Giới thiệu chung về Quyết định 123/2005/QĐ-UBND

Quyết định 123/2005/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ban hành là một văn bản pháp lý quan trọng nhằm thống nhất và chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu dùng trong hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố. Việc ban hành 76 biểu mẫu mới giúp tạo sự đồng bộ, minh bạch, hạn chế phiền hà cho người dân và doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp.

- Hệ thống 76 biểu mẫu công chứng, chứng thực mới ban hành

Theo quy định tại Điều 1, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ban hành kèm theo Quyết định này 76 biểu mẫu áp dụng thống nhất trên toàn địa bàn thành phố, được phân chia cụ thể thành hai nhóm đối tượng áp dụng:

• Nhóm biểu mẫu công chứng (gồm 41 biểu mẫu): Áp dụng tại các Phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Nhóm này bao gồm các mẫu hợp đồng, giao dịch và văn bản công chứng, được ký hiệu từ mẫu số 01-CC/MBCN đến mẫu số 41-CC/TSVC.
• Nhóm biểu mẫu chứng thực (gồm 35 biểu mẫu): Áp dụng tại Ủy ban nhân dân các quận - huyện thuộc thành phố Hồ Chí Minh. Nhóm này bao gồm các mẫu hợp đồng, giao dịch và văn bản chứng thực, được ký hiệu từ mẫu số 01-CT/MBCN đến mẫu số 35-CT/TSVC.

- Phương thức công khai và quy cách sử dụng biểu mẫu

Để đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của người dân và tính tiện lợi trong quá trình thực hiện thủ tục, Điều 2 quy định rõ các hình thức công khai và quy cách kỹ thuật của biểu mẫu:

• Các biểu mẫu phải được công bố công khai trên trang thông tin điện tử (trang Web) của thành phố Hồ Chí Minh.
• Tiến hành niêm yết công khai, đầy đủ tại trụ sở của tất cả các Phòng công chứng và trụ sở Ủy ban nhân dân các quận - huyện.
• Về mặt kỹ thuật, các biểu mẫu được in trên giấy trắng khổ A4 (kích thước chuẩn 21cm x 29,7cm) để các tổ chức, cá nhân có liên quan dễ dàng tiếp cận, tải về và sử dụng trực tiếp.

- Nguyên tắc áp dụng và quyền linh hoạt của người sử dụng

Điều 3 của Quyết định đưa ra hướng dẫn mang tính mở, giúp cân bằng giữa tính pháp lý nghiêm ngặt và nhu cầu thực tế của các bên tham gia giao dịch:

• Các biểu mẫu ban hành chỉ chứa đựng những yêu cầu và nội dung cơ bản, cốt lõi bắt buộc phải có theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
• Người sử dụng biểu mẫu (các bên tham gia hợp đồng, giao dịch) có quyền chủ động sửa đổi, bổ sung các điều khoản, nội dung trong mẫu để phù hợp với đặc điểm, tính chất của từng giao dịch cụ thể trên thực tế.
• Tuy nhiên, việc sửa đổi, bổ sung này phải đáp ứng điều kiện tiên quyết là đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản của mẫu gốc, đồng thời không được trái với các quy định của pháp luật và đạo đức xã hội.

- Các biểu mẫu bị bãi bỏ theo quy định mới

Nhằm cập nhật và đồng bộ hóa hệ thống văn bản pháp luật, tránh sự chồng chéo, Điều 4 của Quyết định này chính thức bãi bỏ 08 biểu mẫu cụ thể nằm trong danh mục “21 biểu mẫu về công chứng liên quan đến giao dịch bất động sản thuộc sở hữu tư nhân” (vốn được quy định tại khoản 1.4, Điều 1 của Quyết định số 58/2004/QĐ-UB ngày 15 tháng 03 năm 2004 của Ủy ban nhân dân thành phố). Các biểu mẫu bị bãi bỏ bao gồm:

• Mẫu số 01/CC-TSC: Thỏa thuận chia tài sản chung vợ chồng.
• Mẫu số 02/CC-TSC: Thỏa thuận nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng.
• Mẫu số 03/CC-DC: Di chúc.
• Mẫu số 04/CC-DC: Tờ hủy bỏ di chúc.
• Mẫu số 05/CC-DC: Giấy nhận giữ di chúc.
• Mẫu số 06/CC-DC: Giấy từ chối nhận di sản.
• Mẫu số 07/CC-DC: Thỏa thuận phân chia tài sản.
• Mẫu số 18/CC-HĐ: Hợp đồng hủy bỏ hợp đồng ủy quyền.

- Hiệu lực thi hành và trách nhiệm tổ chức thực hiện

Quy định về thời gian áp dụng và phân công trách nhiệm triển khai được nêu rõ tại Điều 5 và Điều 6:

• Hiệu lực thi hành: Quyết định này chính thức có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành.
• Trách nhiệm thi hành: Các cơ quan và cá nhân có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện Quyết định bao gồm: Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở - ngành trực thuộc thành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận - huyện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.