Văn bản pháp luật

Mục lục

Nghị định số 90-VP/NGĐ ban hành năm 1959 do Tổng giám đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam Lê Viết Lượng ký ban hành, quy định về chế độ Kho phát hành mới nhằm bảo đảm chính sách thống nhất phát hành, thu hồi và tổ chức điều hòa lưu thông tiền tệ trong toàn quốc.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Chế độ này áp dụng thống nhất đối với toàn bộ hệ thống kho phát hành của Ngân hàng Quốc gia Việt Nam từ trung ương đến địa phương. Các đối tượng chịu trách nhiệm thi hành bao gồm: Chủ nhiệm Tổng kho phát hành, Chánh văn phòng, Giám đốc các Vụ, Cục, Sở, Trưởng chi nhánh và Chi điếm Ngân hàng Quốc gia Việt Nam, cùng toàn thể cán bộ thủ kho, kế toán và các bộ phận nghiệp vụ liên quan.

1. Hệ thống tổ chức và tính chất của Kho phát hành

Tính chất của quỹ: Tiền để trong Kho phát hành các cấp (Phân kho, Chi kho) và Kho bảo quản là quỹ dự trữ đặc biệt của Nhà nước, chỉ được sử dụng theo đúng các quy định của chế độ phát hành.
Hệ thống tổ chức 3 cấp:
- Tại Ngân hàng trung ương: Thiết lập Tổng kho phát hành. Bên cạnh Tổng kho đặt một kho phát hành đặc biệt để giao dịch điều chuyển vốn với các Phân kho tỉnh, gọi là Chi kho trung ương.
- Tại các Ngân hàng tỉnh, thành phố, khu tự trị: Thiết lập Phân kho phát hành.
- Tại các Ngân hàng huyện: Thiết lập Chi kho phát hành. Những nơi chưa đủ điều kiện tổ chức Chi kho thì thành lập Kho bảo quản.
Thẩm quyền thành lập và định mức kho: Việc thành lập hoặc giải tán các kho phát hành, kho bảo quản do Tổng giám đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam quyết định bằng Nghị định. Mức tiền tối đa mỗi kho được phép lưu giữ do Chủ nhiệm Tổng kho quy định.

2. Các nguyên tắc quản lý và vận hành kho căn bản

Vốn điều chuyển: Kho phát hành giữ một số tiền nhất định làm vốn điều chuyển giữa các cấp kho theo quy định của Tổng giám đốc. Về nguyên tắc, tổng số tiền trong hệ thống kho phát hành là không thay đổi (có nhập nơi này mới xuất nơi khác), chỉ tăng hoặc giảm khi có hiện tượng bội thu (thu hồi) hoặc bội chi (phát hành) tiền mặt thực tế, và phải khớp đúng với sổ sách kế toán.
Ủy quyền điều chuyển địa phương: Để sát nhu cầu thực tế và bảo đảm an ninh, Tổng kho có thể ủy nhiệm cho Phân kho quyền tổ chức điều chuyển tiền mặt giữa các Chi kho và Kho bảo quản trong phạm vi địa phương mình quản lý mà không cần đợi lệnh từ Tổng kho.
Nguyên tắc xuất nhập kho: Việc xuất kho giao dịch với quỹ nghiệp vụ ngân hàng phải do Tổng kho ra lệnh. Phân kho chỉ được ra lệnh xuất trong phạm vi số tiền được Tổng kho phân phối, không được tự ý xuất quá hạn mức nếu không có kế hoạch bổ sung được duyệt.
Tiêu chuẩn tiền gửi kho: Tiền để trong kho phải là tiền ngân hàng đã được chọn lọc, đếm cẩn thận và phân loại rõ ràng (tiền lành, tiền rách nát, tiền mới chưa dùng, tiền mới in tạm gửi). Tuyệt đối không được nhập bất kỳ loại tiền nào khác ngoài tiền do Ngân hàng Quốc gia phát hành.
Bảo mật và an toàn tài sản: Tiền trong kho là tài sản Nhà nước. Các cấp ngân hàng, chủ nhiệm kho và thủ kho phải bảo vệ an toàn tuyệt đối, phòng chống thiên tai, hỏa hoạn, trộm cướp, ẩm ướt, mối mọt và các hành vi phá hoại.
Thẩm quyền ra lệnh xuất kho: Tuyệt đối không một cá nhân hay cấp bộ nào, ngoài Chủ nhiệm kho cấp trên trực tiếp, có thẩm quyền ra lệnh xuất kho, kể cả trong trường hợp khẩn cấp.
Quy định làm tròn: Mọi giao dịch xuất nhập kho phát hành chỉ được thực hiện với số tiền tròn, chẵn đến đơn vị thấp nhất là một ngàn đồng (1.000đ), không chấp nhận số lẻ dưới mức này.
Kế toán và kiểm kê: Công việc kế toán kho phát hành tại Phân kho và Chi kho được thống nhất vào bộ phận kế toán ngân hàng (riêng Trung ương do bộ phận Tổng kho phụ trách). Định kỳ hàng tháng, 3 tháng, 6 tháng và cuối năm, các kho phải lập Hội đồng kiểm tra tiền mặt, đối chiếu sổ sách và báo cáo lên kho cấp trên.

