Tóm tắt Quyết định 2390/QĐ-UBND năm 2005 về quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Đắk Lắk

Quyết định số 2390/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk ban hành ngày 26 tháng 10 năm 2005 nhằm thiết lập, quản lý và đưa vào vận hành thống nhất hệ thống thư điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. Đây là một bước đi quan trọng trong việc thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả trao đổi công việc chuyên môn giữa các cơ quan, đơn vị.

- Thông tin chung và hiệu lực thi hành

• Cơ quan ban hành: Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk.
• Ngày ban hành và hiệu lực: Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành (ngày 26 tháng 10 năm 2005).
• Đối tượng áp dụng: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh Đắk Lắk.

- Trách nhiệm quản lý hệ thống thư điện tử của các đơn vị (Điều 5 & Điều 6)

• Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh: Chánh Văn phòng có thẩm quyền cao nhất trong việc quản lý danh bạ điện tử của tỉnh, quyết định việc cho phép đăng nhập, sửa đổi hoặc loại bỏ các hộp thư điện tử trong hệ thống.
• Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng UBND tỉnh: Là đơn vị trực tiếp vận hành, quản trị hệ thống danh bạ và thư điện tử của tỉnh. Trung tâm có nhiệm vụ cấp phát địa chỉ và mật khẩu cho cán bộ, công chức; bảo đảm hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục; thực hiện các biện pháp an toàn, bảo mật thông tin theo chế độ mật; lọc thư rác, cài đặt hệ thống phòng chống virus; thực hiện lưu trữ thông tin; tổ chức tập huấn sử dụng và lập dự toán kinh phí hàng năm trình lãnh đạo phê duyệt.
• Sở Nội vụ: Có trách nhiệm cung cấp thông tin cập nhật về những thay đổi nhân sự (tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm) cho Văn phòng UBND tỉnh để kịp thời đồng bộ danh bạ điện tử.
• Các đơn vị hành chính trong tỉnh: Chủ động báo cáo mọi thông tin thay đổi về tổ chức, cá nhân thuộc quyền quản lý cho Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật vào hệ thống.

- Quy trình cung cấp và quản lý tài khoản thư điện tử (Điều 7)

• Trường hợp tuyển dụng mới: Ngay sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới và có lệnh từ Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Tin học tiến hành tạo lập hộp thư điện tử mới cho nhân sự đó để tham gia hệ thống.
• Trường hợp thay đổi vị trí công tác: Trung tâm Tin học căn cứ vào các văn bản điều động hiện hành để cập nhật thông tin mới của cán bộ vào danh bạ điện tử, bảo đảm tính đồng bộ trong quản lý.
• Trường hợp chuyển công tác ra ngoài tỉnh hoặc nghỉ hưu: Trung tâm Tin học thực hiện cập nhật danh bạ và tiến hành loại bỏ (xóa) hộp thư điện tử của cán bộ đó ra khỏi hệ thống của tỉnh.

- Quy định trách nhiệm đối với người sử dụng hộp thư cá nhân (Điều 8)

• Bảo mật thông tin: Cán bộ, công chức phải tự bảo vệ mật khẩu cá nhân, không được tiết lộ hoặc cung cấp mật khẩu cho người khác. Nếu phát hiện mật khẩu bị lộ, phải báo ngay cho Trung tâm Tin học để xử lý.
• Quản lý nội dung: Tự quản lý, lưu trữ thư điện tử cá nhân và chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung thông tin gửi đi trên mạng.
• Sử dụng đúng mục đích: Không truy cập trái phép vào hộp thư của người khác; không cho người khác mượn hộp thư; không phát tán thư rác hoặc các nội dung không phù hợp với hoạt động công vụ.
• Xử lý sự cố: Kịp thời báo cáo Trung tâm Tin học khi gặp các sự cố kỹ thuật liên quan đến hệ thống thư điện tử.

- Quy định đối với hộp thư điện tử của đơn vị (Điều 9 & Điều 10)

• Tính chất hộp thư đơn vị: Là hộp thư đặc biệt dùng riêng để trao đổi công tác của cơ quan, do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản cho nhân sự cụ thể sử dụng.
• Bàn giao công việc: Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị, người tiền nhiệm phải thực hiện bàn giao đầy đủ hộp thư, mật khẩu và toàn bộ dữ liệu lịch sử cho Thủ trưởng mới.
• Xử lý thông tin: Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) có trách nhiệm kiểm tra, xử lý kịp thời các thư điện tử gửi đến. Quy chế sử dụng thư điện tử của cơ quan phải coi thông tin truyền qua hộp thư này như một phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính chính thức của Thủ trưởng.
• Nghiêm cấm tự phát và dùng thư bên ngoài: Các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện không được tự xây dựng hệ thống thư điện tử riêng. Đồng thời, nghiêm cấm việc sử dụng các hộp thư công cộng bên ngoài (như Yahoo, Hotmail...) để trao đổi công việc chuyên môn của tỉnh.

