ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẬU GIANG.
(Ban hành kèm theo Quyết định số:    /2011/QĐ-UBND ngày    /02/2011 của UBND tỉnh Hậu Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản (sau đây gọi tắt là phần mềm QLVB) đối với các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hậu Giang.

2. Quy chế này áp dụng cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hậu Giang.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Phần mềm QLVB là thành phần trong hệ thống thông tin điện tử tỉnh Hậu Giang, phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh với những chức năng cơ bản sau: Quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, xử lý văn bản, gửi nhận văn bản qua mạng máy tính, quản lý giao việc, lưu trữ và báo cáo thống kê.

2. Văn bản điện tử là văn bản được tạo ra và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

3. Đường công văn truyền thống là những văn bản gửi qua dịch vụ bưu chính của các doanh nghiệp bưu chính, chuyển phát hoặc được chuyển văn bản trực tiếp từ cơ quan gửi đến cơ quan nhận.

Điều 3. Tính hợp pháp của văn bản trên phần mềm QLVB

1. Nội dung văn bản được soạn thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

a) Phù hợp với đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước và không trái với văn bản cấp trên;

b) Phù hợp với mục đích, yêu cầu giải quyết công việc;

c) Thể hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo các cấp;

d) Đúng thẩm quyền.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư liên tịch Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Sử dụng phông chữ: Các thông tin, dữ liệu dạng ký tự phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode.

4. Các văn bản không được cập nhật nội dung vào phần mềm QLVB gồm: Văn bản chứa nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước của các Bộ, ngành, địa phương quy định và đơn thư tranh chấp, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo.

5. Các loại văn bản điện tử phát hành thông qua phần mềm QLVB không phải gửi theo đường công văn truyền thống gồm: văn bản sao y bản chính, trích sao, sao lục; văn bản dự thảo để xin ý kiến; giấy mời họp, chương trình, kế hoạch công tác.

Điều 4. Quản lý, sử dụng phần mềm QLVB

1. UBND tỉnh thống nhất quản lý nhà nước đối với phần mềm QLVB và ủy quyền cho Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các cơ quan sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm theo quy định của quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

2. UBND tỉnh thống nhất sử dụng phần mềm QLVB trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hậu Giang để quản lý văn bản đi - đến; xử lý văn bản, lưu trữ và gửi nhận văn bản qua mạng máy tính.

Chương II

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN

Điều 5. Tiếp nhận văn bản đến

Nhân viên văn thư (sau đây viết tắt là Văn thư) trong giờ làm việc phải truy cập vào phần mềm QLVB để tiếp nhận văn bản đến điện tử thông qua mạng máy tính hoặc cập nhật văn bản đến theo đường công văn truyền thống.

1. Trường hợp văn bản đến thông qua phần mềm QLVB, Văn thư vào mục Văn bản đến điện tử để kiểm tra văn bản do các cơ quan, đơn vị gửi đến và vào sổ văn bản đến để cấp số đến cho văn bản chuyển tới lãnh đạo cơ quan;

2. Trường hợp văn bản đến theo đường công văn truyền thống, Văn thư vào mục Văn bản đến để cập nhật đầy đủ những thông tin của văn bản đến và vào sổ văn bản đến để cấp số đến cho văn bản, trừ những văn bản quy định tại Khoản 4, Điều 3, Chương I của Quy chế này. Trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn (như hồ sơ các dự án,…), Văn thư chỉ cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho phòng, ban, đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ.

Điều 6. Duyệt và phân xử lý văn bản đến

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện duyệt nội dung và phân xử lý văn bản đến cho phòng, ban, đơn vị trực thuộc hoặc cho chuyên viên trực tiếp thụ lý (xử lý chính) và chuyên viên phối hợp xử lý (nếu có) và thực hiện phân xử lý để chuyển văn bản trên phần mềm QLVB.

Trường hợp lãnh đạo cơ quan, đơn vị bận công tác không trực tiếp thực hiện chức năng này thì ủy quyền cho người khác thực hiện trên phần mềm QLVB, phân xử lý trên văn bản đến theo đường công văn truyền thống hoặc văn bản đến gửi qua thư điện tử do Văn thư in ra.