3. Nhiệm vụ cụ thể của các cấp quản lý và thủ kho

Tổng kho: Lập và duyệt kế hoạch xuất nhập kho; quản lý, kiểm tra việc xuất nhập của toàn hệ thống; điều động tiền giữa các Phân kho; bảo quản tiền, kim khí quý, tem, séc đặc biệt; giữ sổ sách kế toán tổng hợp.
Phân kho: Thực hiện điều chuyển vốn theo lệnh của Tổng kho; ra lệnh xuất nhập kho cho cấp dưới theo kế hoạch tuần kỳ; kiểm tra các kho cấp dưới; bảo quản tài sản và làm báo cáo tổng hợp gửi Tổng kho.
Chi kho: Thực hiện xuất nhập kho theo lệnh của Phân kho; bảo quản an toàn tiền mặt, kim khí quý, tem, séc; ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo lên Phân kho.
Kho bảo quản: Thực hiện nhiệm vụ như Chi kho nhưng không làm kế toán trực tiếp, chỉ ghi sổ xuất nhập và gửi chứng từ về kho được chỉ định phụ trách để hạch toán.
Nhân sự quản lý: Tổng giám đốc quản lý toàn quốc và có thể ủy nhiệm Phó Tổng giám đốc làm Chủ nhiệm Tổng kho. Trưởng/Phó chi nhánh tỉnh kiêm Chủ nhiệm Phân kho. Trưởng/Phó chi điếm huyện kiêm Chủ nhiệm Chi kho hoặc Kho bảo quản. Mỗi kho có một thủ kho chịu trách nhiệm trực tiếp về hiện vật, thực hiện xuất nhập theo phiếu và nghiên cứu nhu cầu tiền tệ địa phương.

4. Thủ tục điều chuyển tiền giữa các kho

Lệnh điều chuyển: Mọi khoản điều chuyển (tiền lành hay tiền nát) phải có lệnh bằng văn bản của Tổng kho (hoặc Phân kho đối với cấp huyện), có chữ ký của Chủ nhiệm và đóng dấu chuyên dùng của Kho phát hành.
Trách nhiệm vận chuyển, áp tải:
- Điều chuyển theo nhu cầu địa phương: Ngân hàng nhận tiền chịu trách nhiệm vận chuyển và áp tải.
- Điều chuyển giải quyết số tiền vượt định mức: Kho xuất tiền chịu trách nhiệm vận chuyển và áp tải.
- Điều chuyển tiền rách nát: Kho có tiền nát tự chịu trách nhiệm vận chuyển và áp tải.
Thủ tục giao nhận: Phải lập biên bản rõ ràng. Người nhận tiền phải có giấy ủy nhiệm hợp lệ (ghi rõ thông tin cá nhân, số chứng minh thư, có chữ ký chủ nhiệm và đóng dấu mật). Giao nhận giữa quỹ và kho không cần đếm lại từng tờ đối với các bó nguyên niêm phong 1.000 tờ (chỉ đếm thếp), nhưng người kiểm ngân ban đầu vẫn phải chịu trách nhiệm nếu thiếu tờ bên trong. Giao nhận giữa các kho với nhau hoặc với Tổng kho bắt buộc phải lập Hội đồng đếm lại từng tờ.
Chi phí vận chuyển: Do Ngân hàng tỉnh dự trù, trình Ngân hàng trung ương duyệt và thực hiện thanh toán.

5. Thủ tục phát hành, thu hồi và đổi tiền

Định nghĩa: Phát hành là xuất kho nhập quỹ; thu hồi là xuất quỹ nhập kho. Công việc này thực hiện 1 lần mỗi ngày hoặc 2, 3 ngày một lần nhằm giảm thiểu tần suất xuất kho và bảo quản tiền tốt hơn.
Căn cứ thực hiện: Dựa trên kế hoạch tiền mặt 10 ngày đã được phê duyệt. Tổng kho ra thông tri xuất kho cho Phân kho, Phân kho phân bổ tiếp cho Chi kho. Hết thời hạn tuần kỳ quy định, nếu không xuất hết tiền theo thông tri, các kho không được phép xuất tiếp mà phải báo cáo hoàn trả số dư lên cấp trên.
Đổi tiền: Quỹ nghiệp vụ được phép đổi tiền với Kho phát hành (đổi loại tiền này lấy loại tiền khác hoặc đổi tiền rách lấy tiền lành) sau khi đã được chọn lọc và đếm lại theo đúng quy trình kế toán.

