Quyết định 23/2013/QĐ-UBND quy định chi tiết về công tác tổ chức và quản lý các hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm thống nhất đầu mối quản lý, đơn giản hóa quy trình hành chính và nâng cao trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong việc tổ chức các sự kiện có yếu tố nước ngoài.

Quyết định xác định rõ giới hạn điều chỉnh và các nhóm đối tượng phải tuân thủ quy định khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

• Phạm vi điều chỉnh: Áp dụng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức theo hình thức trực tiếp trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, hoặc hình thức trực tuyến có ít nhất một đầu cầu tại Thành phố Hồ Chí Minh. Các sự kiện này bao gồm hội thảo do tổ chức Việt Nam thực hiện có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài, và hội thảo do tổ chức nước ngoài thực hiện. Quy định này không áp dụng đối với hoạt động họp báo quốc tế.
• Đối tượng áp dụng: Bao gồm các cơ quan, tổ chức Việt Nam (Sở, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện, tổ chức đoàn thể quần chúng, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp... thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân Thành phố) và các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam và đang hoạt động tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Quy trình cấp phép được thiết kế nhằm tối ưu hóa thời gian và phân định rõ vai trò của cơ quan đầu mối:

• Ủy quyền quyết định: Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ủy quyền cho Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông trực tiếp quyết định cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân Thành phố theo quy định tại Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
• Thời hạn nộp hồ sơ: Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải gửi đầy đủ hồ sơ hợp lệ đến Sở Thông tin và Truyền thông ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến diễn ra sự kiện.
• Quy trình phối hợp liên ngành: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Thông tin và Truyền thông chuyển hồ sơ lấy ý kiến các Sở, ngành liên quan. Các đơn vị được hỏi ý kiến phải trả lời bằng văn bản trong vòng 04 ngày làm việc, nếu quá hạn không trả lời thì được xem là đồng ý. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ ý kiến từ các Sở, ngành chuyên môn, Sở Thông tin và Truyền thông tiến hành thẩm định và trả lời cho đơn vị tổ chức.
• Xử lý nội dung vượt thẩm quyền: Đối với các trường hợp nội dung hội nghị, hội thảo vượt thẩm quyền quyết định, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm lập văn bản báo cáo trình Ủy ban nhân dân Thành phố trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Văn bản phân định rõ ràng trách nhiệm của từng cơ quan trong việc giám sát, quản lý các hoạt động hội nghị, hội thảo quốc tế:

• Sở Thông tin và Truyền thông: Là cơ quan đầu mối giúp Ủy ban nhân dân Thành phố thống nhất quản lý. Sở có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, thẩm định nội dung, lấy ý kiến các bên liên quan; xây dựng hệ thống mạng kết nối liên ngành để cập nhật thông tin cấp phép; tổng hợp báo cáo định kỳ gửi Ủy ban nhân dân Thành phố trước ngày 25 tháng 12 hàng năm để báo cáo Bộ Ngoại giao. Đặc biệt, Sở có quyền đình chỉ các hội nghị, hội thảo có dấu hiệu vi phạm pháp luật và xử lý các hành vi vi phạm theo thẩm quyền hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố xử lý nếu vượt thẩm quyền.
• Công an Thành phố: Phối hợp chặt chẽ với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc giải quyết các lĩnh vực liên quan trong quá trình xem xét cấp phép và quản lý an ninh, trật tự đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn.
• Các Sở, ngành thành phố: Có trách nhiệm cho ý kiến chuyên môn đúng thời hạn 04 ngày làm việc; phối hợp giám sát nội dung thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của mình; kiểm tra việc bảo vệ bí mật nhà nước và công tác thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị; cử cán bộ tham dự giám sát; chủ động phối hợp đình chỉ và xử lý vi phạm khi phát hiện dấu hiệu sai phạm; gửi báo cáo tình hình định kỳ về Sở Thông tin và Truyền thông trước ngày 15 tháng 12 hàng năm.

Các cơ quan, tổ chức đứng ra tổ chức sự kiện phải tuân thủ nghiêm ngặt các nghĩa vụ sau:

• Chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung của các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu và số liệu phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.
• Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, đề án hoặc kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đối với các cơ quan, tổ chức Việt Nam, phải thực hiện đúng các quy định hiện hành về chi tiêu và thanh quyết toán tài chính.
• Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo về Sở Thông tin và Truyền thông cùng các Sở, ngành chức năng liên quan trong thời hạn 15 ngày kể từ khi kết thúc sự kiện.

Quyết định 23/2013/QĐ-UBND có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Giám đốc Công an thành phố, Thủ trưởng các Sở, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.