Điều 7. Xử lý văn bản đến

1. Từ danh sách văn bản đến do lãnh đạo phân công thực hiện hoặc văn bản gửi trả để dự thảo lại, chuyên viên xử lý chính dự thảo văn bản trình lãnh đạo duyệt ký phát hành hoặc lưu tham khảo (nếu không cần thiết phải dự thảo văn bản).

2. Từ Phiếu giao việc hoặc từ yêu cầu trực tiếp do lãnh đạo cơ quan, đơn vị phân hoặc thấy cần đề xuất giải quyết công việc do yêu cầu nhiệm vụ, chuyên viên xử lý chính thực hiện chức năng nhập mới để soạn thảo văn bản.

Điều 8. Theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc hoặc chuyên viên xử lý chính, chuyên viên phối hợp xử lý thông qua quá trình xử lý trên phần mềm QLVB.

Điều 9. Phát hành văn bản đi

1. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị hàng ngày vào danh sách văn bản chờ ký duyệt để duyệt nội dung văn bản dự thảo chờ phát hành hoặc trả lại cho chuyên viên xử lý chính hay người kiểm duyệt nếu chưa đạt, chỉnh sửa văn bản dự thảo (nếu cần) và ký phát hành văn bản đi.

2. Khi có văn bản được ký phát hành Văn thư thực hiện rà soát, kiểm tra thể thức văn bản theo chức năng nhiệm vụ để cấp số và vào sổ văn bản điện tử (trường hợp văn bản chưa đáp ứng yêu cầu Văn thư gửi trả lại cho chuyên viên soạn thảo để chỉnh sửa và bổ sung). Văn thư vào danh sách Văn bản chờ phát hành để phát hành văn bản đi cho các cơ quan, đơn vị nhận văn bản qua phần mềm QLVB; đồng thời gửi văn bản giấy đi kèm theo văn bản điện tử theo phương thức truyền thống.

Chương III

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVB

Điều 10. Các cơ quan sử dụng phần mềm QLVB

1. Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm gương mẫu thực hiện và quán triệt, chỉ đạo tất cả các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan sử dụng phần mềm QLVB trong tác nghiệp, xử lý công việc hàng ngày để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành và tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính.

2. Tất cả các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan có trách nhiệm thường xuyên sử dụng phần mềm QLVB theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao và xử lý theo đúng quy trình được cơ quan quy định. Thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản của mình, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.

3. Văn thư của cơ quan có trách nhiệm cập nhật văn bản đến và đi vào sổ văn bản điện tử để lưu trữ, báo cáo, thống kê và xử lý giải quyết công việc của cơ quan.

4. Chuyên viên quản trị phần mềm QLVB có trách nhiệm tạo tài khoản và phân quyền sử dụng cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.

5. Liên hệ với Văn phòng UBND tỉnh qua Trung tâm tin học để được hỗ trợ, khắc phục sự cố và hướng dẫn sử dụng, vận hành phần mềm QLVB.

6. Hàng năm báo cáo tình hình sử dụng phần mềm QLVB của cơ quan, đơn vị gửi về Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

7. Xây dựng kế hoạch kinh phí hằng năm để đầu tư nâng cấp, sửa chữa thiết bị có liên quan đến việc vận hành phần mềm quản lý văn bản

Điều 11. Văn phòng UBND tỉnh

1. Tham mưu cho UBND tỉnh triển khai thống nhất phần mềm QLVB cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh về tình hình sử dụng phần mềm của các cơ quan, đơn vị.

2. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị khai thác và sử dụng phần mềm QLVB đúng quy trình, đúng mục đích.

3. Tổng hợp các vướng mắc liên quan đến phần mềm và quy chế này, báo cáo UBND tỉnh để điều chỉnh và bổ sung kịp thời.

4. Hằng năm xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp phần mềm và hạ tầng kỹ thuật liên quan đến công tác triển khai phần mềm đảm bảo phần mềm QLVB vận hành thông suốt và ổn định.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hậu Giang; các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Hậu Giang có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

2. Mọi hành vi vi phạm các điều khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 13. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo Ủy Ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định./.