Tóm tắt Quyết định 69/2021/QĐ-UBND về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Công chứng số 1 tỉnh Ninh Bình

Quyết định số 69/2021/QĐ-UBND được Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành ngày 17 tháng 12 năm 2021 và chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2022. Văn bản này quy định chi tiết về vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Phòng Công chứng số 1 trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh Ninh Bình.

- Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện quyết định

• Hiệu lực thi hành: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2022. Quy định này bãi bỏ Điều 2 và Điều 3 của Quyết định số 523/QĐ-UBND ngày 13/3/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc chuyển Phòng Công chứng số 1 tỉnh Ninh Bình từ cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước sang đơn vị sự nghiệp công lập.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tư pháp; Trưởng phòng Công chứng số 1; cùng các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

- Vị trí pháp lý và chức năng hoạt động

• Vị trí pháp lý: Phòng Công chứng số 1 là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh Ninh Bình. Phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng để hoạt động độc lập.
• Cơ chế quản lý: Phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về mặt tổ chức, biên chế và công tác của Sở Tư pháp tỉnh Ninh Bình; đồng thời chịu sự kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Tư pháp.
• Chức năng chính: Cung cấp các dịch vụ công trong lĩnh vực công chứng và chứng thực theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (bao gồm cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng và các giao dịch).
• Trụ sở làm việc: Đặt tại số 17, đường Tràng An, phường Đông Thành, thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình.

- Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể

Phòng Công chứng số 1 thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn trọng tâm sau đây:

• Kế hoạch và tài chính: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm; lập báo cáo dự toán thu, chi và thực hiện báo cáo thanh quyết toán tài chính hàng năm theo quy định pháp luật.
• Nghiệp vụ công chứng: Thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan.
• Nghiệp vụ chứng thực: Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ.
• Quyền và nghĩa vụ pháp định: Thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại Điều 32 và Điều 33 của Luật Công chứng năm 2014.
• Phối hợp và báo cáo: Thực hiện các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã thực hiện công chứng.
• Quản lý nội bộ: Quản lý toàn diện công tác tổ chức, cán bộ, tài chính, tài sản của đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước, phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Tư pháp.
• Nhiệm vụ khác: Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo sự phân công của Giám đốc Sở Tư pháp và theo quy định của pháp luật.

- Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự

• Ban Lãnh đạo Phòng: Gồm có Trưởng phòng và không quá 02 (hai) Phó Trưởng phòng.
  • Trưởng phòng: Là người đứng đầu, phụ trách và điều hành chung mọi hoạt động của Phòng; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Tư pháp và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động và kết quả công tác của đơn vị.
  • Phó Trưởng phòng: Giúp Trưởng phòng thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ cụ thể do Trưởng phòng phân công; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao. Khi Trưởng phòng vắng mặt, một Phó Trưởng phòng sẽ được ủy nhiệm thay mặt điều hành các hoạt động của Phòng.
  • Công tác cán bộ: Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện các chế độ chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng được thực hiện theo quy định hiện hành và phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh.
• Đội ngũ nhân sự khác: Gồm các viên chức và lao động hợp đồng thuộc Phòng Công chứng số 1.
• Biên chế và lao động: Biên chế và lao động hợp đồng (theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 161/2018/NĐ-CP) của Phòng nằm trong tổng biên chế sự nghiệp, lao động hợp đồng của Sở Tư pháp được Ủy ban nhân dân tỉnh giao trên cơ sở đề án vị trí việc làm, gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của đơn vị.

- Trách nhiệm thực hiện và cơ chế sửa đổi, bổ sung quy định

• Trách nhiệm của Phòng: Phòng Công chứng số 1 có trách nhiệm ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành Quy chế làm việc của Phòng và các quy định nội bộ khác nhằm bảo đảm hoạt động của đơn vị diễn ra chặt chẽ, đúng quy định pháp luật.
• Cơ chế sửa đổi, bổ sung: Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh vấn đề mới, Phòng Công chứng số 1 có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản với Sở Tư pháp để trình Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp với thực tế.