6. Thủ tục xử lý tiền thừa, thiếu khi xuất nhập kho

Nguyên tắc trách nhiệm: Kho nào để xảy ra thừa hoặc thiếu tiền mặt khi nhập kho thì kho đó phải chịu trách nhiệm hoàn toàn.
Xử lý thiếu tiền: Ngân hàng nhận tiền tạm thời xuất quỹ cho vay đủ số để nhập kho, ghi nợ vào tài khoản cá nhân của người chịu trách nhiệm bó bạc bị thiếu, đồng thời tiến hành điều tra. Ngân hàng giao tiền khi nhận được hồ sơ đòi nợ phải thanh toán ngay và xử lý kỷ luật kiểm ngân đếm thiếu.
Xử lý thừa tiền: Lập thủ tục cho nhập quỹ và chuyển trả lại cho Ngân hàng giao (không giao tiền mặt cho người chứng kiến mang về). Nếu số thừa lẻ tẻ dưới một đồng (1đ00) thì ghi biên bản và cho nhập quỹ luôn tại ngân hàng nhận.
Quy trình lập biên bản: Khi phát hiện thừa thiếu trong điều chuyển liên ngân hàng, phải lập biên bản thành 4 bản (giao người chứng kiến, gửi kho ra lệnh, giao bộ phận kế toán địa phương và lưu bộ phận thu phát) kèm theo niêm phong có tên người đếm để làm căn cứ xử lý.

7. Thủ tục tập trung và tiêu hủy tiền rách nát

Phân loại và chặt góc: Các quỹ ngân hàng thu tiền có trách nhiệm lọc tiền rách nát theo tiêu chuẩn của Trung ương. Hội đồng nội bộ tại chi nhánh/chi điếm sẽ kiểm soát, nếu đúng tiêu chuẩn thì tiến hành chặt góc trước khi nhập kho phát hành.
Điều chuyển tiền nát: Thực hiện theo lệnh điều chuyển của kho cấp trên. Các kho cấp dưới tuyệt đối không tự ý nộp tiền nát khi chưa có lệnh. Thủ kho phát hành có trách nhiệm kiểm tra lại tiêu chuẩn trước khi nhận nhập kho.
Quy trình tiêu hủy: Bộ phận tổng kho lập bảng kê trình Tổng giám đốc duyệt. Sau khi có phê duyệt, Tổng kho ra lệnh xuất kho giao tiền cho Hội đồng tiêu hủy. Việc tiêu hủy được thực hiện dần dưới sự giám sát của Hội đồng chứng kiến, mỗi lần tiêu hủy phải lập biên bản và cuối đợt phải có biên bản tổng hợp trình Chủ nhiệm tổng kho duyệt để làm chứng từ kế toán.

Hiệu lực thi hành và kỷ luật

Chế độ Kho phát hành mới này có hiệu lực thi hành kể từ ngày Tổng giám đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam ký Nghị định ban hành. Tất cả các quy định trước đây trái với chế độ này đều bãi bỏ. Các Phân kho, Chi kho và Kho bảo quản có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh; mọi trường hợp vi phạm sẽ bị xem xét phê bình, cảnh cáo hoặc thi hành kỷ luật thích đáng tùy theo mức độ sai phạm.

NGÂN HÀNG QUỐC GIA ******	VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 90-VP/NGĐ	Hà Nội, ngày 05 tháng 08 năm 1959

NGHỊ ĐỊNH

BAN HÀNH CHẾ ĐỘ KHO PHÁT HÀNH MỚI

TỔNG GIÁM ĐỐC NGÂN HÀNG QUỐC GIA VIỆT NAM

Căn cứ Sắc lệnh số 15-SL ngày 6/5/1951 thiết lập Ngân hàng Quốc gia Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 94-TTG ngày 27-5-1951 của Thủ tướng Chính phủ ấn định chi tiết tổ chức Ngân hàng Quốc gia Việt Nam;
Xét theo nhu cầu công tác;

NGHỊ ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành chế độ Kho phát hành mới kèm theo Nghị định này.

Điều 2. Các quy định về Kho phát hành đã ban hành trước và trái với chế độ mới này đều bãi bỏ.

Điều 3. Các ông Chủ nhiệm Tổng kho phát hành, Chánh văn phòng, Giám đốc các Vụ, Cục, Sở, Trưởng chi nhánh và Chi điếm Ngân hàng Quốc gia Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

TỔNG GIÁM ĐỐC NGÂN HÀNG QUỐC GIA VIỆT NAM

Lê Viết Lượng

CHẾ ĐỘ

KHO PHÁT HÀNH

Chương 1:

MỤC ĐÍCH VÀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC KHO PHÁT HÀNH

Mục I. Tính chất và nhiệm vụ

Điều 1. Để đảm bảo chính sách thống nhất phát hành, thu hồi và tổ chức điều hòa lưu thông tiền tệ trong toàn quốc, đảm bảo nhu cầu tiền mặt cho quỹ ngân hàng các cấp, Ngân hàng Quốc gia Việt Nam Trung ương tổ chức một hệ thống kho gọi là Kho phát hành.

