Pháp lệnh về hàm, cấp ngoại giao năm 1995 được ban hành bởi Ủy ban Thường vụ Quốc hội và được ký công bố bởi Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh, nhằm thiết lập hệ thống hàm, cấp ngoại giao chính thức của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Văn bản này quy định toàn diện về tiêu chuẩn, quy trình phong, thăng, hạ, tước hàm ngoại giao, cũng như quyền lợi và nghĩa vụ của công chức hoạt động trong lĩnh vực đối ngoại cả trong và ngoài nước.

Phạm vi và đối tượng áp dụng: Pháp lệnh áp dụng đối với công chức đang công tác tại các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ Ngoại giao (được xác định là ngành ngoại giao). Ngoài ra, văn bản cũng điều chỉnh đối với công chức thuộc các cơ quan, tổ chức khác được điều động sang ngành ngoại giao hoặc được cử đi công tác tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nếu đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định.

- Hệ thống hàm, cấp ngoại giao Việt Nam

Hệ thống hàm, cấp ngoại giao được phân chia thành ba cấp bậc rõ rệt từ cao xuống thấp như sau:

• Cấp ngoại giao cao cấp: Bao gồm Hàm Đại sứ, Hàm Công sứ và Hàm Tham tán.
• Cấp ngoại giao trung cấp: Bao gồm Hàm Bí thư thứ nhất và Hàm Bí thư thứ hai.
• Cấp ngoại giao sơ cấp: Bao gồm Hàm Bí thư thứ ba và Hàm Tuỳ viên.

Người đã được phong hàm ngoại giao sẽ được giữ nguyên hàm đó khi đi công tác nước ngoài với cương vị ngoại giao hoặc lãnh sự. Đặc biệt, khi được điều động sang cơ quan khác hoặc nghỉ hưu, họ vẫn được giữ nguyên hàm, cấp ngoại giao đã được phong như một vinh dự trọn đời của ngành ngoại giao.

- Chức vụ ngoại giao và mối quan hệ với hàm ngoại giao

Chức vụ ngoại giao là chức vụ bổ nhiệm cho thành viên có cương vị ngoại giao tại Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc Phái đoàn đại diện thường trực của Việt Nam tại các Tổ chức quốc tế Liên chính phủ. Hệ thống chức vụ ngoại giao bao gồm:

• Đại sứ đặc mệnh toàn quyền, Công sứ đặc mệnh toàn quyền, Đại biện, Trưởng đoàn đại diện thường trực tại Tổ chức quốc tế Liên chính phủ.
• Công sứ, Tham tán công sứ.
• Tham tán.
• Bí thư thứ nhất, Bí thư thứ hai, Bí thư thứ ba và Tuỳ viên.

Mối quan hệ giữa hàm và chức vụ được quy định linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế: Người mang hàm ngoại giao khi đi công tác nước ngoài thường được bổ nhiệm chức vụ tương ứng với hàm của mình. Tuy nhiên, do nhu cầu công tác, họ có thể được bổ nhiệm chức vụ cao hơn hoặc thấp hơn hàm đang giữ. Người có hàm từ Tham tán trở lên có thể được cử giữ chức vụ người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài. Trong giao tiếp đối ngoại, thứ bậc được xếp theo chức vụ; nếu cùng chức vụ thì xếp theo hàm cao hơn, nếu cùng hàm thì xếp theo thâm niên giữ hàm.

- Tiêu chuẩn xét phong các hàm ngoại giao

Để được xét phong hàm ngoại giao, công chức phải đáp ứng các tiêu chuẩn chung về lòng trung thành với Tổ quốc, phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, năng lực thực hiện đường lối đối ngoại, trình độ học vấn và ngoại ngữ. Tiêu chuẩn cụ thể cho từng nhóm hàm bao gồm:

