Quy chế phối hợp số 5423/QCPH-BHXH-TCT được ký kết năm 2014 giữa Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Tổng cục Thuế nhằm thiết lập cơ chế phối hợp công tác và trao đổi thông tin chặt chẽ giữa hai cơ quan. Quy chế này hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý thu bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và quản lý thu thuế đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy chế quy định chi tiết các nội dung phối hợp sau:

• Trao đổi thông tin về tổ chức và cá nhân trả thu nhập từ tiền lương tham gia đóng các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc và nộp thuế nhằm phối hợp quản lý thu các khoản BHXH bắt buộc, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và quản lý thu thuế.
• Trao đổi thông tin về kết quả thanh tra, kiểm tra và phối hợp công tác thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức trả thu nhập trong việc thực hiện nghĩa vụ BHXH và thuế.
• Trao đổi mã số thuế để sử dụng thống nhất trong công tác quản lý tổ chức trả thu nhập tham gia BHXH.

Đối tượng áp dụng của Quy chế bao gồm Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổng cục Thuế cùng các đơn vị trực thuộc của cả hai cơ quan tại cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) và cấp huyện (quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh).

Nguyên tắc phối hợp và trao đổi thông tin

• Hoạt động phối hợp phải dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý thu BHXH, quản lý thuế trong từng thời kỳ của mỗi cơ quan, bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật.
• Việc trao đổi thông tin phải bảo đảm tính kịp thời, chính xác và đầy đủ theo yêu cầu của mỗi bên.
• Nội dung thông tin trao đổi được bảo mật và quản lý nghiêm ngặt theo quy định của Luật BHXH, Luật Bảo hiểm y tế, Luật Việc làm, Luật Quản lý thuế và pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; chỉ được sử dụng phục vụ cho nghiệp vụ quản lý BHXH và quản lý thuế.

Nội dung thông tin trao đổi giữa hai cơ quan

Cơ quan BHXH và cơ quan Thuế có trách nhiệm cung cấp các nhóm thông tin cụ thể sau:

• Thông tin do cơ quan BHXH cung cấp: Số lượng tổ chức trả thu nhập và số lao động tham gia BHXH; số tiền đóng BHXH; số tiền nợ BHXH; danh sách các tổ chức trả thu nhập đang nợ BHXH; và các thông tin khác theo đề nghị của cơ quan Thuế.
• Thông tin do cơ quan Thuế cung cấp: Thông tin đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của tổ chức trả thu nhập; tình hình hoạt động của tổ chức trả thu nhập (thành lập mới, giải thể, phá sản, bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ngừng hoặc tạm ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh); số lượng người lao động và danh sách người lao động trong tổ chức trả thu nhập; khoản tiền trích đóng BHXH bắt buộc được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập.

Đầu mối và phương thức trao đổi thông tin

• Đầu mối thực hiện: Việc trao đổi, cung cấp thông tin được thực hiện trực tiếp giữa Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Tổng cục Thuế, hoặc giữa cơ quan BHXH và cơ quan Thuế cùng cấp tại địa phương.
• Phương thức kết nối tự động: Hai cơ quan phối hợp xây dựng, phát triển hệ thống dữ liệu tập trung để kết nối và tự động trao đổi thông tin thường xuyên, định kỳ theo các phụ lục ban hành kèm theo Quy chế.
• Phương thức trao đổi trực tiếp: Thực hiện thông qua văn bản, tài liệu giấy; gửi file dữ liệu định dạng chuẩn qua hệ thống thư điện tử (e-mail) nội bộ; hoặc thông qua các cuộc họp giao ban, hội nghị, hội thảo chuyên đề giữa hai bên.

Sử dụng mã số thuế và chữ ký số trong quản lý

• Cơ quan Thuế thực hiện cấp mã số thuế cho tổ chức trả thu nhập và phối hợp chia sẻ dữ liệu để cơ quan BHXH sử dụng làm mã định danh quản lý đơn vị tham gia BHXH.
• Trong năm 2015, hai cơ quan phối hợp xây dựng quy trình chuẩn về cấp và sử dụng mã số thuế thống nhất trong quản lý thu thuế và thu BHXH bắt buộc đối với toàn bộ các tổ chức trả thu nhập.
• Tổ chức trả thu nhập được phép sử dụng chữ ký số đã đăng ký khai thuế để thực hiện các thủ tục kê khai, giao dịch điện tử về BHXH.

Phối hợp trong công tác thanh tra, kiểm tra

• Hàng năm, căn cứ kế hoạch đã được duyệt, cơ quan Thuế cung cấp danh sách các tổ chức trả thu nhập thuộc diện thanh tra, kiểm tra cho cơ quan BHXH cùng cấp. Ngược lại, cơ quan BHXH cung cấp số liệu đóng BHXH của các đơn vị này để cơ quan Thuế kết hợp đối chiếu.
• Sau khi ban hành kết luận thanh tra, kiểm tra, cơ quan Thuế có trách nhiệm thông báo cho cơ quan BHXH về tình hình trích nộp BHXH thực tế của đơn vị được thanh tra.
• Trong quá trình giải quyết thủ tục, nếu cơ quan BHXH phát hiện đơn vị có dấu hiệu vi phạm pháp luật, cần thông báo ngay cho cơ quan Thuế để lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra kịp thời.
• Trong trường hợp cần thiết, Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Tổng cục Thuế sẽ phối hợp thành lập các đoàn thanh tra liên ngành để thanh tra toàn diện việc chấp hành pháp luật về thuế và BHXH đối với tổ chức trả thu nhập.

Trách nhiệm triển khai thực hiện của các bên

• Đơn vị đầu mối chủ trì: Ban Thu (thuộc BHXH Việt Nam) và Vụ Quản lý thuế thu nhập cá nhân (thuộc Tổng cục Thuế) chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, đôn đốc thực hiện Quy chế; phối hợp xử lý nợ BHXH và nợ thuế; rà soát, bổ sung danh mục thông tin trao đổi phù hợp với thực tế quản lý.
• Đơn vị công nghệ thông tin: Trung tâm Công nghệ thông tin của BHXH Việt Nam và Cục Công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng hạ tầng kỹ thuật kết nối, bảo đảm đường truyền thông suốt và phân quyền khai thác dữ liệu đúng quy định.
• Cấp địa phương: BHXH tỉnh và Cục Thuế tỉnh căn cứ vào Quy chế này để xây dựng Quy chế phối hợp chi tiết tại địa phương, đồng thời chỉ đạo sát sao việc thực hiện đối với BHXH và Chi cục Thuế cấp huyện.

Chế độ giao ban, tổng kết và hiệu lực thi hành

Định kỳ 6 tháng một lần, cơ quan BHXH và cơ quan Thuế cấp tỉnh, cấp huyện tổ chức họp đánh giá kết quả phối hợp, tháo gỡ các vướng mắc phát sinh và thống nhất kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo. Hàng năm, Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Tổng cục Thuế luân phiên tổ chức hội nghị tổng kết đánh giá tình hình thực hiện Quy chế trên phạm vi toàn quốc.

Quy chế 5423/QCPH-BHXH-TCT có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Mọi sửa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện sẽ do Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Tổng Cục trưởng Tổng cục Thuế bàn bạc, thống nhất quyết định.