ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH PHƯỚC

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 614/TTr-SNV ngày 21/5/2012,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 16/2012/QĐ-UBND ngày 30 tháng 5 năm 2012 của UBND tỉnh Bình Phước)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc, nội dung, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân trong việc quản lý, vận hành và khai thác sử dụng Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi tắt là Hồ sơ điện tử) trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Cán bộ, công chức, viên chức quy định tại Quy chế này bao gồm:

a) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định tại Luật Cán bộ, công chức ngày 13/11/2008 và Luật Viên chức ngày 15/11/2010;

b) Những người hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp.

2. Hồ sơ điện tử là tài liệu điện tử ghi nhận và phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức, viên chức được ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hiện đại hóa, nâng cao hiệu suất, hiệu quả trong quản lý và khai thác thông tin hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức.

3. Phiếu cán bộ, công chức, viên chức và Phiếu cán bộ, công chức cấp xã (sau đây gọi là Phiếu cán bộ, công chức, viên chức) dùng cho phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử là tài liệu tóm tắt về bản thân và các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã dùng để cập nhật vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

4. Tài khoản người dùng là tên và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

5. Quản lý tài khoản người dùng là việc tạo mới, cấp phát, hạn chế, mở rộng hoặc huỷ bỏ quyền đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

Điều 4. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử

1. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức là bộ công cụ để phục vụ việc sử dụng, khai thác các thông tin từ Hồ sơ điện tử (sau đây gọi chung là phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử); là thành phần trong hệ thống mạng thông tin tỉnh Bình Phước, được cài đặt trên máy chủ đặt tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước.

2. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử do Bộ Nội vụ cung cấp, triển khai thống nhất trong toàn quốc.

3. Địa chỉ truy cập phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử tại: http://qlhs.sonoivubinhphuoc.gov.vn

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

Hồ sơ điện tử được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định. Nghiêm cấm các hành vi:

1. Sử dụng thông tin Hồ sơ điện tử vào mục đích vụ lợi cá nhân, các mục đích xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ, công chức, viên chức làm ảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước.

2. Cung cấp hoặc để lộ tên và mật khẩu đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử cho cá nhân, tổ chức không được giao quyền và trách nhiệm quản lý sử dụng.

3. Làm lộ bí mật nhà nước; truy nhập trái phép vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử; khai thác và sử dụng các thông tin Hồ sơ điện tử trái với Quy chế này.

Chương II

QUẢN LÝ, KHAI THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Điều 6. Quản lý tài khoản đăng nhập Hồ sơ điện tử

1. Cơ quan, đơn vị theo phân cấp về công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

2. Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu UBND tỉnh về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được phép sử dụng tài khoản quản trị của UBND tỉnh để cấp, phân quyền tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị theo phân cấp về công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức; thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh. Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu phân cấp tài khoản người dùng cho các đơn vị trực thuộc, thống nhất với Sở Nội vụ bằng văn bản để được cấp bổ sung.

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác, sử dụng Hồ sơ điện tử có trách nhiệm bảo đảm an toàn tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị.

Điều 7. Mô hình tổ chức Hồ sơ điện tử

Hồ sơ điện tử của tỉnh được tổ chức theo mô hình 3 cấp như sau:

1. Cấp một là cấp có trách nhiệm cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh và UBND các xã, phường, thị trấn.

2. Cấp hai là cấp có trách nhiệm cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử ở các sở, ban ngành, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc tỉnh và UBND các huyện, thị xã. Cấp hai có trách nhiệm quản lý, tổ chức triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử; tổng hợp Hồ sơ điện tử của các cơ quan, đơn vị cấp một.

3. Cấp ba là cấp có trách nhiệm quản lý, tổ chức triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử; tổng hợp và lưu trữ Hồ sơ điện tử của các cơ quan, đơn vị cấp một và cấp hai.

UBND tỉnh Bình Phước thống nhất quản lý Hồ sơ điện tử và uỷ quyền cho Sở Nội vụ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Điều 8. Nguyên tắc quản lý Hồ sơ điện tử

1. Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức.

2. Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng, sử dụng công chức, viên chức có trách nhiệm quản lý Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị mình.

