ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

VỀ QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TỈNH HẬU GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 13/2014/QĐ-UBND ngày 29 tháng 5 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định trách nhiệm quản lý và sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) của cán bộ, công chức tỉnh Hậu Giang.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy định này áp dụng đối với cán bộ, công chức thuộc tỉnh được cơ quan có thẩm quyền cử đi công tác nước ngoài được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định tại Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Nghị định số 65/2012/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ.

2. Cơ quan có thẩm quyền cử cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của tỉnh đi công tác nước ngoài.

3. Cơ quan được ủy quyền thực hiện việc quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức thuộc tỉnh (sau đây gọi là cơ quan quản lý hộ chiếu).

4. Cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, người được cấp hộ chiếu.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng, quản lý hộ chiếu

1. Hộ chiếu là tài sản của Nhà nước. Việc sử dụng, quản lý hộ chiếu phải được thực hiện theo Quy định này và các quy định pháp luật khác có liên quan; đồng thời, không được gây thiệt hại cho uy tín và lợi ích của Nhà nước.

2. Người có hành vi sử dụng, quản lý hộ chiếu sai Quy định thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý hộ chiếu

1. Cơ quan chủ quản là cơ quan có thẩm quyền cử cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của tỉnh đi công tác nước ngoài bao gồm: Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Các cơ quan chủ quản ủy quyền cho các sở, cơ quan ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý.

Điều 5. Trách nhiệm của người được cấp hộ chiếu

1. Có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản hộ chiếu cẩn thận, không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung trong hộ chiếu, không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng trái với pháp luật Việt Nam.

2. Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với Quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

3. Trường hợp bị mất hộ chiếu ở trong nước, người có hộ chiếu bị mất phải khai báo ngay với cơ quan Công an nơi xảy ra sự việc và báo cáo với cơ quan quản lý hộ chiếu. Nếu hộ chiếu mất ở nước ngoài, thì phải khai báo ngay với cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại và với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất, khi về nước phải báo cáo ngay với cơ quan quản lý hộ chiếu.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu, trừ trường hợp có lý do chính đáng do Thủ trưởng cơ quan quản lý hộ chiếu quyết định.

5. Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải báo cáo ngay bằng văn bản cho cơ quan quản lý hộ chiếu nơi chuyển đi và chuyển đến để các cơ quan này thực hiện việc quản lý hộ chiếu theo quy định.

6. Không được sử dụng hộ chiếu để đi nước ngoài với mục đích cá nhân.

Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu

1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.

2. Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận; nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho người được cấp hộ chiếu biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.

3. Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.

4. Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan chủ quản về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.

5. Thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.

6. Chuyển cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

7. Kịp thời báo cáo cơ quan chủ quản các vấn đề phát sinh trong quản lý hộ chiếu cũng như việc xem xét, quyết định hình thức xử lý vi phạm đối với các tổ chức và cá nhân trong việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng theo quy định này.

Điều 7. Trách nhiệm của cơ quan liên quan

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm:

a) Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy giá trị sử dụng hộ chiếu đối với những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu.

b) Thông báo cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về trường hợp hộ chiếu của cán bộ, công chức bị mất, bị hỏng.

2. Công an tỉnh có trách nhiệm nắm thông tin và báo cáo cho Ủy ban nhân dân tỉnh nếu phát hiện những trường hợp sử dụng hộ chiếu không đúng mục đích theo quy định.

Điều 8. Chế độ thông tin báo cáo

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hộ chiếu thông báo cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh danh sách của những người được cấp hộ chiếu (bao gồm: họ và tên, số hộ chiếu, ngày, tháng, năm cấp hộ chiếu), họ và tên cán bộ, công chức có trách nhiệm được giao trực tiếp quản lý hộ chiếu và số điện thoại, email, số fax của cơ quan, đơn vị.

2. Định kỳ hàng năm các đơn vị được giao quản lý hộ chiếu (trước ngày 20/12) gửi báo cáo về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh việc quản lý, sử dụng hộ chiếu tại đơn vị mình quản lý; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp và báo cáo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh việc quản lý, sử dụng hộ chiếu của cán bộ, công chức tỉnh Hậu Giang.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Xử lý vi phạm

Các tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định tại Quy định này và các quy định pháp luật khác có liên quan thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Điều khoản thi hành

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành tỉnh có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy định này; thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy định để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung Quy định cho phù hợp./.