Điều 2. Tiền để trong Kho phát hành các cấp Phân kho, Chi kho và Kho bảo quản là một thứ quỹ dự trữ đặc biệt thuộc quyền quản lý của Tổng kho, các Kho phát hành cấp dưới chỉ làm công việc xuất nhập tiền mặt theo lệnh của Tổng kho hoặc của Phân kho nếu được ủy nhiệm của Tổng kho.

Kho phát hành chỉ làm công việc xuất nhập tiền mặt với quỹ ngân hàng cấp tương đương, không làm công việc giao dịch tiền tệ trực tiếp với nhân dân hay tổ chức kinh tế.

Mục II. Hệ thống tổ chức

Điều 3. Tại các Chi nhánh Ngân hàng tỉnh, thành phố, khu tự trị và Chi điếm Ngân hàng huyện đều có thể thành lập Kho phát hành . Căn cứ tình hình hoạt động, doanh số, điều kiện và khả năng bảo quản mà các Chi nhánh Ngân hàng đề nghị với Ngân hàng trung ương cho thành lập Kho phát hành hay Kho bảo quản.

Điều 4. Kho phát hành là một bộ phận thuộc tổ chức Ngân hàng Quốc gia Việt Nam gồm 3 cấp:

- Ở Ngân hàng trung ương, có Tổng kho phát hành.

- Ở các Ngân hàng tỉnh, thành phố, khu tự trị, có Phân kho phát hành.

- Ở các Ngân hàng huyện, có Chi kho phát hành. Đối với những nơi chưa đủ điều kiện tổ chức Kho phát hành thì thành lập Kho bảo quản.

Điều 5. Tại Ngân hàng trung ương, bên cạnh Tổng kho đặt một kho phát hành đặc biệt để giao dịch với các Phân kho tỉnh, thành, khu tự trị, về phương diện điều chuyển vón, gọi là Chi kho trung ương.

Điều 6. Tùy theo nhu cầu cần thiết, mỗi Phân, Chi kho và kho bảo quản được giữ đến một mức tiền nhất định. Mức tiền tối đa mỗi kho được giữ sẽ do quyết nghị của Ông Chủ nhiệm tổng kho quy định.

Điều 7. Việc thành lập hay giải tán các kho phát hành và kho bảo quản sẽ do Nghị định của Ông Tổng giám đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam ban hành.

Chương 2:

NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CÁC CẤP KHO

Mục 1. Những nguyên tắc căn bản

Điều 8. Kho phát hành được giữ một số tiền nhất định làm vốn điều chuyển giữa các cấp kho. Số tiền này sẽ do Nghị định của Ông Tổng giám đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam quy định. Về nguyên tắc, số tiền trong kho phát hành không thay đổi, có nhập nơi này mới xuất ở nơi khác, chỉ trong trường hợp bội thu tiền mặt (thu hồi) hay bội chi tiền mặt (phát hành) thì tiền mặt trong kho phát hành mới tăng hay giảm. Việc tăng hay giảm tiền mặt trong kho phải khớp đúng với sổ sách kế toán kho phát hành và phù hợp với sổ sách kế toán ngân hàng.

Điều 9. Để được sát với nhu cầu tiền mặt địa phương, đảm bảo cung cấp tiền mặt cho quỹ ngân hàng cấp huyện và đảm bảo an ninh và việc bảo quản. Tổng kho có thể uỷ nhiệm cho các Phân kho được quyền tổ chức điều chuyển tiền mặt giữa các Chi kho và Kho bảo quản trong địa phương mình. Việc điều chuyển tiền mặt giữa kho này với kho khác thuộc Phân kho phụ trách, sẽ căn cứ vào mức tối đa mỗi kho được giữ và căn cứ nhu cầu tiền tệ của mỗi địa phương, Phân kho có quyền ra lệnh điều chuyển, không phải đợi lệnh của Tổng kho.

Điều 10. Việc xuất kho phát hành giao dịch với quỹ nghiệp vụ ngân hàng thuộc trách nhiệm của Tổng kho và do Tổng kho ra lệnh. Trường hợp được Tổng kho ủy nhiệm, các Phân kho căn cứ số tiền ghi trong mệnh lệnh để phân phối và ra lệnh cho các Chi kho và Kho bảo quản thuộc kho mình phụ trách và chỉ được ra lệnh xuất trong phạm vi số tiền ghi trong lệnh của Phân kho được xuất, không được tự động ra lệnh nếu không có mệnh lệnh của Tổng kho. Trường hợp cần xuất quá số tiền ghi trong mệnh lệnh thì phải có kế hoạch bổ sung và khi được lệnh của Tổng kho cấp cho Phân kho thì mới được xuất.

Về nhập kho, các Phân kho có trách nhiệm đôn đốc các Chi kho và Kho bảo quản chấp hành đầy đủ và vượt mức kế hoạch tiền mặt được duyệt y và coi kế hoạch đó là một nhiệm vụ mà Kho phát hành phải thu hồi.

