ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 184/TTr-STTTT ngày 18/4/2012,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

VỀ VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TỈNH GIA LAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 201 /QĐ-UBND ngày 11/5/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Gia Lai)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định chi tiết việc quản lý, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình (HNTH) trong hoạt động của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các Hội, đoàn thể tỉnh Gia Lai (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị).

Quy chế này được áp dụng đối với cơ quan, đơn vị tổ chức, chủ trì cuộc họp; các cơ quan có điểm cầu cuối; các cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức được mời tham dự và các đơn vị có liên quan khác.

Điều 2. Giải thích thuật ngữ

1. Hệ thống hội nghị truyền hình (HNTH): Là một hệ thống thông tin đa phương tiện cho phép người dùng từ nhiều điểm khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp tại điểm cầu trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị một sự hạn chế nào trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.

2. Điểm cầu trung tâm (điểm chủ trì): Là nơi lắp đặt các thiết bị HNTH của đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp trực tuyến kết nối với các điểm cầu.

3. Điểm cầu cuối: Là những nơi lắp đặt thiết bị HNTH để kết nối với điểm cầu trung tâm và điểm cầu điều khiển.

4. Điểm cầu điều khiển: Là nơi lắp đặt các thiết bị trung tâm để điều khiển các điểm cầu thực hiện các buổi học tập, hội nghị, hội thảo, cuộc họp, giao ban, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất (gọi tắt là “cuộc họp”) trên hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh.

Điều 3. Mục đích của việc sử dụng hệ thống HNTH

Sử dụng hệ thống HNTH tỉnh Gia Lai vào việc tổ chức các cuộc họp nhằm thay thế, giảm thiểu cách thức tổ chức hội họp tập trung theo truyền thống; an toàn, bảo mật, có thể lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp; tiết kiệm thời gian, chi phí ăn ở, đi lại, mở rộng số lượng và đối tượng được cung cấp thông tin; góp phần tích cực vào việc tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, các cơ quan quản lý Nhà nước của tỉnh Gia Lai, tạo nền tảng phát triển “Chính phủ điện tử”.

Chương II

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH

Điều 4. Đơn vị đầu mối về kỹ thuật

Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh là đơn vị đầu mối, chịu trách nhiệm chính trong việc quản l‎ý, vận hành, hỗ trợ kỹ thuật cho các điểm cầu cuối.

Điều 5. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp HNTH

1. Phòng họp phải được bố trí cố định (ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải di chuyển); diện tích sử dụng, trang bị nội thất... của phòng họp HNTH phải đáp ứng được nhu cầu hội họp. Phòng họp phải đảm bảo về quản lý an toàn, an ninh và có biện pháp vệ sinh, chống cháy, ẩm, côn trùng cắn phá đối với hệ thống HNTH bố trí trong phòng.

2. Cách bố trí ánh sáng, màu sắc trong phòng họp phù hợp với yêu cầu kỹ thuật, tránh sử dụng màu đen, màu trắng trong phòng họp; nên sử dụng nguồn sáng nhân tạo thay cho nguồn sáng tự nhiên trong các phòng họp để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp l‎ý.

3. Lắp đặt màn hình và bố trí chỗ ngồi sao cho người tham dự Hội nghị truyền hình trực tuyến dễ nhìn, thoải mái.

Điều 6. Quản lý hệ thống Hội nghị truyền hình

1. Các thiết bị của hệ thống HNTH là tài sản của Nhà nước. Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và UBND các huyện, thị xã, thành phố (cấp huyện), các xã, phường, thị trấn (cấp xã) có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng đảm bảo đúng mục đích; các cá nhân, đơn vị được giao phụ trách quản lý hệ thống HNTH không được tự ý di chuyển hoặc thay đổi vị trí các thiết bị khi chưa được sự đồng ý của cơ quan quản lý.

2. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn giúp UBND tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hệ thống HNTH của tỉnh, có trách nhiệm chủ trì thực hiện các công việc sau:

- Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông và của UBND tỉnh có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng, điều hành hoạt động hệ thống HNTH.

