Quyết định 1205/QĐ-UBND năm 2015 quy định về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm kiện toàn tổ chức bộ máy, nâng cao hiệu quả quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa được thành lập với các đặc điểm pháp lý và chức năng cốt lõi sau:

• Vị trí tổ chức: Là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa. Trung tâm chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp về tổ chức bộ máy, số lượng người làm việc cũng như toàn bộ hoạt động từ Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
• Tư cách pháp nhân: Trung tâm có tư cách pháp nhân độc lập, có con dấu và tài khoản riêng để hoạt động. Trung tâm được trang bị trụ sở, phương tiện làm việc và được cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
• Chức năng chính: Giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của địa phương; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; đồng thời cung cấp các dịch vụ công về lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện các nhóm nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể bao gồm:

• Hỗ trợ Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn:
  • Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
  • Thực hiện thu thập các hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Khánh Hòa.
  • Thực hiện phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê và sắp xếp khoa học các hồ sơ, tài liệu thu thập được.
  • Bảo vệ an toàn, bảo quản vật lý và thống kê chính xác tài liệu lưu trữ.
  • Thực hiện công tác tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ để kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
  • Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học và tổ chức phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả.
• Cung cấp dịch vụ công: Tổ chức và thực hiện các dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
• Quản lý nội bộ: Quản lý về tổ chức bộ máy, số lượng người làm việc, tài chính và tài sản được giao; thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách cho viên chức, người lao động theo phân cấp của Giám đốc Sở Nội vụ và quy định pháp luật hiện hành.
• Nhiệm vụ khác: Thực hiện các công việc khác do Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao phó.

Bộ máy tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử được thiết kế tinh gọn, chuyên nghiệp:

• Ban Lãnh đạo: Gồm có Giám đốc và 01 Phó Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
• Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ trực thuộc:
  • Phòng Hành chính;
  • Phòng Thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu;
  • Phòng Khai thác, sử dụng tài liệu.
• Số lượng người làm việc (biên chế): Số lượng người làm việc của Trung tâm nằm trong tổng chỉ tiêu biên chế sự nghiệp của Sở Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa giao hàng năm.

Quyết định cũng quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, cá nhân liên quan trong việc đưa Trung tâm đi vào hoạt động ổn định:

• Trách nhiệm của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ:
  • Tiến hành sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự cho Trung tâm theo đúng nguyên tắc, thủ tục pháp luật hiện hành.
  • Chỉ đạo xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm, xác định rõ mối quan hệ công tác giữa Trung tâm với các cơ quan, đơn vị liên quan để trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt.
• Hiệu lực thi hành: Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Khánh Hòa, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử cùng thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.