Quyết định 06/2020/QĐ-TTg do Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 26 tháng 02 năm 2020 (có hiệu lực từ ngày 15 tháng 04 năm 2020) quy định chi tiết về công tác tổ chức và quản lý các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Văn bản này thay thế cho Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010, nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và bảo đảm an ninh, trật tự trong các hoạt động đối ngoại có yếu tố nước ngoài.

1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng (Điều 1 - Điều 2)

Quyết định này điều chỉnh toàn bộ hoạt động tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên lãnh thổ Việt Nam. Tuy nhiên, quy định này loại trừ các hoạt động họp báo quốc tế (được điều chỉnh bởi văn bản pháp luật khác).

Đối tượng áp dụng bao gồm các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài thực hiện tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên lãnh thổ Việt Nam, cùng các cơ quan nhà nước tham gia vào quá trình quản lý các hoạt động này. Riêng đối với các tổ chức chính trị - xã hội như Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, và Hội Cựu chiến binh Việt Nam, việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sẽ được thực hiện theo các quy định riêng của Đảng.

Về mặt thuật ngữ, hội nghị, hội thảo quốc tế được định nghĩa là các sự kiện có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức trực tiếp tại Việt Nam hoặc trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam. Các sự kiện này bao gồm:

• Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức nhưng có sự tham gia hoặc nhận tài trợ từ phía nước ngoài.
• Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài (đã được cấp phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam) tự đứng ra tổ chức.

2. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Điều 3)

Thẩm quyền phê duyệt được phân định rõ ràng giữa Thủ tướng Chính phủ và người đứng đầu các bộ, ngành, địa phương:

Thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ: Trực tiếp cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc hai nhóm trường hợp đặc biệt sau:

• Có sự tham dự của các thành viên là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng (hoặc tương đương) trở lên của các quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc các tổ chức quốc tế.
• Có nội dung, chủ đề liên quan trực tiếp đến các vấn đề nhạy cảm như chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc các nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

Thẩm quyền của Người có thẩm quyền (Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh): Quyết định việc tổ chức đối với các trường hợp không thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ, áp dụng cho:

• Các cơ quan, đơn vị trực thuộc hệ thống quản lý của mình.
• Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài được cơ quan mình cấp phép hoạt động.
• Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, thẩm quyền phê duyệt thuộc về Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ đó theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.

3. Quy trình xin phép và trách nhiệm của đơn vị tổ chức (Điều 4)

Quy trình xin phép được thiết lập chặt chẽ với thời hạn cụ thể nhằm bảo đảm thời gian thẩm định:

• Thời hạn nộp hồ sơ: Đơn vị tổ chức phải gửi đầy đủ hồ sơ xin phép cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với sự kiện thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ, và ít nhất 30 ngày đối với sự kiện thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền tại bộ, ngành, địa phương.
• Thành phần hồ sơ: Bao gồm công văn xin phép; Đề án tổ chức chi tiết (theo Mẫu 01); văn bản ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu pháp luật có yêu cầu); và văn bản đồng ý chủ trương đăng cai (nếu có).
• Trường hợp đặc biệt: Đối với các chương trình, dự án đã được phê duyệt trước đó nhưng chưa có Đề án tổ chức chi tiết hoặc cơ quan phê duyệt dự án không phải là cơ quan có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức vẫn phải thực hiện lại quy trình xin phép theo đúng quy định tại Điều 4.

Sau khi nhận được văn bản cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm triển khai đúng nội dung đề án đã phê duyệt, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tài chính, chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung tài liệu, tham luận phát hành và bảo đảm bí mật nhà nước. Trong vòng 15 ngày sau khi kết thúc sự kiện, đơn vị phải gửi báo cáo kết quả (theo Mẫu 02) cho cơ quan phê duyệt, đồng thời gửi Bộ Ngoại giao đối với các sự kiện do Thủ tướng Chính phủ cho phép.

4. Quy trình thẩm định, cho phép tổ chức (Điều 5)

Quy trình phối hợp liên ngành trong thẩm định được quy định rõ ràng nhằm bảo đảm tính đồng bộ:

• Đối với sự kiện thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương liên quan. Các cơ quan được lấy ý kiến phải trả lời bằng văn bản trong thời hạn tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Sau đó, cơ quan tiếp nhận tổng hợp, trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định và thông báo bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi các bên liên quan để phối hợp giám sát.
• Đối với sự kiện thuộc thẩm quyền của Bộ, ngành, địa phương: Người có thẩm quyền chủ động lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan (thời hạn trả lời của các bên cũng là không quá 15 ngày), sau đó ra văn bản trả lời đơn vị tổ chức và gửi các cơ quan phối hợp quản lý.

5. Đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Điều 6)

Trong trường hợp đơn vị tổ chức cần xin chủ trương đăng cai (trước khi lập đề án chi tiết), quy trình xin chủ trương được thực hiện tương tự như quy trình xin phép tại Điều 3 và Điều 5. Hồ sơ xin chủ trương phải làm rõ lý do, mục đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham dự và nguồn kinh phí. Sau khi được chấp thuận về mặt chủ trương, đơn vị tổ chức mới tiến hành xây dựng Đề án chi tiết để xin phép tổ chức chính thức theo quy định tại Điều 4.

6. Trách nhiệm quản lý nhà nước và chế độ báo cáo (Điều 7 - Điều 8)

Công tác quản lý nhà nước được phân công cụ thể giữa các cơ quan trung ương và địa phương:

• Bộ Ngoại giao: Chịu trách nhiệm toàn diện trước Chính phủ về quản lý nhà nước đối với hoạt động hội nghị, hội thảo quốc tế trên phạm vi cả nước.
• Các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh: Có trách nhiệm tuân thủ quy trình tiếp nhận, thẩm định hồ sơ; kiểm tra, giám sát việc thực hiện theo đúng đề án được duyệt; bảo đảm an ninh thông tin, tuyên truyền và bảo vệ bí mật nhà nước; kịp thời phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm theo thẩm quyền.
• Biện pháp xử lý vi phạm: Nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm, Bộ Ngoại giao, Bộ Công an hoặc các cơ quan quản lý chuyên ngành, địa phương nơi tổ chức có quyền đề nghị cơ quan có thẩm quyền đình chỉ việc tổ chức hoặc xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Về chế độ báo cáo, trước ngày 18 tháng 12 hằng năm, các bộ, ngành, địa phương phải gửi báo cáo tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế về Bộ Ngoại giao để tổng hợp trình Thủ tướng Chính phủ. Thời gian chốt số liệu báo cáo được tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước đến ngày 14 tháng 12 của năm báo cáo.

7. Điều khoản thi hành (Điều 9 - Điều 10)

Quyết định 06/2020/QĐ-TTg chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 4 năm 2020. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành quyết định này. Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm ban hành và định kỳ hằng năm cập nhật danh sách xác định người có thẩm quyền phê duyệt đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện hoạt động trong các lĩnh vực liên quan.