Điều 11. Các loại tiền để trong Kho phát hành phải là tiền ngân hàng đã được chọn lọc và đếm cẩn thận, phân chia và xếp đặt riêng từng loại: tiền lành, tiền rách nát, tiền mới chưa dùng của kho mình và tiền mới in của Trung ương tạm gửi. Ngoài các loại tiền do Ngân hàng Quốc gia phát hành, nhất thiết không được nhập kho phát hành hay Kho bảo quản một loại tiền nào khác.

Điều 12. Tiền để trong Kho phát hành các cấp và Kho bảo quản là tài sản của Nhà nước, các cấp ngân hàng, thủ kho và chủ nhiệm kho có trách nhiệm bảo vệ an toàn, tránh nhầm lẫn, thiếu mất, giữ bí mật, đề phòng trộm cướp, hỏa hoạn, bão lụt và những âm mưu, hành động phá hoại, giữ gìn tờ bạc được bền và tốt, tránh ẩm ướt, mối mọt.

Điều 13. Bất cứ một cấp bộ nào, cá nhân nào, ngoài Chủ nhiệm kho cấp trên, đều tuyệt đối không có thẩm quyền ra lệnh xuất kho dù là công tác khẩn cấp.

Điều 14. Để tiện cho việc bảo quản, theo dõi và lập sổ sách, việc xuất nhập kho phát hành chỉ làm với số tiền tròn, chẵn đến ngàn đồng (1.000đ), tức là mỗi khoản xuất nhập kho đến 1.000đ là đơn vị thấp nhất, không có số lẻ dưới 1.000đ.

Điều 15. Để được đơn giản tổ chức, công việc kế toán kho phát hành ở các Phân kho hay Chi kho đều thống nhất vào bộ phận kế toán ngân hàng. Ở Ngân hàng trung ương, các công việc kế toán về nghiệp vụ phát hành do bộ phận tổng kho phát hành phụ trách.

Điều 16. Hàng tháng, 3 tháng, 6 tháng và cuối năm, các Phân, Chi kho, phải lập Hội đồng kiểm tra tiền mặt trong kho mình đối chiếu với số liệu kế toán và lập biên bản báo cáo lên kho cấp trên.

Mục II. Nhiệm vụ cụ thể các cấp kho

Điều 17. Tổng kho có nhiệm vụ:

1. Lập và xét duyệt kế hoạch xuất nhập kho, quản lý, theo dõi, kiểm tra mọi việc xuất nhập kho của các Phân, Chi kho và Kho bảo quản, điều động tiền giữa các Phân kho.

2. Giám đốc và kiểm tra mọi mặt công tác về Kho phát hành của các kho cấp dưới.

3. Bảo quản các loại tiền, các loại kim khí quý, các loại tem, séc có tính chất đặc biệt quan trọng để trong kho được an toàn phẩm chất tốt.

4. Giữ sổ sách kế toán của Tổng kho, sổ sách xuất nhập các loại kim khí quý, các loại tem, séc gửi trong kho và làm báo cáo tổng hợp.

Điều 18. Các Phân kho có nhiệm vụ:

1. Căn cứ vào lệnh điều chuyển vốn của Tổng kho, làm các việc phân phối và thủ tục xuất nhập vận chuyển tiền cho các Chi kho và Kho bảo quản.

2. Căn cứ vào thông tri xuất kho của Tổng kho và kế hoạch phát hành, thu hồi từng tuần kỳ đã được xét duyệt làm các việc xuất nhập kho và ra lệnh cho các Chi kho và Kho bảo quản thực hiện. Phân kho tuyệt đối không được ra lệnh xuất vượt quá số tiền trong lệnh Tổng kho cho phép Phân kho được xuất.

3. Kiểm tra mọi mặt công tác về Kho phát hành của các kho cấp dưới.

4. Bảo quản tiền trong kho, các loại kim khí quý, các loại tem, séc gửi trong kho được an toàn và phẩm chất tốt.

5. Giữ sổ sách kế toán của Phân kho, sổ sách xuất nhập các loại kim khí quý, các loại tem, séc gửi trong kho và làm các nghiệp vụ kho phát hành do mình phụ trách tổng hợp hoạt động của các kho cấp dưới báo cáo lên Tổng kho.

Điều 19. Các Chi kho có nhiệm vụ:

1. Căn cứ vào lệnh điều chuyển của Phân kho, làm các việc xuất nhập kho và vận chuyển tiền.

2. Căn cứ vào thông tri xuất kho của Phân kho và kế hoạch phát hành, thu hồi từng tuần kỳ đã được xét duyệt, làm các việc xuất nhập kho.

3. Bảo quản tiền trong kho, các loại kim khí quý và các loại tem, séc để trong kho được an toàn và phẩm chất tốt.

4. Giữ sổ sách kế toán của Chi kho, sổ sách xuất nhập các loại kim khí quý, và các loại tem séc, gửi trong kho và làm các nghiệp vụ kho phát hành do mình phụ trách báo cáo lên Phân kho.

