Quyết định 1862/QĐ-BTTTT năm 2009 do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của Bộ. Đây là một văn bản quan trọng nhằm chuẩn hóa, bảo mật và nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin hành chính nhà nước qua môi trường mạng.

- Phạm vi, đối tượng áp dụng và cấu trúc hệ thống thư điện tử

Hệ thống thư điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông là một thành phần cốt lõi trong hệ thống thông tin điện tử quản lý hành chính nhà nước của Bộ, được kết nối trực tuyến Internet để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ. Quy định này áp dụng đối với tất cả các tổ chức, cá nhân thuộc Bộ và các Sở Thông tin và Truyền thông.

• Tên miền sử dụng: Thống nhất sử dụng tên miền chung là @mic.gov.vn.
• Các loại hộp thư điện tử: Bao gồm hộp thư cá nhân (cấp cho cán bộ, công chức, viên chức của Bộ); hộp thư đơn vị (dùng chung cho các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các Sở Thông tin và Truyền thông); và các thư mục dùng chung (được phân quyền ghi/đọc cụ thể theo tính chất công việc).
• Danh bạ thư điện tử: Là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về các tổ chức, cá nhân tham gia sử dụng hệ thống.

- Trách nhiệm của Trung tâm Thông tin trong quản trị hệ thống

Trung tâm Thông tin là đơn vị chuyên trách về công nghệ thông tin của Bộ, chịu trách nhiệm toàn diện trong việc vận hành hệ thống:

• Bảo đảm các điều kiện kỹ thuật để hệ thống hoạt động liên tục, thông suốt và kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh.
• Thực hiện các biện pháp bảo mật, an toàn thông tin theo chế độ mật và quản lý chặt chẽ quyền truy cập của người dùng.
• Triển khai các giải pháp kỹ thuật để ngăn chặn thư rác, phòng chống virus tin học và thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu định kỳ.
• Trực tiếp khai báo, cập nhật danh bạ thư điện tử; ban hành hướng dẫn kỹ thuật sử dụng.
• Thiết lập kênh hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng qua thư điện tử support@mic.gov.vn và số điện thoại (4). 39447772.

- Trách nhiệm của cá nhân khi sử dụng hộp thư điện tử

Cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộp thư cá nhân phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định sau:

• Sử dụng hộp thư đúng theo hướng dẫn kỹ thuật và tự chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung các thư điện tử gửi đi.
• Có trách nhiệm bảo mật mật khẩu cá nhân; trường hợp mất mật khẩu phải báo ngay cho Trung tâm Thông tin để xử lý.
• Tự quản lý và lưu trữ thư điện tử cá nhân; tuyệt đối không truy cập trái phép vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng hộp thư của mình.
• Không phát tán thư rác hoặc các nội dung không phù hợp với mục đích công vụ; khi phát hiện sự cố hệ thống phải báo ngay cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.

- Quy trình cấp, cập nhật và thu hồi hộp thư cá nhân

Việc quản lý vòng đời của một hộp thư cá nhân được thực hiện chặt chẽ thông qua hệ thống e-Office:

• Trường hợp tuyển dụng mới: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận, Lãnh đạo đơn vị gửi thông báo qua e-Office đến Trung tâm Thông tin để tạo lập hộp thư mới.
• Trường hợp thay đổi vị trí công tác: Đơn vị gửi yêu cầu qua e-Office để quản trị hệ thống cập nhật thông tin mới vào danh bạ thư điện tử.
• Trường hợp nghỉ hưu hoặc chuyển công tác khỏi Bộ: Đơn vị quản lý có trách nhiệm thông báo qua e-Office về thời gian bắt đầu nghỉ hoặc chuyển công tác. Trung tâm Thông tin sẽ tiến hành cập nhật danh bạ và thực hiện khóa hộp thư sau thời gian 03 tháng kể từ ngày cán bộ bắt đầu nghỉ hoặc chuyển công tác.

- Quy định về quản lý hộp thư đơn vị và thư mục dùng chung

Đối với các tài nguyên dùng chung, quy định nêu rõ phương thức quản lý hành chính và kỹ thuật:

• Quản lý hộp thư đơn vị: Hộp thư đơn vị thuộc quyền quản lý trực tiếp của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền). Khi thay đổi người sử dụng, bắt buộc phải thực hiện bàn giao đầy đủ tài khoản, mật khẩu và toàn bộ dữ liệu lịch sử. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý hoặc phân công xử lý kịp thời các thư gửi đến hộp thư đơn vị.
• Quản lý thư mục dùng chung: Khi có nhu cầu tạo lập, đơn vị chủ trì phải gửi văn bản yêu cầu tới Trung tâm Thông tin (nêu rõ tên thư mục, tính chất thông tin, danh sách người có quyền ghi và quyền đọc). Người được cấp quyền ghi chỉ được đưa các thông tin đúng tính chất quy định. Quản trị viên hệ thống có quyền xóa bỏ các thông tin không phù hợp hoặc theo chỉ đạo của cấp có thẩm quyền.

- Tổ chức thực hiện và điều khoản thi hành

Quyết định quy định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong việc đưa hệ thống vào vận hành thực tế:

• Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc Trung tâm Thông tin và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc quy định này.
• Mọi hành vi vi phạm quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các đơn vị và cá nhân gửi phản hồi về Trung tâm Thông tin để tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét.
• Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Giám đốc Trung tâm thông tin và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành.