Giới thiệu chung về Quyết định 39/2022/QĐ-UBND

Quyết định số 39/2022/QĐ-UBND quy định chi tiết về các tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Cần Thơ. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm chuẩn hóa quy trình thành lập, nâng cao chất lượng hoạt động bổ trợ tư pháp, đồng thời bảo đảm sự phân bổ hợp lý các tổ chức hành nghề công chứng, đáp ứng tốt nhu cầu của người dân và doanh nghiệp tại địa phương.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng (Điều 1)

Quyết định này áp dụng đối với công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, cùng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến công tác nộp và xét duyệt hồ sơ trên địa bàn thành phố Cần Thơ. Quy định cũng áp dụng bắt buộc đối với các trường hợp thay đổi địa điểm trụ sở của Văn phòng công chứng:

• Trường hợp thay đổi địa điểm trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác: Phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí ban hành kèm theo Quyết định này.
• Trường hợp thay đổi địa điểm trụ sở trong cùng địa bàn cấp huyện: Phải đạt được số điểm tối thiểu đối với nhóm tiêu chí về trụ sở và cơ sở vật chất.

Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập (Điều 2)

Việc xét duyệt hồ sơ được thực hiện dựa trên các nguyên tắc chủ đạo sau:

• Phải phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, bảo đảm tổ chức hành nghề công chứng gắn liền với địa bàn dân cư, tránh tình trạng tập trung quá nhiều văn phòng trong cùng một khu vực gây cạnh tranh không lành mạnh.
• Tại một thời điểm, mỗi công chứng viên có đủ điều kiện chỉ được phép nộp hồ sơ đề nghị thành lập một Văn phòng công chứng duy nhất.
• Quá trình xét duyệt phải bảo đảm tính công khai, minh bạch, khách quan và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Công chứng cùng các văn bản pháp luật liên quan.

Các trường hợp không tiếp nhận hồ sơ hoặc không được tính điểm (Điều 3)

Để bảo đảm tính nghiêm túc và chất lượng của đề án thành lập, Quyết định quy định rõ các trường hợp hạn chế:

1. Những trường hợp không tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập:

• Công chứng viên đăng ký hoặc tham gia vào nhiều hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong cùng một thời điểm.
• Công chứng viên nộp hồ sơ khi đang hành nghề tại một Văn phòng công chứng khác hoặc đang kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác.
• Công chứng viên thuộc trường hợp không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
• Công chứng viên hoặc nhân viên đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính, kỷ luật nghiệp vụ, đang trong thời gian bị đình chỉ hành nghề hoặc thuộc trường hợp bị miễn nhiệm công chứng viên.
• Hồ sơ đề nghị có xuất hiện giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ.

2. Những trường hợp không được tính điểm trong hồ sơ:

• Công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới nhưng trước đó đã từng tham gia thành lập một Văn phòng công chứng khác (được UBND cấp tỉnh cho phép) chưa đủ 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ mới.
• Nhân viên nghiệp vụ trong hồ sơ đang làm việc tại một Văn phòng công chứng khác hoặc đồng thời có tên trong một Đề án thành lập khác.
• Không cung cấp được giấy tờ chứng minh hợp lệ đối với các nội dung trình bày trong Đề án.
• Công chứng viên tham gia thành lập đã trên 70 tuổi.

Cơ cấu thang điểm và điều kiện đạt yêu cầu theo địa bàn (Điều 4 & Điều 5)

Tổng số điểm đánh giá tối đa cho các tiêu chí xét duyệt là 100 điểm. Để được xem xét cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đạt tối thiểu 50% số điểm của từng tiêu chí thành phần, đồng thời tổng số điểm chung phải đạt mức sàn quy định cụ thể theo từng địa bàn hành chính như sau:

• Địa bàn quận Ninh Kiều: Phải đạt tối thiểu từ 85 điểm trở lên.
• Địa bàn các quận Bình Thủy, Cái Răng: Phải đạt tối thiểu từ 80 điểm trở lên.
• Địa bàn các quận Ô Môn, Thốt Nốt: Phải đạt tối thiểu từ 75 điểm trở lên.
• Địa bàn các huyện Phong Điền, Vĩnh Thạnh, Cờ Đỏ, Thới Lai: Phải đạt tối thiểu từ 70 điểm trở lên.

Cơ cấu điểm số chi tiết cho 3 nhóm tiêu chí chính bao gồm:

• Tiêu chí về trụ sở, cơ sở vật chất (tối đa 30 điểm): Đánh giá về tính pháp lý của quyền sử dụng đất/nhà, diện tích, vị trí, sự thuận tiện giao thông, khu vực gửi xe và trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hoạt động.
• Tiêu chí về nhân sự (tối đa 60 điểm): Đánh giá số lượng, chất lượng, kinh nghiệm của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên hợp đồng và đội ngũ nhân viên nghiệp vụ, nhân viên lưu trữ, kế toán.
• Tiêu chí về tính khả thi của đề án (tối đa 10 điểm): Đánh giá kế hoạch triển khai, quy trình nghiệp vụ, lưu trữ hồ sơ và tính bền vững của văn phòng sau khi thành lập.

Lưu ý về cách tính điểm nhân sự đặc thù: Công chứng viên thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 169 của Bộ luật Lao động năm 2019 đến 70 tuổi chỉ được tính 50% số điểm dành cho công chứng viên. Số điểm của công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng chỉ được tính bằng 25% số điểm của công chứng viên hợp danh.

Quy trình tiếp nhận, xét duyệt và kiểm tra thực tế (Điều 6 & Điều 7)

Quy trình thẩm định hồ sơ được thực hiện chặt chẽ qua các bước:

• Công chứng viên nộp hồ sơ kèm các giấy tờ chứng minh tại Sở Tư pháp và chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính xác thực của hồ sơ.
• Sở Tư pháp là cơ quan đầu mối tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ.
• Tổ xét duyệt hồ sơ liên ngành do Sở Tư pháp thành lập (gồm đại diện Sở Tư pháp, Văn phòng UBND thành phố, Hội Công chứng viên thành phố và UBND quận/huyện nơi dự kiến thành lập) tiến hành chấm điểm độc lập, khách quan và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
• Căn cứ kết quả chấm điểm, Sở Tư pháp trình UBND thành phố xem xét quyết định cho phép thành lập. Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
• Sau khi có quyết định cho phép thành lập, Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra thực tế các điều kiện nêu trong Đề án trước khi cấp giấy đăng ký hoạt động. Nếu Văn phòng công chứng không đáp ứng đúng nội dung Đề án đã duyệt, Sở Tư pháp sẽ báo cáo UBND thành phố thu hồi quyết định cho phép thành lập.

Khiếu nại, tố cáo và tổ chức thực hiện (Điều 8, Điều 9 & Điều 10)

• Giải quyết khiếu nại, tố cáo: Công chứng viên có quyền khiếu nại, tố cáo đối với kết quả xét duyệt hoặc quyết định từ chối thành lập theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
• Hiệu lực thi hành: Quyết định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2023, thay thế hoàn toàn Quyết định số 11/2019/QĐ-UBND ngày 28 tháng 6 năm 2019 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố, Chủ tịch UBND các quận, huyện, xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Khuyến khích các Văn phòng công chứng thành lập trước ngày Quyết định này có hiệu lực tự hoàn thiện cơ sở vật chất và nhân sự để đáp ứng các tiêu chí mới.