Điều 20. Các Kho bảo quản có nhiệm vụ giống như một Chi kho, nhưng không phải làm kế toán kho mà chỉ giữ sổ sách xuất nhập, làm các thủ tục xuất nhập kho và gửi giấy tờ chứng từ lên Kho được chỉ định phụ trách để làm sổ sách kế toán kho.

Điều 21. Ông Tổng giám đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam quản lý kho phát hành toàn quốc và có thể ủy nhiệm ông Phó Tổng giám đốc làm Chủ nhiệm Tổng kho. Các ông Trưởng hay Phó chi nhánh Ngân hàng tỉnh, thành phố hay khu tự trị được cử kiêm nhiệm Chủ nhiệm Phân kho. Các ông Trưởng hay Phó Chi điếm Ngân hàng huyện được cử kiêm nhiệm Chủ nhiệm Chi kho hay Kho bảo quản.

Điều 22. Mỗi đơn vị kho phát hành từ Trung ương đến Kho bảo quản đều có một thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản tiền bạc, các loại kim khí quý và tất cả các tài sản vật liệu khác để trong kho, giữ gìn an toàn không thiếu mất, hư hỏng, làm công việc xuất nhập theo phiếu của Chủ nhiệm kho cấp, giữ sổ kho và giúp Chủ nhiệm kho nghiên cứu tình hình xuất nhập tiền tệ trong địa phương, nghiên cứu việc điều hòa các loại tiền, tổ chức việc xuất nhập các loại tiền nhỏ thích hợp với nhu cầu thị trường.

Chương 3:

NHỮNG THỦ TỤC VỀ KHO PHÁT HÀNH

MỤC 1. THỦ TỤC VỀ VIỆC ĐIỀU CHUYỂN TIỀN TỪ KHO NÀY SANG KHO KHÁC.

Điều 23. Để đảm bảo kế hoạch xuất nhập kho trong toàn quốc, Tổng kho có trách nhiệm điều chuyển và tổ chức điều hòa tiền giữa các Phân kho nhằm bảo đảm kế hoạch xuất nhập kho trong phạm vi mỗi tỉnh. Căn cứ ủy nhiệm của ông Chủ nhiệm Tổng kho, Phân kho tỉnh, thành, Khu tự trị có trách nhiệm điều chuyển và tổ chức điều hòa tiền giữa các Chi kho và Kho bảo quản thuộc tỉnh mình.

Điều 24. Mỗi khoản điều chuyển tiền - tiền lành hay tiền nát - phải có lệnh của Tổng kho, đối với các Chi kho và Kho bảo quản thì có lệnh của Phân kho, có chữ ký của ông Chủ nhiệm Tổng kho hay Phân kho và đóng dấu Ngân hàng Quốc gia dùng riêng cho Kho phát hành. Lệnh xuất gửi cho kho xuất; lệnh nhập gửi cho kho nhập.

Điều 25. Khi nhận được lệnh của cấp trên, các Phân, Chi kho và Kho bảo quản sẽ tùy theo từng trường hợp mà đảm nhiệm việc tổ chức áp tải, vận chuyển:

- Nếu là điều chuyển tiền về theo nhu cầu của địa phương để đảm bảo kế hoạch thì Ngân hàng nhận được lệnh nhập phải tổ chức kịp thời việc vận chuyển và phụ trách việc áp tải.

- Nếu là điều chuyển để giải quyết số tiền vượt mức được giữ, thì Kho nhận được lệnh xuất phụ trách việc tổ chức vận chuyển áp tải.

- Nếu là điều chuyển tiền rách nát thì tiền của Kho nào do kho ấy phụ trách vận chuyển, áp tải.

- Trường hợp đặc biệt, kho ra lệnh có quyền chỉ định cho một kho nào có trách nhiệm tổ chức áp tải và vận chuyển. Trường hợp này, kho nhận được lệnh nhất thiết phải thi hành.

Điều 26. Mọi việc giao nhận tiền đều phải lập biên bản. Người nhận tiền phải có giấy ủy nhiệm của Chủ nhiệm kho. Giấy ủy nhiệm phải ghi rõ tên tuổi, đặc điểm và số hiệu chứng minh thư của người được ủy nhiệm nhận tiền, có chữ ký của ông Chủ nhiệm và đóng dấu mật của Kho phát hành. Kho giao tiền phải kiểm soát cẩn thận chữ ký và các đặc điểm trong giấy tờ, nhất là con dấu. Có chỗ nào xét thấy không rõ thì phải hỏi lại trước khi giao tiền. Kho nào không xem xét giấy tờ mà vẫn giao tiền, nếu xảy ra mất mát tiền bạc thì phải chịu trách nhiệm.

