Quy chế phối hợp số 2452/QCPH-UBND-TAND được ký kết giữa Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bình Thuận và Tòa án nhân dân (TAND) tỉnh Bình Thuận nhằm thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ, hiệu quả trong việc cung cấp thông tin, tài liệu, chứng cứ; xem xét thẩm định tại chỗ; định giá tài sản và chuyển giao tài liệu, giấy tờ phục vụ công tác giải quyết các vụ án dân sự, hành chính trên địa bàn tỉnh.

- Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng và nguyên tắc phối hợp

• Phạm vi điều chỉnh: Quy chế quy định chi tiết về quan hệ phối hợp giữa UBND tỉnh và TAND tỉnh Bình Thuận trong việc cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu, chứng cứ; xem xét thẩm định tại chỗ; định giá tài sản; chuyển giao tài liệu, giấy tờ cho TAND hai cấp (bao gồm TAND tỉnh và TAND các huyện, thị xã, thành phố) phục vụ quá trình giải quyết các vụ án dân sự và hành chính trên địa bàn tỉnh.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với cơ quan hành chính Nhà nước các cấp; các cơ quan, đơn vị thuộc UBND các cấp và TAND hai cấp trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.
• Nguyên tắc phối hợp: Hoạt động phối hợp phải dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan và các quy định pháp luật liên quan. Quá trình phối hợp cần đảm bảo sự chặt chẽ, thống nhất, chủ động và nâng cao tinh thần trách nhiệm nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Tòa án giải quyết tốt các vụ án. Đồng thời, các bên phải bảo đảm tuyệt đối chế độ bảo mật thông tin, tài liệu liên quan đến vụ án theo quy định của pháp luật.

- Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận

UBND tỉnh Bình Thuận thực hiện vai trò chỉ đạo các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

• Tổ chức quán triệt sâu sắc các quy định của pháp luật về trách nhiệm chuyển giao tài liệu, giấy tờ của Tòa án; xem xét, cung cấp chứng cứ theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật Tố tụng hành chính và các hoạt động tố tụng khác đến từng cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý để nghiêm túc thực hiện.
• Khi nhận được yêu cầu bằng văn bản hoặc yêu cầu trực tiếp từ Tòa án về việc cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu, chứng cứ; xem xét thẩm định tại chỗ; định giá tài sản; chuyển giao tài liệu, giấy tờ, các cơ quan và UBND các cấp phải kịp thời thực hiện đúng thời hạn pháp luật quy định.
• Đối với các vụ việc phức tạp cần thời gian rà soát, kiểm tra, cơ quan được yêu cầu phải có văn bản thông báo rõ lý do và hẹn thời gian cung cấp cụ thể cho Tòa án biết. Trường hợp không thể cung cấp, phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do từ chối.
• Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được văn bản nhắc lại của Tòa án, người đứng đầu cơ quan, đơn vị được yêu cầu phải có văn bản trả lời chính thức cho Tòa án về các nội dung yêu cầu, đồng thời báo cáo UBND cấp có thẩm quyền về lý do chậm trễ cung cấp thông tin, tài liệu.

- Trách nhiệm của Tòa án nhân dân tỉnh Bình Thuận

TAND tỉnh Bình Thuận có trách nhiệm triển khai và chỉ đạo hệ thống Tòa án hai cấp thực hiện các nội dung phối hợp sau:

• Chỉ đạo TAND cấp huyện triển khai nghiêm túc các quy định pháp luật liên quan đến quá trình giải quyết án dân sự, hành chính cần sự phối hợp của UBND các cấp và các Sở, ngành.
• Hướng dẫn cụ thể các trường hợp cần yêu cầu phối hợp, tránh tình trạng yêu cầu tràn lan, yêu cầu những vấn đề không cần thiết, yêu cầu nhiều lần cho cùng một nội dung hoặc đặt thời hạn quá gấp. Không yêu cầu cung cấp lại những nội dung mà UBND các cấp đã thể hiện rõ quan điểm giải quyết trong các quyết định giải quyết khiếu nại, tranh chấp hoặc văn bản trả lời đương sự trước đó.
• Đối với các vụ việc đã được phân cấp hoặc ủy quyền cho các Sở, ngành, địa phương (như việc ủy quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho tổ chức), Tòa án phải gửi văn bản yêu cầu trực tiếp đến đúng cơ quan được ủy quyền hoặc phân cấp để phối hợp giải quyết.
• Trường hợp các cơ quan, đơn vị chậm phản hồi hoặc chậm thực hiện yêu cầu phối hợp, Tòa án các cấp tiến hành gửi văn bản nhắc nhở 01 lần đến người đứng đầu cơ quan đó, đồng thời gửi cho UBND cấp có thẩm quyền để đôn đốc, chỉ đạo kịp thời.
• Chủ động phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan để xác minh, thu thập và đánh giá các tài liệu, chứng cứ mới phát sinh ngoài các tài liệu, chứng cứ mà các cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ.

- Trách nhiệm thi hành, xử lý vi phạm và hiệu lực thi hành

• Trách nhiệm thi hành: Các cơ quan hành chính Nhà nước các cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc quy chế này. Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ giúp UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện. Chánh án TAND tỉnh chịu trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện trong hệ thống Tòa án hai cấp. Định kỳ, UBND tỉnh và TAND tỉnh phối hợp tổ chức sơ kết hoặc tổng kết bằng hình thức phù hợp để kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc.
• Xử lý trách nhiệm: Cá nhân, tổ chức để xảy ra thiếu sót trong việc cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu, chứng cứ hoặc thực hiện không tốt công tác thẩm định tại chỗ, định giá tài sản, chuyển giao tài liệu cho Tòa án thì tùy theo mức độ sai phạm sẽ bị xem xét khi đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, bình xét thi đua hàng năm hoặc bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.
• Hiệu lực thi hành: Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và chính thức thay thế Quy chế phối hợp số 2629/QCPH/UBND-TAND ngày 06/10/2015. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn hoặc có quy định mới của pháp luật, Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Văn phòng TAND tỉnh tham mưu cho lãnh đạo hai cơ quan xem xét, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.