Quyết định 1616/QĐ-KTNN năm 2018 được ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 2175/QĐ-KTNN ngày 01 tháng 12 năm 2014 của Tổng Kiểm toán nhà nước. Văn bản này tập trung vào việc chuẩn hóa quy trình soạn thảo văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản điện tử, đồng thời siết chặt quy định về thời hạn, thủ tục nộp lưu và gia hạn hồ sơ kiểm toán.

- Quy định về soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật và quản lý văn bản điện tử

• Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: Các văn bản quy phạm pháp luật của Kiểm toán nhà nước phải được xây dựng và soạn thảo căn cứ theo Quyết định số 1662/QĐ-KTNN ngày 03/11/2017 của Tổng Kiểm toán nhà nước về việc ban hành quy chế soạn thảo, thẩm định, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý của Kiểm toán nhà nước.
• Quản lý văn bản điện tử: Bổ sung quy định đối với các văn bản được gửi dưới hình thức điện tử. Theo đó, quy trình gửi nhận và xử lý văn bản điện tử phải thực hiện đúng theo các quy định hiện hành về quản lý, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Kiểm toán nhà nước.

- Quy định về thời hạn và địa điểm nộp lưu hồ sơ kiểm toán

• Thời hạn nộp lưu hồ sơ: Trong thời hạn tối đa 12 tháng kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán phải được hoàn thành thủ tục nộp lưu.
• Địa điểm nộp lưu hồ sơ:
  • Hồ sơ kiểm toán của các Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các đơn vị tham mưu phải nộp vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước quản lý.
  • Hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại Phòng Tổng hợp thuộc Kiểm toán nhà nước khu vực phải nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực quản lý.
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu: Hồ sơ kiểm toán sau khi nộp lưu phải được bảo quản, lưu trữ với thời hạn tối thiểu là 10 năm. Việc tiêu hủy tài liệu chỉ được thực hiện khi có Quyết định tiêu hủy tài liệu chính thức bằng văn bản của Tổng Kiểm toán nhà nước.

- Thủ tục và thẩm quyền gia hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

• Đối với đơn vị tham mưu và Kiểm toán nhà nước chuyên ngành: Trường hợp các tổ chức, cá nhân đã đến hạn nộp lưu hồ sơ nhưng có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để tham khảo phục vụ yêu cầu công việc thì phải báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước xin gia hạn (thông qua Văn phòng Kiểm toán nhà nước).
• Đối với Kiểm toán nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp: Các tổ chức, cá nhân phải báo cáo thủ trưởng đơn vị mình để xin gia hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu (thông qua Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực hoặc Văn phòng đơn vị sự nghiệp).
• Thời hạn gia hạn tối đa: Thời gian được phép giữ lại thêm để phục vụ công việc không được quá 12 tháng tính từ ngày đến hạn nộp lưu theo quy định chung.

- Điều chỉnh nhân sự trong công tác văn thư, lưu trữ

• Sửa đổi cơ cấu nhân sự liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ tại Kiểm toán nhà nước, cụ thể quy định Trưởng phòng Hành chính đảm nhận vai trò Ủy viên, Thư ký.

- Hiệu lực thi hành và trách nhiệm thực hiện

• Hiệu lực thi hành: Quyết định 1616/QĐ-KTNN có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Tất cả các nội dung khác không được sửa đổi, bổ sung tại Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 2175/QĐ-KTNN ngày 01/12/2014 vẫn giữ nguyên hiệu lực pháp lý.
• Trách nhiệm thực hiện: Chánh Văn phòng Kiểm toán nhà nước, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước, cùng toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc tại Kiểm toán nhà nước chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.