• Hàm Đại sứ: Yêu cầu trình độ văn hóa đại học, lý luận chính trị cao cấp, được đào tạo chính quy về nghiệp vụ ngoại giao, sử dụng thông thạo ít nhất một ngoại ngữ. Công chức phải có thời gian công tác trong ngành từ 10 năm trở lên, tích lũy nhiều kinh nghiệm và giữ các chức vụ chủ chốt như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng (hoặc tương đương), chuyên viên cao cấp hoặc đã là người đứng đầu cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Hàm Tham tán đến Hàm Công sứ: Yêu cầu trình độ văn hóa đại học, lý luận chính trị từ trung cấp trở lên, được đào tạo nghiệp vụ ngoại giao, biết ít nhất một ngoại ngữ. Thời gian công tác trong ngành từ 8 năm trở lên, giữ chức vụ Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng (hoặc tương đương), chuyên viên cao cấp, chuyên viên chính hoặc chuyên viên.
• Hàm Bí thư thứ hai đến Hàm Bí thư thứ nhất: Yêu cầu trình độ văn hóa đại học, lý luận chính trị trung cấp, được đào tạo nghiệp vụ ngoại giao, biết sử dụng một ngoại ngữ. Thời gian công tác trong ngành từ 5 năm trở lên, là chuyên viên chính hoặc chuyên viên.
• Hàm Tuỳ viên đến Hàm Bí thư thứ ba: Yêu cầu đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản về chính trị, đạo đức, chuyên môn như cấp trung cấp, có thời gian công tác trong ngành từ 3 năm trở lên và đang giữ ngạch chuyên viên.

- Thẩm quyền và quy chế phong, thăng, hạ, tước hàm ngoại giao

• Thẩm quyền quyết định: Chủ tịch nước là cơ quan có thẩm quyền duy nhất trong việc phong, thăng, hạ và tước hàm, cấp ngoại giao.
• Hội đồng tư vấn: Thủ tướng Chính phủ có trách nhiệm thành lập Hội đồng tư vấn về hàm, cấp ngoại giao để quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và quy chế làm việc nhằm hỗ trợ công tác xét duyệt.
• Thăng hàm vượt cấp: Việc thăng hàm dựa trên nhu cầu công tác đối ngoại và tiêu chuẩn niên hạn. Những cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đặc biệt có thể được xét thăng vượt hàm ngoại giao.
• Chế tài và kỷ luật: Công chức đang bị kỷ luật từ khiển trách trở lên sẽ không được xét phong hoặc thăng hàm trong thời gian quyết định kỷ luật còn hiệu lực. Người mang hàm ngoại giao vi phạm kỷ luật có thể bị hạ hàm; nếu bị buộc thôi việc hoặc bị Tòa án kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật thì sẽ bị tước hàm ngoại giao.

- Quyền lợi và nghĩa vụ của người mang hàm ngoại giao

Người mang hàm ngoại giao được hưởng các quyền lợi xứng đáng đồng thời phải thực hiện các nghĩa vụ nghiêm ngặt nhằm bảo vệ uy tín quốc gia:

• Nghĩa vụ: Tuyệt đối trung thành với Tổ quốc, nhân dân và Nhà nước; nghiêm chỉnh chấp hành đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước; bảo vệ lợi ích quốc gia, bí mật Nhà nước và danh dự dân tộc; không ngừng học tập nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, ngoại ngữ và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
• Quyền lợi: Được hưởng đầy đủ quyền lợi của công chức Nhà nước. Hàm, cấp ngoại giao là cơ sở quan trọng để bố trí công tác, đào tạo, đề bạt chức vụ và xếp lương phù hợp với quy định chung. Họ được quyền sử dụng hàm ngoại giao trong công tác đối ngoại, được pháp luật bảo vệ, được các cơ quan nhà nước hỗ trợ khi thi hành công vụ và được cấp Giấy chứng nhận về hàm, cấp ngoại giao theo quy định của Chính phủ.

Hiệu lực thi hành: Pháp lệnh về hàm, cấp ngoại giao năm 1995 có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành. Tất cả các quy định trước đây trái với Pháp lệnh này đều bị bãi bỏ. Chính phủ chịu trách nhiệm ban hành các văn bản quy định chi tiết để hướng dẫn thi hành Pháp lệnh này trên thực tế.