Quyết định số 636/2003/QĐ-UB quy định chi tiết về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị. Đây là văn bản pháp lý quan trọng thiết lập bộ máy quản lý nhà nước chuyên trách về công tác đối ngoại và biên giới lãnh thổ trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.

Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị được thành lập theo Quyết định số 24/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở tổ chức lại Phòng Đối ngoại và Ban Biên giới tỉnh với các đặc điểm pháp lý sau:

• Là cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Quảng Trị, tham mưu và giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ba lĩnh vực: công tác đối ngoại, công tác biên giới và công tác biển Đông, hải đảo tại địa phương.
• Chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp và toàn diện của UBND tỉnh Quảng Trị, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao.
• Có tư cách pháp nhân độc lập, có con dấu riêng và được mở tài khoản riêng để hoạt động theo quy định của pháp luật.
• Trụ sở chính của Sở Ngoại vụ được đặt tại thị xã Đông Hà, tỉnh Quảng Trị.

Sở Ngoại vụ thực hiện các nhóm nhiệm vụ và quyền hạn toàn diện trong công tác đối ngoại và quản lý biên giới địa phương bao gồm:

• Tham mưu và tổ chức thực hiện chính sách: Nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo tỉnh về chủ trương, kế hoạch đối ngoại; phối hợp tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại của Đảng và Nhà nước tại địa phương; làm đầu mối liên lạc giữa các cấp, ngành trong tỉnh với các cơ quan đối ngoại Trung ương.
• Quản lý hoạt động đối ngoại địa phương: Hướng dẫn, phổ biến các chủ trương, chính sách đối ngoại của Nhà nước; quản lý hoạt động đối ngoại của các ngành, tổ chức và địa phương thuộc tỉnh.
• Lễ tân và đón tiếp khách quốc tế: Chuẩn bị nội dung, chương trình và tổ chức đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến thăm, làm việc; giải quyết thủ tục xuất nhập cảnh cho các đoàn cán bộ của tỉnh đi công tác nước ngoài và các đoàn nước ngoài đến địa phương theo quy định.
• Hợp tác quốc tế: Tham gia ý kiến về phương hướng, nội dung, đối tác hợp tác hữu nghị; theo dõi và thúc đẩy việc thực hiện các thỏa thuận quốc tế đã ký kết.
• Quản lý tổ chức và cá nhân nước ngoài: Phối hợp quản lý hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân nước ngoài cư trú, làm việc tại địa phương; phối hợp quản lý các hoạt động dịch vụ dành cho người nước ngoài và tổ chức nước ngoài.
• Công tác lãnh sự và bảo hộ công dân: Làm đầu mối giải quyết các vấn đề lãnh sự có yếu tố nước ngoài theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
• Công tác kiều bào: Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên trách thực hiện chính sách đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài.
• Thông tin và tuyên truyền đối ngoại: Tham mưu nội dung, hình thức tuyên truyền đối ngoại; quản lý và hướng dẫn hoạt động của phóng viên báo chí nước ngoài tác nghiệp tại tỉnh.
• Quản lý lao động và phi chính phủ: Phối hợp tuyển chọn, quản lý lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức nước ngoài; làm đầu mối quản lý hoạt động và nguồn viện trợ của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (NGO).
• Quản lý biên giới, lãnh thổ và biển đảo: Phối hợp quản lý nhà nước về bảo vệ biên giới, biển Đông và hải đảo; tham gia xây dựng phương án giải quyết biên giới với nước láng giềng; chủ trì khảo sát đơn phương, song phương và phân giới cắm mốc trên thực địa.
• Hợp tác biên giới với nước bạn Lào: Xây dựng mối quan hệ hữu nghị, hợp tác với các tỉnh của nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào có chung đường biên giới nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý biên giới.
• Giải quyết tranh chấp và sự cố biên giới: Xử lý hoặc đề xuất phương án xử lý các vấn đề phát sinh trong quản lý biên giới; kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các điều ước quốc tế về biên giới và giải quyết các tranh chấp biên giới thuộc phạm vi tỉnh.
• Báo cáo và đào tạo: Tổng hợp tình hình đối ngoại, biên giới, biển đảo định kỳ và đột xuất; phối hợp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác đối ngoại và biên giới tại địa phương.
• Quản lý nội bộ: Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tài sản, hồ sơ, bản đồ và các tài liệu liên quan đến đường biên giới quốc gia thuộc phạm vi quản lý của tỉnh.

Bộ máy của Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị được thiết lập tinh gọn nhằm đảm bảo hiệu quả thực thi công vụ:

• Ban Lãnh đạo Sở: Gồm có Giám đốc (chịu trách nhiệm điều hành chung) và từ 01 đến 02 Phó Giám đốc (giúp việc cho Giám đốc).
• Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ trực thuộc:
• Phòng Hành chính - Tổng hợp và Lễ tân.
• Phòng Biên giới - Lãnh sự và Việt Kiều.
• Phòng Hợp tác Quốc tế.
• Biên chế hành chính: Số lượng biên chế của Sở được quyết định và giao hàng năm bởi UBND tỉnh Quảng Trị dựa trên kế hoạch sử dụng lao động chung của tỉnh.

Quyết định có hiệu lực pháp luật kể từ ngày ký ban hành. Trách nhiệm thi hành quyết định này thuộc về các cá nhân và tổ chức sau:

• Chánh Văn phòng UBND tỉnh Quảng Trị.
• Trưởng Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Quảng Trị.
• Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh có liên quan.
• Chủ tịch UBND các huyện, thị xã thuộc tỉnh Quảng Trị.
• Giám đốc Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Trị.