- Tiếp nhận yêu cầu của đơn vị chủ trì cuộc họp và chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (đơn vị trực thuộc Sở) thực hiện nhiệm vụ quản lý, vận hành, bảo trì hệ thống HNTH.

- Nghiên cứu, tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo các công việc liên quan đến hoạt động hệ thống HNTH theo thẩm quyền. Tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo lộ trình, tiến độ thực hiện các chỉ tiêu theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, UBND tỉnh trong việc sử dụng hệ thống HNTH trên địa bàn tỉnh.

- Báo cáo định kỳ, đột xuất về hoạt động hệ thống HNTH trên địa bàn cho UBND tỉnh.

- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, tốc độ đường truyền cho hệ thống HNTH của tỉnh hoạt động ổn định và thông suốt. Bảo quản hệ thống thiết bị HNTH tại điểm cầu điều khiển.

- Tham mưu, đề xuất các phương án duy trì, bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng hệ thống HNTH theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt. Tiếp nhận, tư vấn, hỗ trợ cho các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý các điểm cầu có nhu cầu khắc phục các sự cố kỹ thuật.

- Phân công chuyên viên kỹ thuật vận hành hệ thống HNTH tại hai điểm cầu điều khiển và điểm cầu trung tâm trước, trong và sau các cuộc hội họp đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và thông suốt. Lập danh sách chuyên viên, cán bộ phụ trách kỹ thuật của tất cả các điểm cầu gửi về các cơ quan, đơn vị quản lý các điểm cầu để phối hợp công tác.

3. Đơn vị cung cấp đường truyền và hạ tầng mạng thường xuyên kiểm tra, bảo đảm chất lượng đường truyền hoạt động tốt nhất phục vụ cho hệ thống HNTH của tỉnh.

4. UBND cấp huyện có trách nhiệm bố trí cán bộ bảo quản, vận hành toàn bộ hệ thống thiết bị đầu cuối để phục vụ việc tổ chức HNTH của cấp ủy Đảng và các cơ quan Nhà nước, Mặt trận và các đoàn thể của huyện; chỉ đạo xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống thiết bị tại điểm cầu thuộc thẩm quyền địa phương quản lý và báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để lập kế hoạch bảo trì chung cho toàn hệ thống.

Chương III

SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH

Điều 7. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH

1. Nguyên tắc chung: Hệ thống HNTH có thể được sử dụng trong tất cả các cuộc hội nghị, hội thảo, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất.

Đối với các cuộc họp mà thành phần tham dự có lãnh đạo cấp tỉnh hoặc cấp huyện thì đơn vị chủ trì tổ chức xin ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy hoặc UBND tỉnh theo quy định.

2. Trước thời điểm họp ít nhất 02 ngày; các cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức Hội nghị truyền hình phải thông báo bằng văn bản (hoặc ghi trên Giấy mời họp) về thời gian, địa điểm cho Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị kiểm tra và vận hành hệ thống; thông báo cho đơn vị cung cấp đường truyền biết để trực xử lý về đường truyền đảm bảo thông suốt; thông báo cho Điện lực Gia Lai biết để trực đảm bảo về nguồn điện.

3. Các cơ quan, đơn vị quản lý các điểm cầu của Hệ thống HNTH có trách nhiệm tạo điều kiện để ưu tiên tổ chức các hội nghị, cuộc họp của cấp ủy, chính quyền, mặt trận và các đoàn thể tại địa phương.

Điều 8. Xây dựng và thông báo kế hoạch cuộc họp.

1. Đối với các cuộc họp của Tỉnh ủy, HĐND, UBND, UBMTTQVN tỉnh:

Căn cứ vào chương trình công tác của Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, UBND tỉnh, UBMTTQVN tỉnh, các văn phòng của các đơn vị trên tham mưu, xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu nhiệm vụ được lãnh đạo giao và thông báo đến các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan để chuẩn bị nội dung, sắp xếp, bố trí phòng họp trước khi diễn ra cuộc họp ít nhất 02 ngày làm việc và trước ít nhất 02 giờ đối với các cuộc họp khẩn cấp.