- Tổ chức thực hiện và xử lý vi phạm (Điều 11, 12 & Điều 13)

• Trách nhiệm triển khai: Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Tin học và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phổ biến, tổ chức thực hiện nghiêm túc quy định này trong phạm vi quản lý của mình.
• Xử lý vi phạm: Mọi hành vi vi phạm quy định về quản lý và sử dụng thư điện tử sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt theo các quy định của pháp luật hiện hành.
• Sửa đổi, bổ sung: Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các đơn vị tổng hợp ý kiến gửi về Văn phòng UBND tỉnh để báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định điều chỉnh.

- Danh sách địa chỉ thư điện tử chính thức của các đơn vị trực thuộc tỉnh Đắk Lắk

Dưới đây là danh sách địa chỉ thư điện tử (E-mail) của các cơ quan, đơn vị hành chính và địa phương được ban hành kèm theo Quyết định 2390/QĐ-UBND để phục vụ công tác liên hệ, trao đổi thông tin:

• Ủy ban nhân dân tỉnh: ubnd@daklak.gov.vn
• Sở Nội vụ: sonoivu@daklak.gov.vn
• Công an tỉnh: congantinh@daklak.gov.vn
• Sở Tài chính: sotaichinh@daklak.gov.vn
• Sở Xây dựng: soxaydung@daklak.gov.vn
• Sở Tư pháp: sotuphap@daklak.gov.vn
• Sở Tài nguyên - MT: sotnmt@daklak.gov.vn
• Cục thống kê: cucthongke@daklak.gov.vn
• Chi cục kiểm lâm: chicuckiemlam@daklak.gov.vn
• Cục thuế: cucthue@daklak.gov.vn
• Sở LĐTBXH: soldtbxh@daklak.gov.vn
• Sở Công nghiệp: socongnghiep@daklak.gov.vn
• Sở NN-PTNT: sonnptnt@daklak.gov.vn
• Bộ đội biên phòng: bodoibienphong@daklak.gov.vn
• Sở Kế hoạch và đầu tư: sokhdt@daklak.gov.vn
• Sở Văn hóa thông tin: sovhtt@daklak.gov.vn
• Sở Giao thông vận tải: sogtvt@daklak.gov.vn
• Sở Y tế: soyte@daklak.gov.vn
• UBND thành phố BMT: ubndtp@daklak.gov.vn
• Sở Thương mại Du lịch: sotmdl@daklak.gov.vn
• Sở Giáo dục & đào tạo: sogddt@daklak.gov.vn
• Ban chuẩn bị các DA KCN: banqlkcn@daklak.gov.vn
• Ban Tôn giáo: bantongiao@daklak.gov.vn
• Thanh tra tỉnh: thanhtra@daklak.gov.vn
• Ban Dân tộc: bandantoc@daklak.gov.vn
• Sở BCVT: sobcvt@daklak.gov.vn
• Sở khcn: sokhcn@daklak.gov.vn
• Hội liên hiệp phụ nữ tỉnh: hoilienhiepphunu@daklak.gov.vn
• Sở Thể dục thể thao: sotheducthethao@daklak.gov.vn
• Ủy ban Dân số GĐ&TE: uybandsgdte@daklak.gov.vn
• Viện kiểm sát nhân dân tỉnh: vienkiemsatnd@daklak.gov.vn
• Huyện Buôn Đôn: buondon@daklak.gov.vn
• Huyện Cư Mgar: cumgar@daklak.gov.vn
• Huyện Ea Hleo: eahleo@daklak.gov.vn
• Huyện Ea Kar: eakar@daklak.gov.vn
• Huyện Ea Súp: easup@daklak.gov.vn
• Huyện Krông Na: krongna@daklak.gov.vn
• Huyện Krông Bông: krongbong@daklak.gov.vn
• Huyện Krông Buk: krongbuk@dak.lak.gov.vn
• Huyện Krông Năng: krongnang@daklak.gov.vn
• Huyện Krông Păk: krongpak@daklak.gov.vn
• Huyện Lăk: lak@daklak.gov.vn
• Huyện M’Đrăk: madrak@daklak.gov.vn