Quyết định 394/QĐ-UBND năm 2009 quy định chi tiết về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn trực thuộc Sở Nội vụ. Đây là văn bản pháp lý quan trọng thiết lập bộ máy quản lý và vận hành công tác lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.

Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn

Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn được xác định rõ ràng về mặt pháp lý và vai trò hoạt động như sau:

• Là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn, thực hiện chức năng quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.
• Có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng và được mở tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của pháp luật.
• Trụ sở của Trung tâm được đặt tại kho chuyên dụng (trong thời gian tạm thời sẽ bố trí tại trụ sở của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn).

Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể

Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn thực hiện các nhóm nhiệm vụ chuyên môn sâu về công tác lưu trữ bao gồm:

• Công tác kế hoạch: Chủ trì xây dựng các kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về công tác lưu trữ để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
• Nghiệp vụ lưu trữ: Tổ chức thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ bao gồm thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; tiến hành tu bổ, phục chế và thực hiện các biện pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
• Bảo quản và thống kê: Chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn, bảo quản vật lý và thực hiện thống kê chính xác các tài liệu lưu trữ đang quản lý.
• Khai thác dữ liệu: Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, thiết lập cơ sở dữ liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ độc giả khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu lưu trữ của tỉnh.
• Dịch vụ công: Cung cấp các dịch vụ công về lĩnh vực lưu trữ theo quy định của pháp luật.
• Quản lý nội bộ: Thực hiện quản lý tài chính, tài sản được giao và hoàn thành các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ phân công.

Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế

Bộ máy của Trung tâm được thiết kế chặt chẽ nhằm đảm bảo vận hành chuyên nghiệp:

• Ban Lãnh đạo Trung tâm: Gồm có Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm và các Phó Giám đốc do Giám đốc Sở Nội vụ bổ nhiệm.
• Các phòng chuyên môn trực thuộc: Trung tâm được cơ cấu thành 3 phòng chức năng chuyên biệt bao gồm: Phòng Hành chính - Tổ chức; Phòng Thu thập - Chỉnh lý tài liệu; Phòng Bảo quản - Sử dụng tài liệu. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng sẽ do Giám đốc Trung tâm và Giám đốc Sở Nội vụ quyết định.
• Biên chế nhân sự: Chỉ tiêu biên chế của Trung tâm Lưu trữ nằm trong tổng số biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở Nội vụ, do Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn giao chỉ tiêu hàng năm.

Trách nhiệm thi hành quyết định

Quyết định quy định rõ các chức danh và đơn vị có trách nhiệm thi hành bao gồm: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn cùng Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các nội dung của Quyết định này.