Điều 27. Việc giao nhận tiền từ quỹ sang kho hay từ kho sang quỹ không phải đếm lại tờ, chỉ đếm từng thếp trong mỗi bó nguyên niêm 1.000 tờ, những bó lẻ thì phải đếm lại từng tờ, phải kiểm soát niêm phong và ký nhận vào phiếu xuất nhập. Trường hợp không đếm lại tờ của các bó nguyên thì người kiểm ngân đem bó bạc ấy vẫn chịu trách nhiệm thừa hay thiếu tờ trong bó bạc mình đếm.

Điều 28. Việc giao nhận tiền từ Chi kho này sang Chi kho khác, từ Phân kho này sang Phân kho khác hay từ các Phân, Chi kho về Tổng kho và ngược lại, thì kho nhận tiền phải lập Hội đồng đếm lại tờ của kho giao. Nếu xảy ra thừa thiếu, sẽ giải quyết giữa 2 Chi nhánh với nhau theo như quy định ở điều 34 trong chế độ này. Trường hợp cần thiết, kho giao tiền có quyền cử người đến chứng kiến việc đếm lại, nhưng phải cùng đến trong khi vận chuyển để tránh làm cho kho nhận tiền phải chờ đợi lỡ việc.

Điều 29. Tất cả các chi phí về điều chuyển vốn kho đều do Ngân hàng tỉnh dự trù xin với Ngân hàng trung ương xét duyệt và phụ trách thanh toán.

MỤC II. THỦ TỤC VỀ VIỆC PHÁT HÀNH VÀ THU HỒI TIỀN

Điều 30. Phát hành tức là xuất kho nhập quỹ. Thu hồi tức là xuất quỹ nhập kho. Việc phát hành và thu hồi tiền chỉ làm mỗi ngày 1 lần hoặc có thể 2, 3 ngày làm 1 lần. Ngân hàng các cấp phải tranh thủ thu nhanh, tập trung kịp thời hàng ngày để dùng ngay số tiền thu được trong ngày để chi ra, vừa giảm bớt công việc xuất kho, vừa có lợi cho việc giữ gìn giấy bạc được tốt và bền.

Điều 31. Căn cứ kế hoạch tiền mặt tuần kỳ 10 ngày đã phê chuẩn, Tổng kho ra thông tri xuất kho cho từng Phân kho. Phân kho căn cứ số tiền trong lệnh xuất của Tổng kho cấp mà lập thông tri xuất kho cho các Chi kho và Kho bảo quản. Thông tri này ghi số tiền được xuất để phát ra trong thời gian kế hoạch. Kho cấp dưới căn cứ vào thông tri này và yêu cầu thực tế tiền mặt hàng ngày mà lần lượt xuất trong phạm vi số tiền ghi trong thông tri và chỉ làm trong tuần kỳ đã quy định. Qua thời hạn ấy, nếu không xuất hết, nhất thiết không được xuất nữa và phải báo cáo hoàn trả số còn lại lên kho cấp trên. Nếu đã xuất hết số tiền ghi trong thông tri rồi mà còn cần thêm thì phải lập kế hoạch bổ sung xin xuất kho thêm. Tuyệt đối không được tự động xuất kho.

Điều 32. Việc thu hồi tiền, mỗi tuần kỳ 10 ngày, kho cấp trên căn cứ số tiền ghi trong kế hoạch đã được duyệt, theo dõi, đôn đốc thu. Đây là một nhiệm vụ mà các Ngân hàng tỉnh, thành, phố, khu tự trị và các ngân hàng huyện có trách nhiệm tích cực chấp hành đúng mức hoặc vượt mức ghi trong mệnh lệnh.

Điều 33. Để đảm bảo cho quỹ có tiền sử dụng, quỹ có thể đổi cho Kho phát hành loại tiền này lấy loại tiền khác hoặc đổi tiền rách lấy tiền lành. Các loại tiền này phải được chọn lọc và đếm lại trước khi nhập kho.

Thủ tục giấy tờ về việc đổi tiền ở Kho phát hành có nói rõ trong phần chế độ kế toán Kho phát hành.

MỤC III. THỦ TỤC XỬ LÝ TIỀN THỪA THIẾU TRONG VIỆC XUẤT NHẬP KHO PHÁT HÀNH

Điều 34. Nguyên tắc tiền điều chuyển nhập kho là phải đếm tờ cẩn thận. Kho nào để thừa hay thiếu tiền mặt thì kho ấy phải chịu trách nhiệm.

Mỗi khi xuất kho giao sang quỹ nếu thiếu thì Ngân hàng tạm thời xuất quỹ, cho vay đủ số và ghi vào tài khoản cá nhân người chịu trách nhiệm bó bạc bị thiếu phải nợ, đồng thời tiến hành điều tra và xử lý. Nếu xẩy ra thừa thì làm đề nghị cho nhập quỹ. Việc giải quyết tiền thừa thiếu phải làm ngay sau khi phát hiện để cho sổ sách ăn khớp với tiền mặt.

