỉ, chấm dứt hoạt động và phạt tiền từ 10.000 USD trở lên.
• Các Bộ, ngành chuyên môn: Có trách nhiệm đề xuất, phối hợp kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất các hoạt động của Văn phòng đại diện thuộc lĩnh vực, chuyên ngành mình phụ trách và kiến nghị biện pháp xử lý vi phạm lên Bộ Thương mại hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Chịu trách nhiệm quản lý hành chính, kiểm tra và giám sát hoạt động của các Văn phòng đại diện trên địa bàn lãnh thổ; có thẩm quyền ra quyết định xử lý vi phạm đối với các hành vi có mức phạt dưới mức quyết định của Bộ Thương mại (dưới 10.000 USD).

Hiệu lực thi hành

Nghị định 82-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Nghị định này thay thế hoàn toàn cho Nghị định số 382-HĐBT ngày 05 tháng 11 năm 1990 của Hội đồng Bộ trưởng. Quy chế ban hành kèm theo Nghị định này cũng thay thế cho Quy chế cũ; mọi quy định trước đây của Chính phủ, các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân địa phương trái với Quy chế này đều bị bãi bỏ. Bộ trưởng Bộ Thương mại, các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và thi hành Nghị định này.