3. Thông tin trong Hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy.

4. Hồ sơ điện tử phải được cập nhật, bổ sung các thông tin thường xuyên, kịp thời, đầy đủ và chính xác.

5. Thường xuyên kiểm tra và có biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn Hồ sơ điện tử.

6. Bảo đảm tính tương thích trong toàn hệ thống thông tin liên quan đến Hồ sơ điện tử khi có sự thay đổi về thiết bị và công nghệ.

Điều 9. Quy trình lập phiếu cán bộ, công chức, viên chức và cập nhật Hồ sơ điện tử

Cơ quan, đơn vị được giao quản lý hồ sơ có trách nhiệm cập nhật những biến động thường xuyên về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức do cơ quan, đơn vị mình quản lý vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử. Cụ thể như sau:

1. Lập hồ sơ mới:

a) Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin cán bộ, công chức, viên chức hiện có mặt theo biên chế giao vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

b) Trong thời gian 15 ngày làm việc, kể từ ngày có Quyết định tuyển dụng, cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức kê khai Phiếu cán bộ, công chức, viên chức (mẫu ban hành kèm theo Quy chế này), đồng thời, cập nhật vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều này.

2. Cập nhật thông tin Hồ sơ điện tử đã có:

a) Đối với thông tin thay đổi từ phía cơ quan quản lý nhà nước như: đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật... cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật thông tin vào Hồ sơ điện tử của người đó (thời gian chậm nhất không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản có hiệu lực).

b) Đối với thông tin thay đổi từ phía cá nhân như: kê khai tài sản, thuế thu nhập cá nhân, kết hôn, ly hôn... cá nhân có trách nhiệm kê khai với cơ quan, đơn vị theo định kỳ được thực hiện đồng thời cùng việc kê khai Phiếu bổ sung lý lịch hàng năm hoặc theo yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị để tiến hành cập nhật vào Hồ sơ điện tử.

Điều 10. Điều chuyển, tiếp nhận Hồ sơ điện tử

Cán bộ, công chức, viên chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý, thì Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức đó được chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn vị mới quản lý theo thẩm quyền:

1. Chuyển trong cùng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng công chức, viên chức.

Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ có trách nhiệm điều chuyển Hồ sơ điện tử đến cơ quan, đơn vị mới (chậm nhất không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản có hiệu lực).

2. Chuyển ra ngoài cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng công chức, viên chức.

Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng công chức, viên chức có trách nhiệm điều chuyển Hồ sơ điện tử đến cơ quan, đơn vị mới (chậm nhất không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản có hiệu lực); cơ quan, đơn vị tiếp nhận cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm tiếp nhận và chuyển tiếp Hồ sơ điện tử đến cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ, công chức, viên chức theo phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức (chậm nhất không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản có hiệu lực).

3. Chuyển sang khối Đảng; chuyển ra ngoài tỉnh.

Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng công chức, viên chức có trách nhiệm điều chuyển Hồ sơ điện tử sang khối Đảng hoặc chuyển ra ngoài tỉnh theo quy trình trên phần mềm (chậm nhất không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản có hiệu lực).

Điều 11. Lưu trữ Hồ sơ điện tử

1. Hồ sơ điện tử phải được lưu trữ lâu dài để phục vụ công tác nghiên cứu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức.

2. Việc lưu trữ phải thực hiện tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc bảo đảm an ninh, an toàn đối với Hồ sơ điện tử theo các quy định hiện hành.

3. Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức đã nghỉ hưu, thôi việc, từ trần vẫn được lưu trữ ở cơ quan, đơn vị để theo dõi.

Điều 12. Khai thác Hồ sơ điện tử

1. Khai thác Hồ sơ điện tử là việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, các chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ, công chức, viên chức hoặc tổng hợp các tiêu chí thông tin, kết xuất các thông tin, lập các bảng biểu thống kê, báo cáo và in các kết quả xử lý được ra màn hình hoặc ra giấy.

2. Quyền sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử bao gồm các quyền như: quyền quản trị là quyền được toàn quyền cập nhật, sửa chữa, xử lý sao chép, loại bỏ một phần hoặc toàn bộ Hồ sơ điện tử; quyền cập nhật Hồ sơ điện tử là quyền được cập nhật, sao chép, sửa chữa Hồ sơ điện tử...