2. Đối với các cuộc họp của các Sở, Ban, Ngành và Đoàn thể cấp tỉnh :

Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng hệ thống HNTH phải có sự thống nhất về thời gian, địa điểm và thành phần dự họp với Văn phòng UBND tỉnh nếu Điểm chủ trì thuộc quyền quản lý của Văn phòng UBND tỉnh hoặc với Văn phòng Tỉnh ủy nếu Điểm chủ trì thuộc quyền quản lý của Văn phòng Tỉnh ủy.

3. Đối với các cuộc họp giữa hai hoặc một vài điểm cầu :

Trường hợp cấp huyện có yêu cầu họp trực tuyến với nhau thông qua hệ thống HNTH thì đơn vị chủ trì phải báo cáo Thường trực Tỉnh ủy hoặc UBND tỉnh để theo dõi, chỉ đạo.

Điều 9. Trách nhiệm tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH.

1 . Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp.

- Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến phải chuẩn bị nội dung, thành phần tham dự và phát hành thư mời cho các cơ quan, đơn vị có liên quan về thời gian, địa điểm dự họp.

- Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH cần chuyển toàn bộ tài liệu liên quan đến cuộc họp, số điện thoại và hộp thư điện tử liên lạc để đăng ký phát biểu cho các đơn vị tham gia cuộc họp qua hệ thống thư điện tử công vụ của các đơn vị.

- Trước 01 ngày diễn ra cuộc họp, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp có trách nhiệm phối hợp với đơn vị quản lý điểm cầu điều khiển kiểm tra kỹ thuật và việc bố trí phù hợp các thiết bị đường truyền bên trong phòng họp, kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu cuối.

- Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp nếu có yêu cầu ghi hình lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp phải thông tin cho Sở Thông tin và Truyền thông biết trước khi cuộc họp diễn ra để được phục vụ. Sau 01 ngày diễn ra cuộc họp, đơn vị chủ trì cuộc họp liên hệ Sở Thông tin và Truyền thông lấy lại toàn bộ nội dung ghi hình của cuộc họp.

2. Trách nhiệm cơ quan quản lý điểm cầu chủ trì và các điểm cầu cuối.

- Chuẩn bị phòng họp cho các đơn vị tham gia cuộc họp tại điểm cầu của đơn vị.

- Phối hợp với đơn vị quản lý điểm cầu điều khiển kiểm tra kỹ thuật tại điểm cầu của đơn vị, đảm bảo hệ thống HNTH trong tình trạng sẵn sàng hoạt động tốt nhất.

- Khi có sự cố về kỹ thuật, đường truyền thì phải báo cho đơn vị điểm cầu điều khiển biết và các đơn vị viễn thông liên quan để kịp thời khắc phục sự cố.

3. Trách nhiệm của đơn vị điểm cầu điều khiển.

- Trước 01 ngày diễn ra cuộc họp, đơn vị quản lý điểm cầu điều khiển phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp có trách nhiệm kiểm tra việc chuẩn bị phòng họp, kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu cuối như : Nguồn điện, ánh sáng, tình trạng các thiết bị đầu cuối, kết nối các điểm cầu tham gia HNTH; thông báo tình trạng sẵn sàng của hệ thống HNTH cho cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp biết để tiến hành tổ chức cuộc họp;

- Phối hợp với tất cả các điểm cầu cuối vận hành hệ thống trước 01 giờ diễn ra cuộc hội họp và trong suốt thời gian diễn ra cuộc hội họp.

- Sau 01 ngày diễn ra cuộc họp, đơn vị quản lý điểm cầu điều khiển có trách nhiệm hoàn chỉnh kỹ thuật, giao băng ghi hình, tài liệu… cuộc họp (nếu có yêu cầu) cho đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp.

- Chủ trì, phối hợp với các điểm cầu giải quyết các sự cố về kỹ thuật, thiết bị trong thời gian sớm nhất.