Trường hợp điều chuyển tiền từ Ngân hàng này sang Ngân hàng khác thì Ngân hàng nhận tiền phải lập Hội đồng đếm lại từng tờ toàn bộ số tiền của Ngân hàng giao. Đếm xong, phải lập biên bản. Biên bản thừa hay thiếu tiền phải làm thành 4 bản: 1 bản giao cho người chứng kiến cầm tay mang về kèm theo các niêm phong có tên người đếm thừa thiếu, 1 bản gửi về kho ra lệnh, để báo cáo, 1 bản giao cho bộ phận kế toán tại Ngân hàng địa phương để theo dõi thanh toán và 1 bản lưu ở bộ phận thu phát.

Nếu thừa tiền thì Ngân hàng nhận cho nhập quỹ rồi chuyển trả cho Ngân hàng giao, chứ không nên giao cho người chứng kiến cầm tay mang về.

Nếu chỉ thừa lẻ tẻ dưới một đồng (1đ00) thì Ngân hàng nhận không cần trả lại cho Ngân hàng giao mà chỉ ghi trong biên bản để Ngân hàng giao biết và cho nhập quỹ.

Nếu thiếu thì Ngân hàng nhận tạm thời xuất quỹ cho vay để nhập kho cho đủ số tiền theo lệnh rồi làm giấy tờ đòi lại Ngân hàng giao. Ngân hàng giao khi nhận được giấy tờ thanh toán và các niêm phong do người chứng kiến mang về thì phải thanh toán ngay với Ngân hàng có nợ, đồng thời ghi nợ kiểm ngân đã đếm bó bạc bị thiếu và tiến hành xử lý để thu hồi số tiền ấy.

Trường hợp một khoản tiền điều chuyển mà vừa có thừa vừa có thiếu thì Ngân hàng nhận, nhập quỹ hoặc xuất quỹ cho vay số chênh lệch và giải quyết theo một trong hai trường hợp nói trên và trong biên bản cần ghi rõ các số tiền thừa, các số tiền thiếu thuộc niêm phong nào để tiện cho việc xử lý.

MỤC IV. THỦ TỤC TẬP TRUNG VÀ TIÊU HỦY TIỀN NÁT

Điều 35. Các quỹ ngân hàng thu tiền vào có trách nhiệm lựa chọn tiền rách nát đúng tiêu chuẩn của Trung ương quy định. Tại mỗi Chi nhánh hay Chi điếm thành lập một Hội đồng nội bộ gồm Trưởng chi nhánh hay Trưởng chi điếm, một phụ trách kế toán và một cán bộ kho quỹ để kiểm soát tiền nát đã chọn lọc; nếu đúng tiêu chuẩn thì cho chặt góc trước khi nhập kho.

Điều 36. Căn cứ vào báo cáo các loại bạc rách nát cuối mỗi tuần kỳ của mỗi Chi kho, Phân kho ra lệnh điều chuyển tiền nát về kho Chi nhánh. Tổng kho ra lệnh điều chuyển tiền nát của các Phân kho về kho trung ương hoặc có thể ra lệnh cho Phân kho thành lập Hội đồng chứng kiến và tiêu hủy tại chỗ. Các kho cấp dưới không được đem nạp nếu chưa có lệnh của Kho cấp trên. Tiền rách nát điều về Tổng kho hay Phân kho coi như tiền điều chuyển giữa các kho và phải làm đúng thủ tục quy định của việc điều chuyển tiền.

Khi nhận tiền rách nát của quỹ đổi vào kho, thủ kho phát hành có trách nhiệm kiểm soát đúng tiêu chuẩn tiền rách nát và đếm lại; nếu không đúng tiêu chuẩn thì đề nghị Hội đồng kiểm soát tiền nát cho chọn lọc lại trước khi chặt góc và cho nhập kho.

Điều 37. Khi xét cần tiêu hủy bạc rách nát, bộ phận tổng kho làm bảng kê các loại bạc trình ông Tổng giám đốc duyệt. Sau khi được duyệt, Tổng kho làm lệnh xuất kho toàn bộ số tiền giao cho Hội đồng tiêu hủy. Số tiền này, thủ kho tạm giữ và xuất trình lần lượt cho Hội đồng kiểm soát và tiêu hủy dần cho đến khi hết. Mỗi lần tiêu hủy, Hội đồng chứng kiến việc tiêu hủy đều phải lập biên bản. Các biên bản được giữ lại làm chứng từ kế toán. Sau cả đợt phải lập biên bản tổng hợp có chữ duyệt của ông Chủ nhiệm tổng kho.

Chương 4:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 38. Chế độ này có hiệu lực kể từ ngày ông Tổng giám đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam ký Nghị định ban hành. Các điều quy định trong các văn bản cũ trái với bản chế độ này đều bãi bỏ.

Điều 39. Các Phân, Chi kho và Kho bảo quản có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh những điều khoản quy định trong chế độ này. Nơi nào chấp hành không đúng coi như phạm kỷ luật, sẽ tùy theo lỗi nặng nhẹ mà phê bình, cảnh cáo hoặc thi hành kỷ luật thích đáng.

Văn bản được căn cứ