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác về Hồ sơ điện tử có trách nhiệm tuân thủ các quy trình về an toàn bảo mật thông tin.

Điều 13. Chế độ báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử

1. Quy định báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử như sau:

a) Hàng năm, các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý Hồ sơ điện tử thuộc thẩm quyền quản lý về UBND tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) làm hai đợt. Đợt 1 trước ngày 15 tháng 6; đợt 2 trước ngày 15 tháng 12.

b) Hàng năm, Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực trạng công tác quản lý Hồ sơ điện tử trong toàn tỉnh.

2. Nội dung báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử gồm:

a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị;

b) Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức (các thông tin được kết xuất từ phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử);

c) Tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

Chương III

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG VIỆC VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Điều 14. Sở Nội vụ

1. Tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản quy định về quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh Bình Phước; đề xuất việc nâng cấp phần mềm bảo đảm yêu cầu về khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

2. Hướng dẫn các sở, ban, ngành, các đơn vị trực thuộc tỉnh, UBND các huyện, thị xã và UBND các xã, phường, thị trấn khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

3. Được phép sử dụng tài khoản quản trị để quản lý các tài khoản người dùng của các cơ quan, đơn vị.

4. Thanh tra, kiểm tra việc xây dựng và quản lý Hồ sơ điện tử của các cơ quan, đơn vị; tổng hợp, báo cáo kết quả với Bộ Nội vụ và UBND tỉnh theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 13, Quy chế này.

5. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho những người làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

6. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để bảo đảm việc quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

7. Có trách nhiệm thông báo bằng văn bản trên Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh và trang thông tin điện tử của Sở Nội vụ cho các cơ quan, đơn vị về việc xảy ra sự cố hoặc nguy cơ xảy ra sự cố có ảnh hưởng xấu đến việc quản lý và khai thác sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử (khi phần mềm ngừng hoạt động trong 02 ngày làm việc liên tiếp).

8. Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật an toàn, bảo mật cho việc vận hành phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử để duy trì sự hoạt động thông suốt của phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử trên môi trường mạng Internet.

9. Xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp máy chủ và hạ tầng kỹ thuật liên quan đến công tác triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử trình UBND xem xét, phê duyệt.

Điều 15. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn

1. Thực hiện theo Khoản 2, Điều 8 và trường hợp uỷ quyền cho đơn vị cấp dưới quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, đơn vị được uỷ quyền có trách nhiệm lập phiếu cán bộ, công chức, viên chức, cập nhật thông tin cán bộ, công chức, viên chức vào Hồ sơ điện tử; cơ quan uỷ quyền kiểm duyệt phiếu cán bộ, công chức, viên chức và đôn đốc kiểm tra việc nhập thông tin cán bộ, công chức, viên chức đối với đơn vị uỷ quyền.

2. Được cấp tài khoản người dùng để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị mình. Quyết định phân công công chức trực tiếp được phép sử dụng tài khoản người dùng để quản lý khai thác Hồ sơ điện tử.

3. Xây dựng quy chế quản lý, sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Điều 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 Quy chế này.

4. Kiến nghị và đề xuất với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung những quy định liên quan đến chế độ cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.

5. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để bảo đảm cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.

Điều 16. Trách nhiệm của người được phân công trực tiếp làm công tác quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử.

1. Được sử dụng tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử theo phân cấp quản lý; thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản người dùng của đơn vị.

2. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác của các thông tin trong Hồ sơ điện tử, sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử để cung cấp kịp thời, nhanh chóng, chính xác phục vụ yêu cầu quản lý và tác nghiệp chuyên môn.

3. Áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn và bảo mật Hồ sơ điện tử; đề xuất các biện pháp bảo đảm sử dụng và khai thác có hiệu quả Hồ sơ điện tử.

4. Nghiên cứu, phát hiện và báo cáo với cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

5. Định kỳ báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định tại Điều 13 Quy chế này.

6. Trường hợp mất mật khẩu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị và báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ để được cấp lại mật khẩu mới.

7. Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã và UBND các xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện Quy chế này. Tổng hợp, báo cáo kết quả triển khai thực hiện với Bộ Nội vụ và UBND tỉnh theo quy định.

2. Cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

3. Cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân vi phạm các điều, khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc, phát sinh, các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.