Tóm tắt Quyết định 343/QĐ-UBND năm 2023 về vận hành chính thức Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố Hà Nội

Quyết định 343/QĐ-UBND đánh dấu bước đi quan trọng trong tiến trình xây dựng chính quyền điện tử và chuyển đổi số của thành phố Hà Nội. Văn bản quy định việc đưa vào vận hành chính thức hệ thống quản lý văn bản dùng chung, đồng thời phân công trách nhiệm cụ thể cho các sở, ban, ngành và địa phương nhằm tối ưu hóa hiệu quả quản lý hành chính.

1. Thời gian vận hành và phạm vi áp dụng hệ thống

• Thời gian bắt đầu: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố Hà Nội chính thức đi vào vận hành từ ngày 12 tháng 01 năm 2023.
• Địa chỉ truy cập khai thác: Toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức truy cập và sử dụng hệ thống tại địa chỉ: https://quanlyvanban.hanoi.gov.vn.
• Phạm vi áp dụng: Áp dụng thống nhất và dùng chung cho tất cả các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân (UBND) các quận, huyện, thị xã; và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Hà Nội.

2. Chỉ tiêu hiệu quả và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị

Thủ trưởng các sở, ban, ngành và Chủ tịch UBND các cấp có trách nhiệm tổ chức triển khai, vận hành hệ thống tại cơ quan, đơn vị mình với các yêu cầu cụ thể sau:

• Thống nhất quản lý: Thực hiện công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành và xử lý nhiệm vụ hoàn toàn trên hệ thống dùng chung của Thành phố.
• Ứng dụng chữ ký số: Thực hiện ký số cá nhân và ký số cơ quan, tổ chức theo đúng quy định về công tác văn thư và Quy chế làm việc của UBND Thành phố. Đảm bảo toàn bộ văn bản trao đổi giữa các cơ quan được thực hiện dưới dạng điện tử (ngoại trừ văn bản mật).
• Chỉ tiêu xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng đến hết năm 2023:
  • Cấp Thành phố: Phấn đấu đạt khoảng 90% hồ sơ công việc được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ mật).
  • Cấp huyện: Phấn đấu đạt khoảng 80% hồ sơ công việc được xử lý trên môi trường mạng.
  • Cấp xã: Phấn đấu đạt khoảng 60% hồ sơ công việc được xử lý trên môi trường mạng.
• Lưu trữ và kiểm soát: Đảm bảo toàn bộ hồ sơ được tạo lập, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu điện tử theo quy định; kiểm soát chặt chẽ tiến độ giải quyết công việc từ khâu tiếp nhận, xử lý đến phát hành văn bản nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch, rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm và rõ hiệu quả.

3. Phân công nhiệm vụ cho các cơ quan chuyên trách

Để hệ thống vận hành ổn định, an toàn và đạt hiệu quả cao, UBND Thành phố giao nhiệm vụ cụ thể cho các cơ quan đầu mối:

• Văn phòng UBND Thành phố:
  • Chủ trì công tác vận hành kỹ thuật, bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn và bảo mật thông tin.
  • Thực hiện kết nối, liên thông gửi - nhận văn bản điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia do Văn phòng Chính phủ quản lý.
  • Tổ chức hướng dẫn sử dụng cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn.
  • Nghiên cứu, tổng hợp các khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng để kịp thời điều chỉnh, nâng cấp các chức năng của hệ thống.
  • Xây dựng và trình UBND Thành phố ban hành quy chế quản lý, vận hành nhằm khai thác, sử dụng hệ thống hiệu quả.
• Sở Thông tin và Truyền thông:
  • Đảm bảo các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác quản lý, vận hành và duy trì hệ thống tuân thủ các quy định về an toàn, an ninh mạng.
  • Hướng dẫn quy trình cấp chứng thư số, đảm bảo toàn bộ công chức được gắn định danh số trong quá trình xử lý công việc.
• Sở Nội vụ:
  • Chủ trì việc tổng hợp, đưa kết quả khai thác và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Thành phố làm tiêu chí đánh giá về chỉ số cải cách hành chính hàng năm tại các cơ quan, đơn vị.

4. Trách nhiệm thi hành

Chánh Văn phòng UBND Thành phố; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc Thành phố; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc Quyết định này.