- Trước khi cuộc họp bắt đầu 15 phút và trong thời gian giải lao, cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu điều khiển có trách nhiệm thông báo lên màn hình : số điện thoại và hộp thư điện tử dùng để liên hệ đăng ký phát biểu.

4. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp.

- Đại biểu các cơ quan, đơn vị được mời họp có trách nhiệm tham dự đầy đủ đúng thành phần theo các nội dung chương trình của cuộc họp.

- Đại biểu tham gia cuộc họp muốn phát biểu ý kiến thì phải được sự đồng ý của người chủ trì điểm cầu mà mình đang tham dự để đăng ký với người chủ trì cuộc họp ở điểm cầu trung tâm.

- Khi phát biểu, đại biểu sử dụng nút bật micro; sau khi phát biểu xong phải tắt micro để tránh ảnh hưởng trong quá trình diễn ra cuộc họp.

5. Trách nhiệm của cán bộ phụ trách kỹ thuật.

a) Tại điểm cầu điều khiển :

- Trong quá trình diễn ra cuộc họp trên hệ thống HNTH, cán bộ phụ trách kỹ thuật phải luôn có mặt, tập trung để vận hành tốt các thiết bị phục vụ cuộc họp.

- Khi điểm cầu trung tâm đang có người phát biểu, cán bộ phụ trách tại điểm cầu điều khiển sẽ tắt toàn bộ micro của các điểm cầu cuối để chất lượng âm thanh đạt tốt nhất.

- Khi ở điểm cầu nào có người phát biểu, cán bộ phụ trách tại điểm cầu điều khiển sẽ điều chỉnh hình ảnh, âm thanh cho phù hợp tại điểm cầu hội nghị đó.

- Tại điểm cầu điều khiển, cán bộ phụ trách điều khiển HNTH tổng hợp báo cáo từ các điểm cầu, nếu đảm bảo về chất lượng âm thanh, hình ảnh thì thông báo với đơn vị chủ trì để có thể bắt đầu buổi họp.

b) Tại điểm cầu trung tâm và các điểm cầu cuối (các điểm cầu):

- Các cán bộ phụ trách vận hành HNTH tại các điểm cầu có trách nhiệm phối hợp với cán bộ phụ trách tại điểm cầu điều khiển để hiệu chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp, đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ cuộc họp. Trường hợp bị ngắt kết nối khi đang họp thì cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp ở các điểm cầu cuối phải thông báo cho cán bộ phụ trách kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm cầu điều khiển biết để xử lý; tuyệt đối không tự ý chỉnh sửa thông số cấu hình hoặc quay số vì sẽ làm tắt nghẽn đến các điểm cầu khác.

- Trước giờ tổ chức cuộc họp, cán bộ phụ trách vận hành HNTH tại các điểm cầu có trách nhiệm phối hợp với điểm cầu điều khiển và điểm cầu trung tâm chuẩn bị các điều kiện, điều chỉnh chất lượng âm thanh, hình ảnh của điểm cầu trung tâm truyền đến và tại điểm cầu đó đảm bảo yêu cầu kỹ thuật.

Điều 10. Kết thúc cuộc họp

Sau khi kết thúc cuộc họp các cán bộ phụ trách vận hành HNTH tại tất cả các điểm cầu tham dự họp phải tắt thiết bị và tổ chức bảo quản theo đúng quy trình vận hành quy định.

Điều 11. Chi phí duy trì hệ thống HNTH:

1. Kinh phí duy trì hệ thống HNTH được sử dụng từ ngân sách Nhà nước.

2. Hàng năm UBND tỉnh bố trí kinh phí từ nguồn sự nghiệp khoa học cấp cho Sở Thông tin và Truyền thông để trả chi phí thuê đường truyền cho hệ thống HNTH, chi phí quản lý, bảo trì, vận hành thiết bị tại điểm điều khiển trung tâm.

3. Các đơn vị quản lý các điểm cầu khác bố trí kinh phí để vận hành, bảo dưỡng, duy trì các thiết bị của hệ thống HNTH.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Điều khoản thi hành

1. Giao cho Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời đề xuất bằng văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.